Както повечето от вас, аз не мога да си спомня професионален живот (още по-малко личен), в който не съм кореспондирал по имейл. В по-голямата си част това е ефикасен и прост начин за комуникация и, когато се използва правилно, спестява време, отговаря на въпроси и осъществява връзки. Достатъчно е да се каже, не вярвам, че бих могъл да живея без него.
За съжаление, с лекотата на имейла и бързината, на която много от нас са свикнали да изпращат, препращат или отговарят, се получават няколко неравности, ако желаете. Имам малка толерантност към невнимателни грешки като неправилно написани думи (повечето програми ви предупреждават за тези типове печатни грешки с криволичеща червена линия) и казват, че ще отидете на CC някой и след това ще забравите всъщност да го CC или нея. Това е аматьорска територия. (Въпреки че, майка ми се прощава, че от време на време ми изпраща съобщения с всички шапки.)
Сериозно обаче, тъй като форумът често е начинът номер едно за комуникация с клиент, шеф или човек в мрежа, е наложително да го оправиш. И не само за стикерите навън, но и за себе си - бихте мразели получателят да пропусне точката на съобщението, тъй като той или тя е съсредоточена върху грешка (която може да се избегне). Днес печатна грешка ви губи малко уважение към колега, утре може много добре да ви загуби възможност за работа с човек, когото срещнете на конференция.
Отпред, три невероятно основни грешки, които може да правите, без да осъзнавате колко много непрофесионално те правят, че гледате към читателя.
1. Забравяте да прикачите
Треньорът по кариера Раджив Натан е дълбоко благодарен за подканите в Outlook и Gmail, които ви уведомяват, че ще изпратите съобщение без прикачен файл, когато изрично заявите, че всъщност свързвате нещо. Защо? Защото преди да съществуват, той редовно допусна греховната грешка да не се прикрепя - не веднъж, не два пъти, а три пъти!
Нейтън признава, че в началото на кариерата си е имал ужасен навик да се втурва през работа. Резултатът от това го накара често да изпраща имейли, казвайки: "Моля, вижте прикачения файл", без всъщност да го прикачвате. Нейтън си спомня, че е изпратил необходимите последващи действия: „Извинявай за това! Ето! ”За съжаление, това не винаги свършва. „Накрая, при третото последващо проследяване (и четвърти общо имейл), прикачих проклетото нещо“, спомня си Нейтън.
„Определено не е добър поглед“, признава Нейтън. Всъщност това беше толкова редовен проблем, че по време на един от своите прегледи на представянето му беше подаден сигнал, че се нуждае от подобрение в тази област. От този момент нататък Натан залепи лента хартия в горната част на екрана си, която гласеше: „Прикачихте ли файла?“
Бъдете допълнително старателни да споменавате „прикачените“, така че удобните подкани („Вие казахте, че сте прикачени? Изпратете ли така?“) Да се появят, преди да бъде изпратен имейл. На всеки е позволено да се плъзга тук или там, но направете навик за това небрежно поведение и вие ще започнете да придобивате репутация, че не можете да изпълните тази основна задача.
2. Продължавате и продължавате
Един от най-близките ми приятели е адвокат, който плаща сметки за час. Като такава, тя е свикнала да пише пестеливо и да не се удавя. Бих могъл да взема урок от нея.
Джени Фос, треньор по кариера на Муза, подчертава важността да казвате това, което трябва да кажете, и не повече. Тя обяснява: „Неспособността да кажеш това, което трябва да кажеш - кратко и с времето на получателя - може лесно да дразни някого, който може би е бил готов да те чуе или дори се радва да те чуе.“
Това е особено вярно, ако „изпращате имейл, търсейки услуга, въвеждане или поддръжка - или дори само за да докоснете базата или да зададете въпрос.“ Въпреки колко полезни могат да бъдат съобщения за снимане напред и назад, това се получава за да бъде истинско привличане за някои хора и Фос ви предупреждава да „имайте предвид, че човекът в края на получаването може много добре да намери имейл (като цяло) белтъкът на нейното съществуване. Този човек може да бъде до полунощ повечето нощи, просто се опитва да разкопае себе си от купчина имейли. "Ето защо тя казва, че трябва да представите идеите си спретнато или рискувате да изглеждате" непрофесионално или направо небрежно ". И, по линия на Неправомерното нападение на Натан, довело до изпращането на няколко последователни бележки без прикачени файлове, „не, за бога, не изпращайте три имейла отзад назад. Съберете мислите си и ги изпратете ”, заключава Фос.
Започнете да казвате само онова, което трябва да бъде направо, може да е необходимо, но си струва усилията в дългосрочен план. Прочетете какво пишете, преди да изпратите и изрежете нещо ненужно, като всякакви думи, редове или дори цели абзаци, които само повтарят или повтарят това, което вече сте казали. Може да е изкушаващо да прекалявате с обясненията, но по-често, отколкото не, вашите опити просто ще изглеждат повтарящи се. Да се научите да пишете с цел и усещане за посока, ще ви послужат добре в многото ви професионални имейл кореспонденции. Вашият читател ще ви благодари за краткостта и ще бъде толкова по-вероятно да отговори в натура - вместо да остави твърде дългото ви съобщение да седи непрочетено в конкурентна пощенска кутия.
3. Вие пишете името на лицето грешно
Не просто не. Няма абсолютно никакво извинение за писането на някого и грешно изписване на името му. Всички имаме наши любимци на домашни любимци и това е мое, но съм сигурен, че не съм сам. Ето нещото, моето име - и правилното изписване на него - е в моя подпис и в имейл адреса ми, което е наред там на открито, за да може изпращачът да го види. Толкова съм чувствителен по този въпрос, че редовно проверявам правописа на имена, които обикновено имат повече от една опция (Кристин, Стивън, Марк, Кари и така, много други), преди да натисна изпрати.
Отнема ли две допълнителни секунди? Сигурен. Но очевидно в голямата схема на нещата изобщо няма време. Бих предпочел първо да се оправя, отколкото да се извиня за небрежната ми грешка. Ако сте толкова заети, че дори не можете да намерите името на човека, към когото се обръщате правилно, тогава какво още сте длъжни да направите бързо? Това ще се чуди читателят ви. Тази малка и несъмнено проста грешка говори много за другите ви възможности. Така че, проверете двукратно работата си и се обърнете към човека правилно.
Вероятно изпращате и получавате много имейли във всеки даден ден. Избягвайте да правите малки, небрежни грешки, които изпращат съобщението преди всичко друго, че не сте толкова професионални, колкото в действителност. Не жертвайте качеството в името на скоростта и за сметка на Пит (или това е Питър?), Не губете точки за уважение заради грешка в електронната поща, която може да се избегне.
