Дори когато имате страхотни колеги и приятен шеф, в един момент ще е необходимо да проведете труден разговор с някой от вашия офис. Може да се окажете, че се подготвяте за конфронтация по редица различни причини - от проследяване на коментар, който ви претърпя по грешен начин, до искане за повишение поради цялата допълнителна отговорност, която наскоро поехте.
За съжаление, сложните разговори са точно това: сложно. За да сте сигурни, че се отдалечавате от дискусията с желаните резултати, открих, че е най-добре да отделите фокусирано време за подготовка. Това ми помага да обмислям различни сценарии и да разбера ясно какво точно искам да кажа, независимо как напредва ситуацията - особено когато мисля, че разговорът може да стане емоционален, например когато трябва да дам преглед на представянето или когато искам да обсъдя нещо, което ме разстрои с моя мениджър.
Ето глупавия, пет стъпков процес, който използвам за подготовката:
Стъпка 1: Пояснете какво искате да излезете от разговора
Най-важното нещо, което трябва да направите, когато се подготвяте за труден разговор, е да се уверите, че можете да формулирате желания резултат. Ако не сте наясно с това, ще бъде много по-лесно разговорът да тръгне от релсите.
Вашият идеален резултат трябва да бъде доста конкретен и да включва решаващ резултат. Например, ако някой направи коментар, който ви е обидил, идеалният ви изход може да бъде той или тя да се съгласи да спре да използва този тип език.
Стъпка 2: Планирайте го
След като разберете къде искате да приключи разговорът ви, отделете време, за да планирате как ще стигнете до там. Всички неща, които сте научили за споделянето на чувства, са истинни тук: Използвайте изявленията „Аз“ („Чувствам се разочарован, когато не съм на среща с проекти“), включете конкретни примери, за да подчертаете проблема и ясно разграничете мненията и факти („Този процес изглежда неефективен“ спрямо „Този процес е неефективен“).
Можете да използвате куршуми или да запишете няколко бележки - каквото работи най-добре за вас. Често го сценарирам, защото обичам да знам как точно ще поставя рамка на разговора.
Стъпка 3: Предвидете отговора
На следващо място, отделете няколко минути, като обмислите как мислите, че човекът може да реагира, така че можете да създадете своя собствена реакция.
Например, може би се чувствате сякаш не ви остават важни решения относно някой от вашите проекти и искате да помолите шефа си да ви включи. В отговор вашият мениджър може да попита: „Колко капацитет трябва да присъствате на допълнителни срещи?“ „Каква перспектива ще внесете в процеса на вземане на решения?“ Или „Защо искате да бъдете в плен?“
Предвиждането на тези въпроси може да ви помогне да формулирате артикулирани, разумни отговори.
Стъпка 4: Практика
Подобно на практикуването на отговори на въпроси за интервю, трябва да практикувате да казвате своята част от разговора на глас поне веднъж, преди да се насочите към дискусията. Това ще ви помогне да изгладите всякакви удари и да направите ощипване в последната минута - всичко от промяна на начина, по който искате да рамкирате разговора, до изхвърляне на речевия ви модел на нежелани „уми“.
Стъпка 5: Отидете за това
Сега, когато сте се подготвили, е време да поговорим. Препоръчвам да настроите среща на лично място - като конферентна зала или офис - така че никой от вас да не се втурне или да осъзнае самосъзнанието си. И ако сте нервни в началото на разговора, просто кажете така! Вашата честност ще облекчи всяко напрежение, което може да е в стаята и да помогне да започнете нещата.
Придържайте се към този план за подготовка и следващия път, когато обсъдите лепкава ситуация с колега или мениджър, със сигурност ще излезете отгоре.
