Между пресяването на спам, изработването на правилните отговори и воденето на раздели на съобщенията, които изискват последващи действия, оставането на върха на входящата ви поща може да се чувства като работа сама по себе си. Затова подбрахме мозъците на професионалисти, които разбраха тайната на ефективните, организирани пощенски кутии - въпреки получаването на стотици имейли на ден. Защото наличието на система може да ви помогне да спечелите дори и най-невъзпитаната входяща поща.
1. Съхранявайте само имейли, изискващи незабавни действия във вашата пощенска кутия
Нулата на входящата кутия може да е твърде възвишена цел, но като бъдете безмилостни за това, кои съобщения получават недвижими имоти във вашата пощенска кутия, можете да се доближите доста.
„Повечето дни моята пощенска кутия има по-малко от 25 съобщения в нея. Това е умишлено. Искам да мога да отворя входящата си поща и веднага да видя какво е най-спешно и изисква отговор “, казва Лий Ан Нюман, старши мениджър на програма в международна правителствена консултантска фирма. „Този навик ме подтиква да предприемам действия по изключително кратки срокове.“
Не е рядкост Нюман да получава за период от няколко часа над 100 имейла, много от които са спешни и включват мениджъри на високо ниво. През 2008 г. тя имаше възможността да започне от нулата, когато компанията й се промени на нова имейл система по време на придобиване. „Беше като пролетно почистване на входящата ми поща. И оттогава просто не мога да работя с входяща поща, която е залята с имейли без отговор “, казва тя.
2. Създайте „Чакаща папка“ за чакащи в действие имейли
И така, къде отиват имейлите, ако не вашата пощенска кутия? Създайте „папка за чакане“ за имейли, които изискват действия от някой друг, преди да можете да отговорите. „Това е огромен икономия на време“, казва Дарси Милър, експерт на работното място и основател на „Пин и Пивот“, който в продължение на много години бе подлаган на лот с повече от 150 имейла на ден. „По този начин тези имейли не свързват вашата пощенска кутия и е чудесно място да преглеждате всеки ден или седмица, за да ви напомня какви проекти все още са в очакване.“
Тя научи този трик по трудния начин, когато през първата година от първата си работа не можа да намери прикачен файл по имейл. „Прекарах половин ден в търсене на този имейл сред хилядите имейли, които бяха в моята пощенска кутия по това време“, казва тя. „Обещах се, че от този момент нататък ще поема контрола над входящата си поща!“
3. Направете подпапки или етикети на вашия нов BFF
Отвъд борда mavens inbox препоръчват да създадете лесна за декодиране подпапка или система с етикети. Нейт Мастърсън, изпълнителен директор на Maple Holistics, изчислява, че той получава над 250 имейла няколко дни, така че организацията е от първостепенно значение. „Етикетите по имейл са ваш приятел“, съветва той. „Използвайте ги, за да групирате заедно важни имейл вериги, така че когато трябва да погледнете нещо за справка, можете да го направите лесно.“
Нюман казва, че нейните етикети включват теми, по които може да имат въпроси за другите, подкрепа за решенията, които е взела, и референтни материали за бъдещи бизнес нужди. „Имам десетки подпапки и стотици имейли, архивирани в тях за справка“, казва тя. „В състояние съм да намеря това, което ми трябва в рамките на секунди след заявка, защото знам къде се съхранява и как да го намеря бързо.“
4. Задайте правила или филтри за Inbox
Много доставчици на имейли ви позволяват да настроите правила или филтри за входяща поща, които ще предприемат действия за вас и могат да ви помогнат бързо да категоризирате имейлите, без да изчерпвате никаква мозъчна сила.
За да остане на върха на торента от 150 имейла, които всеки ден намират пътя си към нея, Рейчъл Нийл, изпълнителен директор, Carex Consulting Group, се възползва от правилата на правилата на Outlook. „Имам създадени правила, които поставят имейлите в различни папки, цветен код и приоритизират въз основа на подателя“, казва тя. След това, в края на деня, тя бързо ще сканира за всичко, което може да е пропуснала. „Правилата ви помагат да следя последователно и да блокирам шума. Това ми помага да свеждам елементарно до минимум. "
5. Използвайте календара си за проследяване на имейли, които изискват проследяване
Тъй като някои имейли може да изискват повече от обикновен отговор, Нюман препоръчва да ги добавите в календара. „Ако получа имейл, който изисква не само незабавен отговор, но и някакво последващо действие, премествам имейла в определена подпапка и поставям напомняне в календара си, което включва местоположението на папката и датата, когато проследяването е задължително “, казва тя.
