Първо отваряте имейла си и има 30 непрочетени съобщения. Или най-накрая се заехте с входящата си поща и точно преди да излезете още един имейл. Или как да направите този сценарий: Вие се мъчите да дадете приоритет между другите си задачи и няколко съобщения със звезда.
Първият въпрос, който се появява в главата ви във всяка от тези ситуации, е: Трябва ли да отворя това?
Достатъчно лесно, за да решите, нали?
Но тогава, втората мисъл, която имате е: Трябва ли да отговоря на това сега?
Трудно е и съвсем честно казано, вие сте единственият човек, който знае отговора. Така че, въпреки че вероятно не съм квалифициран да ви кажа точно кога трябва да се върнете при някого, мога да ви помогна да стесните вашите възможности.
Те казват така
Доста направо, но ако някой отдели време да каже: „Моля, върнете се при мен днес“ или „Ще се радвам да разбера вашите мисли до днес следобед“ или „Кажете ми какво мислите преди нашата среща в 15 ч.“ Или „ Имам нужда от този ASAP “, те го имат предвид.
Това се отнася и за всеки краен срок, който някой ви даде - което означава, че ако те определят дата за вашия отговор, трябва да му ги уведомите до тогава (или ако се чувствате свръхпродуктивни преди това).
Това е от някой наистина важен
Ако работите с взискателни клиенти или високопоставени изпълнители и знаете, че забавената реакция ще навреди на репутацията ви (или на вашата компания), отговарянето в този ден винаги е правилното обаждане.
Става въпрос за спешна материя
Проблемите се появяват, сроковете се изтласкват, шефовете се нуждаят от неща в последния момент - ако изглежда спешно или с висок приоритет, или засяга нещо, в което работите в момента, вероятно си струва незабавното ви внимание.
Времето не е правилно
Вече е 17 вечерта и някой просто се върна при вас. Разбира се, можете да отговорите точно там и там, но има вероятност те да напуснат офиса за деня - и той ще се изгуби в морето от съобщения, които получават утре.
Ако знаете, че човекът няма да отговори днес, е добре да го върнете обратно.
Имате нужда от време, за да го разминете
Някой ви зададе труден въпрос, или искат нещо, което трябва да проверите с шефа си, или думите им ви отблъскват, или предизвикват някои емоции. Подарете си допълнителен ден, за да го помислите, успокоите и изработите отговора си - ще се почувствате по-добре, като знаете, че сте изпратили професионалния отговор, дори ако това изисква повече време.
Тя изисква повече от просто отговор
Може би отговорът не е просто необходим от вас, но изисква принос на множество хора. Или трябва да им изпратите попълнена електронна таблица или чернова на презентация. Винаги е по-добре да отделите повече време, за да съберете материалите си и да покриете всичките си бази, отколкото да изпратите полуизпечен отговор на заявка с пълна изпеченост.
Ще те накара да изглеждаш добре
Авторът на музиката Сара Маккорд очертава два пъти, че ще направите по-добро впечатление, ако изчакате да отговорите на имейл. Първият е, когато някой поиска нови идеи - стига да не е спешно, той ви моли да бъдете обмислени, така че задържането създава впечатлението, че всъщност се опитвате да измислите страхотни неща.
Второто е, ако някой ви напише продължително съобщение - ще изглежда грубо, ако просто изпратите бърз имейл с едно изречение обратно, така че дайте малко свобода, за да излезете с еднакво задълбочен отговор.
Не сте на разположение (и те знаят това)
И накрая, ако сте на почивка, или пътувате, или сте болни, или сте раздразнени по някаква причина - и съобщавате това по някакъв начин (чрез съобщение на OOO или между офис от уста на уста) - човекът не е очаквайки незабавен отговор.
Изработването на този идеален отговор е достатъчно трудно, така че използвайте този мамят лист, за да измислите подходящото време, за да го изпратите, и сте сигурни, че поддържате звездни връзки.
С всичко казано, може да се почувствате зле, ако не реагирате веднага. В такъв случай вземете съветите на експерта по кариера Сара Маккорд и заснемете този отговор:
По този начин всички знаят, че сте получили съобщението и то е на вашия радар.
