Наричайте го продукт на натоварени графици, повишена технологична свързаност или пържени интервали от внимание, но по каквато и да е причина, когато съберете група за среща, почти всички трудно се разсейват и се придържат към задачата. Всъщност 47% от служителите посочват разсеяните колеги като най-голямото препятствие за провеждането на продуктивни срещи.
Ако приемате сериозно работата си, вероятно вече правите всичко възможно, за да демонстрирате ангажираност: активно да слушате, да подреждате, когато е подходящо, и да държите телефона си от масата. Но дори и когато добрият етикет за срещи е на върха на ума ви, лесно е да се подхлъзнете на лоши навици.
За да останете в доброто благодат на вашите колеги и да получите нещо ценно от всяка среща, все пак, трябва да проверите следното по-долу.
1. Не осъществявайте контакт с очите
В този момент значението на осъществяването на контакт с очите по време на среща почти се превърна в клише - но с уважителна причина. Поддържането му демонстрира ангажираност, интерес и уважение. Дори е показано, че увеличавате самосъзнанието си. В началото може да ви се стори неудобно, но има много лесни хакове, за да подобрите контакта си с очите, без пълзящи хора с поглед с елени в фаровете.
Един от най-добрите ми съвети е да се уверите, че настройката на вашата среща е благоприятна за контакт с очите от началния етап: Опитайте да подредите групата си в кръг или полукръг, така че всички да се виждат, без да се напрягат. Дори ако някой не е в същото физическо пространство като вас, значението на контакт с очите все още важи.
За да настаните участниците, които набират номера чрез видео разговор, позиционирайте камерата си по начин, който е в рамките на естествената ви линия на видимост, така че изглежда да изглеждате един друг в очите, когато говорите.
2. Използване на вашия лаптоп
Използването на вашия лаптоп често започва с най-добрите намерения: водене на бележки, извличане на подходяща информация онлайн и т.н. Но е твърде лесно да преминете от преписване на срещата до опит да разберете името на тази песен, която ви е забила в главата снощи, без дори да я осъзнавате. Ето защо препоръчвам да избягвате лаптопите изцяло. Много неща, които обикновено се правят на един, лесно могат да бъдат направени на ръка, като например да правите бележки върху подложка от хартия или да споделяте данни на разпечатана електронна таблица. Но ако компютърът е абсолютно задължителен, все още можете да сведете до минимум използването му. Когато преглеждате презентация, например, насърчете оратора да споделя екрана си на телевизор, за да могат всички да следват.
Дори ако вашият организатор на срещи не е поставил строго забрана за лаптопи, оставянето му на бюрото ви или задържането му затворено, докато се фокусирате върху дневния ред, ви помага да поддържате безмислени разсейвания (да не говорим за известия по имейл и чат). Плюс това, ако се откажете от него безпроблемно, определено ще оставите положително впечатление на вашите колеги и може би ще ги насърчите да направят същото.
3 Участие в нерелевантна среща
Има три неща, в които можете да сте сигурни в живота: смърт, данъци и ненужни покани за среща. И макар да е толкова лесно просто да кликнете върху „Да“ при покана и да се покажете само защото сте били помолени, вие всъщност правите услуга на своите съотборници. Когато нямате участие в дадена среща, практически е неизбежно да се натъквате на незаинтересовани. Много по-добре е да останете на бюрото си и да бъдете продуктивни, отколкото да се показвате и да изглеждате отегчени.
За да се борите с това, не забравяйте да получите глави за това какво е срещата, защо организаторът ви иска там, какво (ако има нещо), което трябва да подготвите предварително и какво се надявате да постигнете до края. Наличието на този контекст ви улеснява да решите дали срещата наистина ще се възползва от вашето присъствие или дали времето ви ще бъде по-добре прекарано на друго място. Често тази информация е включена в дневен ред или в самата покана за среща, но ако не, не се колебайте предварително да се регистрирате предварително с организатора на срещата. Ако решите, че присъствието ви не е необходимо, учтиво обяснете избора си на организатора. Ако се справите правилно, той или тя вероятно ще оценят вашата честност.
До известна степен отдалечаването е само част от това да бъдеш човек. Никой не може да се задържи на 100% от времето и това ще стане очевидно в срещите всеки път. Но ако някога неволно напуснете всяка среща без представа защо сте били там, струва си да въведете някои ощипвания в рутината си.