Тя използва Microsoft Outlook, който позволява достъп до календара на Outlook, но можете да направите това и в Gmail. Просто кликнете върху бутона „Още“ в лентата с инструменти и изберете „Създаване на събитие“.
6. Не позволявайте нежелана поща да ви говори във входящата ви поща
Чувстваш се, че играеш безпроблемно с рекламни имейли? Бъдете бързо с бутона за отписване Дейвис Сикснанс, главен изпълнителен директор и основател на Printful, използва правило за три удара за промоционални имейли и бюлетини. Третият път, когато изтрие бюлетин или промо имейл от конкретен подател, той се отписва от списъка.
7. Създайте шаблони за вашите Go-To отговори
Приспособяването на различен отговор за всеки имейл може да бъде огромно време. Ако ви се случва да изпращате един и същ тип имейл отново и отново, може да се възползвате от запазването на някои запасни отговори във вашите чернови, които лесно можете да използвате повторно.
Бетси Фейн, президент на професионално организиращата компания Clutterbusters, често задава въпроси, на които може да се отговори със заключени и заредени отговори. „Имам предварително написани имейли, които мога да оправя, че изпращам до имейли, които питат същото, като„ кажи ми за услугите си “или„ как да наредя среща? “
Ако не искате да направите това на ръка, опитайте приставката за MixMax Gmail или влезте в настройките си и активирайте консервирани отговори. (Кликнете върху зъбното колело в горната дясна част на входящата си кутия, изберете „Настройки“ от падащото меню, изберете раздела „Разширени“ и натиснете „Активиране“ до „Отговорени отговори“.) Това ще ви позволи да запазите шаблонирани отговори.
8. Отделете времеви блокове за проверка на имейл - и се придържайте към тях
Вероятно не бихте оставили графика си отворен за срещи с неуточнено време и продължителност денонощно, така че защо да давате безплатно имейл, за да навлезете в деня си?
„Не оставям имейла си отворен през целия ден; Задавам конкретно време през деня, за да мина през всеки имейл и обмислям да отговарям, архивирам или запазвам за по-късно. По този начин не правя многозадачност и мога да мина през всичките си имейли по-бързо, защото всъщност съм съсредоточен върху задачата, която се изпълнява “, казва Дейвид Митроф, бизнес консултант. „Препоръчвам на хората да започнат с три различни половинчасови блока на ден, за да четат и да отговарят на имейлите си и да държат входящата си кутия затворена през останалата част от деня и да се настройват според нуждите от там.“
В допълнение към използването на блокиране на времето, за да останете на върха на ежедневните имейли, Джъстин Лавел, главен директор по комуникациите на BeenVerified, препоръчва да се отделя време веднъж седмично за поддръжка на пощенската кутия. „Изберете време всяка седмица, за да поддържате входящата си поща. Защитете времето, както бихте искали всяка друга важна среща и се организирайте “, предлага той. „Почистете неподходящото, архивирайте целия и придайте приоритет на списъка със задачи.“
9. Изключете известията по имейл
Дори ако сте се примирили само с проверка на имейли в предварително определени блокове, песента на сирената на вашето входящо известие може да е твърде голямо изкушение да устои. В такъв случай решението е просто: Изключете известията си. „Ако работите във времеви блокове, никога няма да минете повече от няколко часа, без да виждате имейлите си“, казва Милър. „Изключете известията, тъй като те ще ви разсейват да правите това, което работите в момента на бюрото си.“
Можете да носите отговорност като използвате функцията Inbox Pause на Boomerang. Siksnans позволява само по имейл да влиза два пъти на ден в определени моменти, когато той е в състояние да им посвети вниманието.
10. Стиснете в безсмислени задачи по електронна поща по време на престой
Уверете се, че имейл акаунтите ефективно се синхронизират с телефона ви и използвайте моменти на празен ход, за да направите бързо почистване на входящата поща. „Много от съобщенията, които получавам, не изискват директни действия“, казва Бен Тейлър, основател на HomeworkingClub.com. „Спамът може да бъде изтрит, могат да се подават и други неща и можете да се справите с много от тях, само докато сте на опашка за супермаркети на две минути.“
