Изпитвам силен страх от задържани известия. Разбира се, това е малко ядки, но аз отказвам да оставя всеки червен флаг на телефона си недокоснат. Това означава, че веднага отварям всеки банков сигнал, който получавам (дори и да знам, че покупката е моя), всеки имейл, който получавам (дори ако всъщност не го прочета веднага), и всеки текст, който виждам (дори и ако не го правя не реагира веднага).
Може би си мислите, че заради това прекарвам всяка секунда от деня си с носа в телефона си, но не го правя. Всъщност си спестявам много караница и тревожност, като последователно изтривам известия и достигам нула във входящата кутия. Тогава не само сте отваряли, изтривали и сте отговаряли на всеки имейл, но сте го премахвали от входящата си поща под някаква или друга форма.
Разговарях с няколко души, с които работя, защо оставят толкова много съобщения непрочетени, задържат се във входящите си кутии и получих някои много разумни, логични отговори: „Напомня ми да им отговоря“, „Използвам ги като моите - списък за деня, "" държа ги неотворени, ако знам, че искам да ги прочета в даден момент, но нямам време ", " по-лесно е да ги намеря ", " това е спам, нямам да го прочета. "
Но също така ги попитах дали биха се почувствали по-добре, ако не остават имейли за остатъци, или дали това ги подчерта, за да видят толкова голям брой известия до входящата си поща и повечето от тях отговориха да и на двете. Защото дори и да имате това, което смятате, че е система с доказана глупост, психически това усещане за непълнота, да пропуснете нещо, да оставите хората да чакат, все пак ще ви заяжда.
Така че най-добрият ви вариант е да отворите всичко и да го премахнете от входящата си поща.
Това звучи ли ви невъзможно? Мислите ли, че сте прекалено дълбоко в коляното, за да стигнете до мястото, където съм? Задръжте шапките си, защото аз съм на път да ви взривя разума - и вашата пощенска кутия - в пет лесни стъпки.
Стъпка 1: Намерете своето време
Първо първо, разберете колко време ще ви е необходимо, за да постигнете това. Това зависи и от това колко имейла в момента имате във входящата си поща - колкото по-голям е номерът, толкова по-дълго ще отнеме.
Ако искате това да е еднократна сделка, ще трябва да блокирате добра част от времето. Уверете се, че това се вписва добре в графика ви - не се опитвайте да правите това, когато сте стресирани, претоварени или в лошо настроение, защото тогава неща като важни отговори попадат през пукнатините.
И обратно, ако предпочитате да се справяте с една бебешка стъпка наведнъж - един ден се отпишете за всички боклуци, друг ден създайте папки и т.н. - уверете се, че също така блокирате това време в графика си всеки ден. Физически поставянето му в календара или списъка ви със задачи ви кара да се чувствате (още) задължени да го попълните.
И само като забележка, нулевата пощенска кутия никога няма да бъде еднократно (но повече за това по-късно).
Стъпка 2: Оценете входящата си поща
На следващо място, нека да разгледаме добре, дълго, с какво работим. Просто погледнете - все още не докосвайте, не изтривайте или кликнете върху нещо. Прегледайте само предметите, получените дати и изпращача и се запознайте с тенденциите:
- Какви видове имейли получавате редовно? Повечето от тях са бюлетини? Нежелана поща? Съобщения от вашия шеф, семейство или приятели? Верижни букви?
- Какви са темите? Те са специфични? Дават ли ви лесно информация за съдържанието?
- От коя дата са те? Преди няколко месеца? Повечето от тях идват ли от един ден от седмицата?
- Кой ви изпраща имейл? Шансовете са добра част от тях идват само от няколко души или сметки.
Това упражнение не само ще ви помогне да разберете най-добрия си подход за отговор, организиране и кондензиране на входящата си поща, но и ще ви запознае с типичните ви навици. Ако сте склонни да пазите съобщения в продължение на месеци, без да ги проверявате, тогава това е проблем с отлагането. Ако имате повече нежелани имейли, отколкото работни, това е приоритет. Ако получавате твърде много от едни и същи хора, това е проблем с комуникацията. И ако получавате основната част, да речем, понеделник, това е проблем с планирането. И повярвайте ми, всичко това е лесно поправимо.
Преместване на…
Стъпка 3: Отписване и спам
Първото нещо, което физически ще направим, е да започнете да изтриваме и да се отпишете на всичките си спам. Ще се изненадате колко много струя това изчиства сам, дори преди да боравите с важните неща.
Ето видовете, които най-вероятно получавате:
- Имейли от хора, на които винаги отговаряте
- Имейли от хора, на които понякога отговаряте
- Имейли от хора, на които никога не отговаряте
- Бюлетини и абонаменти (всъщност се абонирате за)
- Сигнали в социалните медии
- Нежелана / спам / PR съобщения / неидентифицирани податели
Тези три категории са това, с което първо ще се занимаваме тук, купчината „без работа“ или „за забавление“.
