Всеки винаги търси начин да улесни работата. И няма недостиг на съвети, трикове и хакове, създадени да помогнат за постигането на тази цел.
Но тази, която работи за мен ден и ден, е автоматизиране на повтарящи се задачи. Идеята, която стои зад това, е, че ще спестите умствената си енергия за проекти, които всъщност изискват дълбоко мислене и фокус.
Сигурно мислите, това звучи страхотно, но как да го направя?
Всичко, което трябва да направите, е да изградите мамят лист.
Най-лесният и полезен лист съдържа елементи, които обикновено копирате и поставяте. Няма значение в коя индустрия сте. Ако използвате компютър за работата си, вероятно има няколко неща, които редовно трябва да търсите, преди да можете да изпълните задача.
За мен това са няколко различни реда HTML код, които често ми трябват за качване на статии в The Muse.
В предишни позиции имах няколко запазени във времето листове за запазване на фокуса: един за формулите на електронни таблици в Excel, друг за заглавия на меморандуми и най-популярния, документ с телефонни номера и инструкции за влизане в компютъра за нови служителите. Вместо да се справям с неприятностите да потърся отново телефонния номер на финансовия офис , просто бих могъл да се обърна към моя доверен документ, да копирам и залепя това, което ми трябва, и да изпратя имейла, без да губя пара.
И така как точно да започнете?
Стъпка 1: Обърнете внимание на това, което откривате, че пренаписвате или многократно търсите
Може би изпращате много от едни и същи или сходно формулирани имейли всеки ден. Ако пишете от нулата всеки път, губите ценна мозъчна сила (и време). Както можете да видите в примера по-горе, приятелите ми винаги ме питат как да се насоча към The Muse - сега имам бърз отговор, готов за стартиране.
Вашият „лист за мами“ може да се състои от няколко шаблона за електронна поща, готови да се пренастроят в зависимост от това кой е получателят. (И ако използвате Gmail, определено погледнете в Canned Responses - това е смяна на игри.)
Стъпка 2: Изберете начин за съхраняване на вашата информация
Няма начин да направите това - използвайте програмата, която е най-смислена за вас. Това може да означава документ в Word, документ в Google, запис в Notepad или дори чернова на имейли, съхранявани в пояснена папка. Каквото и да изберете, важното е, че можете лесно да го направите.
Стъпка 3: Прекарайте 20 минути, попълвайки документа си с тези елементи от първа стъпка
Каквото и да е (имейли, формули на Excel или може би телефонни номера), струва си малко усилия, за да го въведете в документ веднъж и след това просто да бъде лесно достъпен за повторна употреба в бъдеще. Знам, че за мен беше огромно облекчение (и спестено вероятно часове) просто да погледна бележката на моя работен плот, за да копирам и поставите формулите на Excel, които откривах, че поглеждам няколко пъти на ден.
И дори можете да запазите това старо училище, ако предпочитате това. Вземете моя стар офис администратор: Тя обгради монитора си с различни цветни лепкави бележки, които й помогнаха бързо да се позове на кодове на състоянието и съкращения, от които се нуждае ежедневно.
Каквато и система да предпочитате - бележка във вашия цифров бележник, документ в Word или дори лепкава бележка - намерете нещо, което работи за вас. И макар да знам, че понякога може да се окаже трудно да направите пауза във вашия луд списък със задачи, за да работите върху нещо, което се чувства досадно в момента, това е работен хак, който ще ви спести часове надолу. Можете да го направите във времето, което ще ви отнеме да вземете кафе по блока.
И така, какво чакате? Това е едно от най-лесните неща, които можете да направите, за да увеличите ежедневната си производителност.
