Вие сте абсолютно претъпкани - няма ifs, ands или buts за това. И въпреки факта, че знаете, че списъкът ви със задачи прелива от неща, които изискват вашето внимание и действие, вие сте замразени. Толкова много трябва да правиш, чувстваш се само парализиран.
Всички сме били там. Справянето с чиния, която е твърде пълна, не е забавно. Но макар че първият ви склонност може да е да се насочите към дивана и да се извиете за дълга дрямка, знаете, че това не е непременно най-ефективната стратегия за справяне с натовареността ви.
Вместо това трябва да поемете дълбоко въздух, да изгладите няколко чаши горещо, силно кафе и да се захванете за работа. Ето как по най-добрия начин да преминете през този страшен списък на вашите задачи - категоризирани според това какво точно трябва да постигнете.
1. Когато сте заплетени от голям проект
Има онази голяма задача, която виси в списъка ви от седмици - добре, добре, един месец . Всеки ден имате най-добрите намерения най-накрая да започнете да работите по него. Но, след време, в крайна сметка го натискате към гръб.
Казваш си, че имаш повече неотложни неща, с които трябва да се справиш (ей, само се опитваш да дадеш приоритет в края на краищата!). Но вие не заблуждавате никого - продължавате да отблъсквате този проект, просто защото той изглежда толкова плашещ и завладяващ, нямате идея откъде да започнете. И сега този срок бързо наближава.
Да, тези гигантски задачи са достатъчни, за да вдъхновят много стрес и паника - но това не означава, че са невъзможни. Вместо това, когато огромен проект заема по-голямата част от пространството в чинията ви и вашия списък със задачи, най-добрият ви залог е да се обърнете към него с малко стратегия.
Това означава, че трябва да разделите този голям проект на по-малки, по-изпълними мини-етапи - а не просто да напишете „пълен humongous проект“ в контролния си списък. Използвайки този метод, вие ще бъдете в състояние да идентифицирате по-управляеми елементи на действие в рамките на тази огромна задача, която трябва да бъде изпълнена, което ви дава лесна за следване пътна карта, която можете да използвате, за да останете на път.
Освен това тези парчета с размер на ухапване ви дават възможности да отпразнувате по-малките си постижения и успехи - а не само да вземете глътка и пауза за вашия щастлив танц, след като целият проект приключи. И както изследванията обясняват в концепцията на принципа на прогреса, предприемането на стъпки напред в смислената работа е достатъчно, за да подобри настроението, представите за нашата кариера и - разбира се - нашата производителност!
2. Когато сте преуморени от малки свободни краища
Понякога това не е един страховит проект, който ви кара да се чувствате стресирани и претоварени. Вместо това е куп малки неща, които просто продължават да се трупат. Имейли, на които трябва да се отговори, телефонни обаждания, които трябва да се правят, неща, които трябва да се следват - за всяко едно нещо, което прекрачите, се добавят 10 неща.
Тази постоянна барака от малки задачи може да бъде както разсейваща, така и отвратителна. И макар това да е драстично различен сценарий от тази голяма, завладяваща задача, тя представлява подобен проблем: Как можете да знаете откъде да започнете? Когато всички тези пожари трябва да бъдат потушени (и то скоро!), Къде първо трябва да насочите вниманието си?
Когато сладкото от деня ви е натъпкано с малко разхлабени краища, които се нуждаят от връзване, е време да вземете страница от книгата на Nike и „просто го направете.“ Изберете конкретен артикул, справете се с него, зачеркнете го от списъка си и след това преминете към следващия.
Хубавото на тези по-малки дози е, че те не отнемат много време, така че ще можете да се движите през тях доста бързо. И, благодарение на малко нещо, наречено ефект на Зейгарник, след като всъщност накарате топката да се търкаля по тези свободни краища, ще се почувствате много по-вдъхновени да ги натиснете напред и да ги завършите.
Така че, макар че стратегията и подробното планиране обикновено са полезни, понякога е по-добре просто да скочите и да прехвърлите каквото можете - особено когато всичко в списъка ви е еднакво време.
3. Когато се справяте с микс от двете
Да приемем, че списъкът ви се състои от двата вида неща. Тогава какво? Трябва ли да опитате първо да постигнете известен напредък в този голям проект, преди да се грижите за някакви по-малки елементи? Или трябва да извадите тези свободни краища, за да можете да насочите фокуса си върху тази голяма задача веднъж завинаги, без да се разсейвате? Какъв метод е най-добрият?
Когато се окажете в тази ситуация, ще трябва да разчитате на тази вековна концепция за приоритизиране. Това е просто: Трябва да започнете с каквото и да е необходимо, за да свършите възможно най-скоро.
Бих препоръчал да започнете с очертаване на вашите „мини етапи“ за този голям проект, така че да имате представа кои по-малки елементи на действие се изискват от вас - и кога те трябва да бъдат извършени от. След това вземете хайлайтер и извадете онези неща от списъка си със задачи, върху които първо трябва да се съсредоточите. Например, може би трябва да отговорите на няколко имейла и след това да се погрижите за първата стъпка за тази по-голяма задача.
Знам, тази концепция изглежда почти болезнено пряма. Но всъщност преминаването през процеса на подчертаване на мястото, където трябва да започнете, ще ви улесни да видите къде трябва да фокусирате времето и вниманието си незабавно - а не да се лутате безцелно през бъркотия от огромни задачи.
Всички сме изпитали онези моменти на пълна паника, когато чувстваме, че сме струпали твърде много на чиниите си - и това е наистина само забавление на шведска маса или вечеря на благодарността.
За щастие, има няколко полезни съвета и стратегии, които можете да използвате, за да се превърнете във форма и да започнете да постигате значителен напредък в този на пръв поглед безкраен ваш списък. Опитайте и след това ме уведомете в Twitter как те работят за вас - след като приключите със списъка си със задачи за деня, разбира се.