Бюлетини и абонаменти
Това са най-важните от „боклучната“ поща, защото има вероятност да сте абонирани за тях в даден момент по законна причина. Това може да бъде магазин, от който обичате и получавате купони, информационен бюлетин, научно списание, кръгли продукти.
И така, преди да играя лошо ченге и да кажа да се отърва от всичко - което, честно казано, не е ужасна идея, ако искате нов старт - нека да разгледаме всичко в перспектива и да разберем какво всъщност използвате. За всеки от тях си задайте тези три въпроса:
- Колко често ги отваряте?
- Ако ги отворите, колко често ги четете всъщност?
- Ако ги четете, колко често ги използвате? (дали това означава да го отпечатате, да го изпратите на приятел, да го препратите в работата си, да го запазите и да го прочетете по-късно)
Ако не можете да отговорите на тези въпроси, отпишете се и изтрийте. Ако не можете да го направите на номер три, отпишете се и изтрийте. Ако не можете да си спомните как сте започнали да ги получавате, отпишете се и изтрийте. Ако не ги отваряте достатъчно често, отпишете се и изтрийте. Ако сте на оградата - добре - Unroll.me е приложение, което ще ви помогне да подредите огромната купчина абонаменти, така че не е нужно да вършите работата сами.
Бъдете мили, но бъдете честни със себе си. Наистина ли ще си спомните да използвате този талон преди да изтече? Наистина ли наистина ще се върнете назад и ще прочетете тази статия? Наистина ли ви интересува да чуете за XYZ? Ако не е ентусиазирано "Да!", Спестете си главоболието по-късно и прережете кабела.
Сигнали за социални медии
Това представлява всички онези имейли, които получавате от Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - пропуснах ли някой? Е, ако смятате, че е свързано с тях, хвърлете го и в купчината. Някои от тях вероятно казват нещо като „Джеси коментира публикацията ти“ или „Имаш 25 нови последователи“, докато други са рекламни, проверки за сигурност или бюлетини.
За нула на входящата поща просто искам да кажа, че трябва да се опитате да запазите профила и социалните си медии възможно най-отделно. Тъй като освен получаване на известие за входяща поща, вероятно също получавате известие по телефона и яркочервен номер в ъгъла на приложението си - което в крайна сметка го прави излишно.
Следователно, следващата ви задача е да влезете във всеки акаунт в социалните медии, който щракнете, кликнете върху „Настройки“ и да изключите всичките си имейл сигнали. След това кликнете върху последния, който платформата ви изпрати, и натиснете „отпиши се“, за да сте сигурни, че също сте извън списъка им.
Красотата на това е, че не е постоянно решение - винаги можете да се върнете и да промените настройките си. Но бих заложил големи пари, че нищо няма да пропуснете.
боклуци
Много боклуци си поставяме, независимо дали става въпрос за това, че предаваме информацията си на произволни магазини, или изброяваме адреса си в социалните си медии, или отговаряме на непознати. Така че най-големият ми съвет за вас е винаги да бъдете внимателни как да раздавате имейла си и на кого.
Но част от това е неизбежно и това са нещата, които просто трябва да изтриете, без да отваряте. А за хората, които продължават да ви изпращат, не забравяйте да ги докладвате като спам, преди да го изтриете, за да не се показват отново.
Стъпка 4: Организирайте се
След като се справите с по-голямата част от пухът - и едва след като сте се справили с пухът - време е да стигнете до месните неща - или трите най-добри категории, изброени по-горе.
Сега няма да ви казвам как да организирате входящата си поща - няма перфектна система, идеална стратегия или метод „всеки успешен човек прави това“. Ти си пазач на пощата си и затова заслужаваш да я подредиш според желанието си. Но ще изброя няколко подхода, които можете да предприемете:
Използване на етикети и папки
Това е опция за хора като мен, които отказват да използват приложения, когато могат сами да го направят. Първо, разберете за всеки имейл дали трябва да отговорите незабавно, ако трябва да отговорите по-късно или изобщо не е необходимо да отговаряте (за този ще кажа да го отворите, прочетете и или файл или го изтрийте точно в същия момент).
След това решете плана си за действие. Ако трябва да отговорите скоро, но нямате време сега, го маркирайте със звезда или го поставете в папка с надпис „Необходимо е да отговорите“ и поставете бележка в списъка си със задачи, за да проверите отново в тази папка.
Ако трябва да изчакате по-дълго - може би защото работите върху нещо свързано - изпратете кратък отговор, с който уведомите изпращача, че сте видяли съобщението и ще се върнете към него или нея след X дни. След това го подайте в друга папка с надпис „В процес“.
Когато именувате папките си, уверете се, че сте конкретни и ще ги направите лесно разпознаваеми. Няма нищо по-лошо от това да забравите къде сте сложили банковите си извлечения или застрахователна информация, тъй като папката беше с надпис „Разни“.
