Наричайте ме луд, но винаги съм предпочитал съня пред кофеина. Но с нередовни графици и строги срокове, получаването на шест или повече часа сън на нощ не е лесна задача за консултант - просто попитайте някой от моите колеги, пристрастени към диетата и кафето. Между взискателната работа и още по-взискателния домашен живот съм прекарал много време в опити за различни хакове за производителност, за да изтръгна колкото мога всеки ден.
Любимият ми инструмент за свършване на нещата? 10-минутният таймер на телефона ми.
Моето „10-минутно правило“ е доста ясно: Всяка задача от вашия списък със задачи трябва да отнеме не повече от 10 минути. Ако това отнема повече от 10 минути, тогава е трябвало да го разбиете на по-малки задачи или да го делегирате на някой друг. Ключът към това правило е да го наложите, което означава да настроите таймера на телефона си, за да се изключи след 10-минутната маркировка. Нивото на бързина и фокус, които това ви носи в деня, не е нищо друго освен поразително.
Когато за първи път предизвиквам екипите си да приложат 10-минутното правило в действие, обикновено съм срещан скептицизъм. Въпроси като „Това е лудост - мога ли наистина да изградя този голям модел на Excel с 10-минутни стъпки?“ И „Казвате ли ми, че правите това и в домашния си живот, като правите 10-минутни душове и правите 10-минутни тренировки? ”Изобилстват. (Между другото, отговорът и на двата въпроса е „да!“)
Искате ли да опитате? Ето три съвета за това 10-минутното правило да работи за вас.
1. Делегат
Досега най-ефективното средство за намиране на допълнително време през деня ви е да възложите нещата от списъка си със задачи, които някой друг лесно може да направи за 10 минути или по-малко. Например, имам много успешен и уважаван колега, който твърди, че връзката на неговия успех е, че „казва„ да “на всичко, но само всъщност изпълнява задачите, които само той може да направи най-добре.“ Всичко останало, той делегира.
Делегирането не е толкова лесно, колкото звучи. Може да е трудно да се откажете от задача, когато се страхувате, че работата на друг човек няма да бъде толкова добра, колкото вашата. Полезно е да запомните, че „свършеното е по-добре, отколкото перфектно“ и единственият начин да продължите напред в кариерата си е, ако пуснете нещата, които сте овладели, и се заемете с нови предизвикателства. Друга промяна в мисленето, която ми помогна, беше осъзнаването, че делегирането създава възможности за другите. Сега активно обмислям какви задачи и проекти мога да създам за моя екип, който ще им помогне да учат, да растат и да развиват кариерата си (което удобно помага и за изчистването на чинията ми). (Ето още няколко съвета за делегиране.)
Едно от предизвикателствата, които най-много виждам при хората, които имат проблеми с делегирането - особено тези на начални позиции - е, че забравят, че могат и трябва да делегират. Ако се чувствате неприятно да помолите ръководител или началник да направи нещо, опитайте това: Започнете с посочване на това, което правите, и позиционирайте своето „молба“ като молба за помощ. Например, вместо „Искам да се обадите на екипа води“, бихте могли да кажете „Работя върху извличането на данните за този анализ - възможно ли е да ми помогнете, като се обадите на другия екип?“
Като мениджър мога да ви кажа, че твърде често се моля от екипите си да делегират нещо според мен и обичам, когато ми създават възможности да помогна.
2. Намерете лесната 10-минутна задача
В началото може да сте скептични, но просто променяйки начина, по който рамкирате задачите си, ще видите, че почти всичко може да се раздели на 10-минутни задачи. Трябва ли да изследвате нова тема? Започнете с 10 минути за сканиране на новинарски статии от Google, последвани от 10 минути записване на всичко, което знаете, и първите няколко въпроса, на които все още трябва да отговорите, и след това 10 минути всеки обаждащ се да получи съвет за отговор на вашите открити въпроси (бонус точки, ако бяхте достатъчно интелигентни, за да забележите, че телефонното обаждане е форма на делегиране!).
Готово! Току-що сте изтръгнали задача, която в противен случай може да се задържи на часове за 30 минути.
Този подход работи и след часове. Имам колега, който беше толкова заинтригуван от 10-минутното правило и как това й помогна в работно време, че реши да го опита вкъщи. Тя извади таймера си в продължение на няколко сутрини, за да определи времето си преди работа и с 10-минутен душ, 10-минутна закуска и т.н., установи, че е в състояние да намали стандартното си време за „приготвяне“, търгувайки вместо това, за желания сън. Никога не е мислила, че е възможно да се изкъпе за 10 минути - докато не го опита и разбра, че всъщност е доста лесно!
3. Използвайте този таймер
Използването на вашия таймер е критична част от правилото, така че не го забравяйте. Както всички в света на бизнеса знаят, „правим това, което измерваме“.
Това важи и за 10-минутното правило - трябва да използвате таймер или часовник, за да следите колко време харчите за нещата. Смартфоните улесняват това с вградените си програми за таймер, но всеки часовник с минутна ръка ще го направи. Каквото и да правите, не предполагайте - защото ако приблизително 10 минути винаги станат 20, не увеличавате максимално своята производителност.
Понякога ще отделите по-малко от 10 минути за задача (повече време назад - да!), А понякога тази аларма ще звъни и вие все още ще бъдете по телефона (не, не ви предлагам просто да затворите когато алармата изгасне). Не се чувствайте зле от бягането - просто го отбележете за следващия път.
Например, ако един колега е склонен да се размине, предговорете следващия си разговор, като й кажете, че имате 10 минути до мозъчна атака. Ами ако наистина имате нужда от повече време? Това също е добре: проследяването на прекараното ви време ще осигури представа за работата ви, така че можете да планирате деня си по-добре следващия път.
10-минутното правило в действие
Един от любимите ми примери за това правило в действие се появи преди няколко години, когато екип, върху който работех, получи страховитото телефонно обаждане в 16 часа от клиент, пренасочващ работата, която ще представим на следващата сутрин. Уф, толкова за една релаксираща вечер!
Бяха замесени две големи творби, така че разделихме екипа си от четири на половина. Всеки от двата ни под-екипа имаше приблизително еднакъв брой слайдове на PowerPoint за преработка, със сходни количества анализи, така че трябваше да ни отнеме приблизително еднакъв период от време, за да завършим.
Казах на съотборника си, че наистина искам да завърша до 18:00, за да можем да отидем да вечеряме, а той се съгласи, но се съмняваше в способността ни да го изпълним. И така, ние събрахме страниците, разделени на двата часа, останали през деня, и установихме, че ако успеем да постигнем скорост от 10 минути на страница, ще имаме достатъчно време да я завършим - плюс буфер за всичко, за което се оказа, че бъдете особено трудни. Ренергизирайки, разделихме страниците, настроихме таймера и започнахме да въртим. За да направим игра от нея, ние запазихме съвкупност от бялата дъска на колко страници, попълнени от всеки от нас под или над 10-минутния знак.
Към 18:00 вече приключихме - и се чувствахме наистина добре в това. Другият отбор, който не е използвал 10-минутното правило? Те завършиха около 9.
Предизвикателството е на. За следващата си задача днес извадете своя таймер и опитайте сами. Часовникът тиктака!
