Кой не се чувства нужда да направи повече в по-кратко време? Ако прекарвате голяма част от ежедневните си дни по електронната поща, ще се радвате да чуете, че има много начини да използвате Outlook по-ефективно.
Променете по подразбиране това, което обикновено предпочитате и използвате; да използвате клавишна комбинация или две; създаване на филтри за автоматизация; уверете се, че самият Outlook работи с максимална скорост и времето ви в Outlook ще се изразходва добре.
Разгледайте следните съвети и тайни и ще бъдете на път да си възвърнете малкото време.
01 от 23Файловите съобщения с едно кликване
Направете по-бързо това, което правите толкова често. Научете как да настроите Outlook, за да можете да изпращате имейли до често използваните папки с едно кликване.
Продължете да четете по-долу
02 от 23Рационализиране на разговорите
Защо толерират да имате пощенски папки и умът ви е пълен с съобщения, които са цитирани навсякъде другаде? Научете как да използвате Outlook за почистване автоматично. Тя може да премества или изтрива излишни имейли сама по себе си.
Продължете да четете по-долу
03 от 23Повторно изпращане на имейли
Препратете отново имейл в Outlook, за да използвате повторно неговото съдържание, предмет или получатели, вместо да започнете с празен екран.
04 от 23Пазете файловете на Outlook малки и лесно
Ако искате Outlook да бъде бърз и бърз, пазете големия размер на вашия PST файл малък. Файлът PST е мястото, където Outlook съхранява имейли, контакти, календари и др. Можете например да преместите старата поща в отделен архивен файл.
Продължете да четете по-долу
05 от 23Настройване на излизане извън офиса или ваканция на автоматичен отговор
Отговорете на Outlook да отговорите от ваше име, за да зададете очаквания. Това ви спестява време не само когато настигате след ваканцията, но и всеки работен ден.
06 от 23Преместване на имейл бързо до всяка папка
Дори ако не сте настроили подаване с едно кликване за папка, Outlook ви позволява да премествате имейли в папки бързо. Можете да прехвърляте съобщения само с помощта на клавиатурата или с удобен бутон на лентата.
Продължете да четете по-долу
07 от 23Създаване и използване на шаблони за имейл
Когато разберете, че композирате подобни послания отново и отново, е време да научите как да запазите един такъв имейл като шаблон в Outlook за бъдеща употреба. Ще можете да изпратите същия имейл - или подобен - многократно със завидна скорост.
08 от 23Промяна на шрифта на лицевата и размера на шрифта на Outlook
Ако смятате, че шрифтът, който Outlook използва, когато съставяте съобщение или четете имейл, е твърде широк, висок, малък, малък, голям или син, променете го. Научете как да зададете точния шрифт, стил на шрифта и цветовете, които да се използват по подразбиране за имейли в Outlook.
Продължете да четете по-долу
09 от 23Изтриване и изключване на разговор
Когато установите, че се променяте чрез имейли и разговори, които са напълно неподходящи, Outlook може да ви помогне. Научете как да използвате Outlook, за да изтриете цял разговор, и да премахнете Outlook автоматично бъдещите имейли в една и съща тема.
10 от 23Филтрирайте електронната поща на даден подател на конкретна папка автоматично
Започвайки с всеки имейл, настройте филтър за Outlook, който автоматично премества всички бъдещи съобщения от един и същ подател до определена папка.
Продължете да четете по-долу
11 от 23Намерете подобни съобщения
Защо сега говорим за това? Как започна дискусията? Какво казах аз? В Outlook, намирането на всички свързани съобщения е лесно. Няма да се налага да разчитате на паметта си.
12 от 23Задайте профил по подразбиране за нови имейли
Уверете се, че новите съобщения, които съставяте, започват с най-вероятно от имейл адрес, който вече е избран в Outlook.
13 от 23Търсене в съобщение
Искате ли да намерите нещо в дълъг, нестабилен имейл? Научете как да използвате Outlook за търсене на текст в имейл съобщение.
14 от 23Да планирате имейли, които да бъдат доставени по-късно
Можете да инструктирате Outlook да изпраща съобщение само на или след определена дата. Това е особено удобно за редовни събития, като например седмично съобщение за срещи.
15 от 23Отменете бързо съобщение
Ами сега! Просто изтрихте имейл в Outlook, който не е готов да отиде в папката "Изтрити елементи"? Няма проблем. Ето един прост начин да получите този имейл обратно в един миг.
16 от 23Настройте списъци за разпространение
Създайте свои собствени пощенски списъци в Outlook и лесно изпращайте съобщения до групи хора, без да е необходимо да въвеждате всички имейл адреси.
17 от 23Изтриване на прикачени файлове от съобщения
Съхранявайте съобщението; губи големия си размер. Научете как да използвате Outlook, за да премахнете прикачените файлове - след като ги запазите другаде - от имейл съобщения. Можете значително да намалите размера на пощенската кутия.
18 от 23Намерете цялата поща от изпращача бързо
Outlook намира всички съобщения от конкретен изпращач и ги показва бързо с този съвет.
19 от 23Настройте папка "Всички пощи"
Вижте всички имейли - изпратени, получени, архивирани и подадени - за профил на едно място в Outlook.
20 от 23Позволете на Outlook да маркира пощата само за вас
Когато сте единственият получател на имейли, съобщението обикновено е по-важно, отколкото ако сте една от дузина души. Разберете как Outlook може да открои съобщения, които имат само вас в линията To:.
21 от 23Редактиране на получените имейл съобщения
Вместо да препращате имейли към себе си или да правите бележка на друго място в Outlook или евентуално извън нея, можете да редактирате всеки получен имейл на място.
22 от 23Автоматично Cc: цялата поща, която изпращате
Outlook може да изпрати копие на всяко съобщение, което съставяте, на друг имейл адрес.
23 от 23Разгънете Outlook с добавки за пестене на време
Добавки като ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen и Auto-Mate могат значително да подобрят работния поток на Outlook, като поставят правилната информация близо до пръстите ви, интелигентно филтрират и автоматизират повтарящи се задачи.