Най-важният трик за отваряне на всяко съобщение на място е създаването на друга резервна система. Разбира се, използването на папки ги поддържа организирани, но тъй като те вече са отворени, няма предупредителен знак, който да ги провери. Така че, облегнете се на списъка си със задачи, онлайн календара си или напомнянията на телефона си, за да сте сигурни, че следите кога получавате нещо и кога трябва да се върнете при някого.
Използване на приложения
Ако първият подход не работи за вас, винаги има приложения! И аз имам много за теб да изпробваш.
За Gmail опитайте Inbox by Google - страхотен инструмент, който ви помага бързо да сканирате за снимки или събития, да сортирате съобщения в категории и дори да синхронизирате с календара си. Също така, Boomerang, разширение до Gmail, ви позволява да планирате имейлите, които да бъдат изпращани по-късно, и да изпращате актуализации, когато вие или някой трябва да отговорите, така че никога няма да трябва да ги оставяте неотворени.
Други страхотни приложения за организация включват Sortd, който създава полезни списъци, Organizer, който автоматично сортира вашите съобщения, и CloudMagic, който ви позволява да отлагате елементи, за да се върнете по-късно.
За да направите ежедневната проверка на входящата си поща по-забавна, опитайте Играта по имейл, която пъти усилията ви и ви възнаграждава с положителни отзиви. А за запалените потребители на мобилни устройства, опитайте Boxer, вашият най-добър инструмент за ефективен отговор и сортиране в движение.
Стъпка 5: Създайте система за бъдещето
Честито! Вие (да се надяваме) сте минали през всеки имейл, изтривали сте го или го сортирате и сте стигнали до това красиво число нула.
Но работата не спира до тук - сега трябва да измислите метод за поддържане на това. Ето двете неща, които препоръчвам да направите, за да поддържате постоянно входящата си поща ниска:
Говорете с вашата мрежа
Когато анализирате входящата си поща в стъпка втора, имаше ли определени хора, които останаха? Дали защото те ви изпращат най-много съобщения или защото имат типично време или ден, в който общуват с вас?
Тези точно хора могат да ви помогнат да поддържате нула във входящата поща (кой би мислел?). След като разберете каква система работи за вас, решете как искате да получавате имейли и уведомете мрежата си.
Например, шефът ми търси по темата, за да намери имейли, от които се нуждае, така че винаги се уверявам да й предоставя достатъчно информация в реда, за да бъдат лесни за намиране. По подобен начин изпращаме много и неотложни актуализации напред и назад. Вместо да отговаряме, когато влязат, ние създадохме система, която да изпраща само определени видове актуализации в определени дни. Сега знам точно какви видове съобщения да очаквате и кога.
Отворената комуникация е не само ключова за организиран, респектиращ работен поток, но и липсата на такава може да бъде това, което допринася за лудия ви входящи съобщения. Така че, седнете с шефа и колегите си и ги уведомете как да ви изпратят по-добре нещата - и ги попитайте какво предпочитат и вие!
Също така ще има моменти, когато получавате много имейли за неща, за които лесно бихте могли да говорите лично. Ако това се случи много, вместо да комуникирате онлайн, насрочете седмични срещи, за да прегледате цялата тази информация.
График Време за електронна поща във вашия ден
Въпреки че във входящата ви поща има стотици и хиляди непрочетени имейли, бих се обзаложил, че проверявате акаунта си всеки ден, ако не и на час. Така че защо той излиза извън контрол толкова бързо?
Предполагам, че не го проверявате активно . Вероятно го освежавате, превъртете надолу, за да видите кой какво е изпратил, и след това затворете, преди да отворите или наистина да прочетете нещо.
Нека променим този навик - започнете да отделяте 15 минути в началото и в края на всеки ден (или кратки моменти на всеки няколко часа), за да преминете през и да отворите всяко едно нещо, което идва. Направете го приоритет като всяка друга задача. И след известно време ще можете да отворите, прочетете, изтриете, файл и маркирате всеки вид имейли, които получавате за секунди.
Последното нещо, което ще препоръчам, е да съхранявате работата и личните си акаунти разделени. Колкото повече смесвате двете, толкова по-вероятно е да имате натрупване на непрочетени спам в работния си акаунт и важни съобщения да се загубят в личния ви.
Забелязах, след като разгледах куп сметки на моите колеги, че техните работни са много по-организирани, защото, разбираемо, те приемат сериозно кариерата си. Но вашият личен живот заслужава толкова любов. Така че, ако не сте на нула пощенска кутия там, дайте му време и енергия, за да бъдат също толкова чисти. Защото искрено вярвам, че подредният живот във всички области е по-щастлив и по-малко стресиращ.
Това работи ли за вас? Имате ли други съвети за хакване на нула входяща поща? Туитвай ме!
