Ето една не съвсем нереалистична ситуация: Представете си, че управлението на вашата пощенска кутия напоследък отнема толкова много време и енергия, че започвате да се чувствате така, сякаш просто трябва да е така. Тези трикове за електронна поща, които виждате онлайн, никога не се отнасят за вашата ситуация, тъй като авторите не могат да разберат сложните подробности за вашата конкретна работа или отговорностите, които идват с нея.
Ако това ви звучи познато, има вероятност да подценявате как е излязъл извън контрола на имейла ви. Всъщност е възможно входящата ви поща да е в режим на пълен изтръпване и вие обвинявате себе си за нейната недоверчивост, когато бихте могли да избегнете проблема напълно. Прочетете за някои признаци, че не сте сами в борбите си, както и начини да ги поправите!
Запомнете: Можете да вземете обратно контрол.
1. Получавате повече имейли, отколкото можете да отговорите
Защо всеки път, когато отговаряте на едно съобщение, се появяват още 10? В миналото сте прекарали часове в даден момент, преглеждайки и отговаряйки, само за да изоставите върху действителните елементи от списъка със задачи, чакащи вашето внимание. Няма здравословен баланс между това да сте в крак с времето и, добре, да се стремите към всичко останало в живота си. Може би връзката ви с входящата ви поща просто не е това, което беше преди.
Защо това се случва
Третирате имейлите си така, сякаш всички те имат еднаква тежест. Може би имате политика на първо начало, при която отговаряте на всичко, което чака най-дълго за вашия отговор, и работите по пътя си до днес. Или може би имате политика за последно, първо излизане, при която започвате от върха и работите надолу.
Как да го поправим
Време е да започнете да приоритизирате съобщенията по спешност. Задавайте си тези въпроси всеки път, когато получавате нов:
- Спешно ли е това?
- Има ли други хора, които са по-добре оборудвани да се справят?
- Изисква ли отговор?
- Отговор, който давате често?
Ако не е спешно, запазете го за по-късно. Не TBD по-късно, а действително време, което определяте всеки ден, за да преминете през входящата си поща. Ако е спешно, но има много хора, които са по-добре подготвени да отговорят - дайте му няколко минути и вижте дали някой от тях го прави. Ако не е необходим отговор: Не отговаряйте. И накрая, ако това е отговор, който давате често, помислете дали да използвате функция като Canned Responses в Gmail или да създадете документ, който съдържа всичките ви шаблони на едно място.
2. Прекалено много ще получавате бюлетини
Всяка сутрин се събуждате с тонове непрочетени съобщения, включително не по-малко от 30 различни бюлетини (нарушаващи заглавия! Продажби! Най-добрите ресторанти в района! Новини в индустрията!). Лежиш в леглото, очите почти не се отварят и прекарваш всеки един директно в кошчето. Това е необходима част от преживяването, казвате си. Регистрирах се за тези и сега това е цената, която трябва да платя.
Защо това се случва
Разбрах: Бюлетините са привлекателни. С толкова много страхотни там се борите да изберете какво всъщност е ценно от онова, което е просто интересно . Всеки път, когато намерите ново ежедневно известие или седмично писмо, което изглежда наистина полезно, се питате дали наистина сте сигурни, преди да предадете златните ключове във входящата си поща - и сте. Така че се абонирайте Но преди да го знаете и дори без да знаете за това, абонаментът бързо се превръща в още един в дълъг ред от ранни сутрешни изтривания.
Как да го поправим
Предотвратете това да се случи, като се отпишете по-умишлено. Всеки път, когато се абонирате за нов бюлетин, дайте си пробна седмица. Ако в края на една седмица не сте развълнувани да го отворите (или дори още не сте го направили), отпишете се. Няма зададени въпроси. Знам какво мислиш: Кой има време да направи всичко това? Правиш, с приложения като Unroll.Me (за бюлетини) и BoxBe (за хора).
3. Често губите нишки по имейл или ги забравяте изцяло
Работите с петима други колеги по предстоящ проект и някой започна темата, за да измисли времена за срещи за следващата седмица. Имайки предвид всички останали задачи, които имате на чинията си, смятате, че е добре да изтласкате този малък детайл за планиране до по-късно - още по- добре, когато разговорът е по-развит и имате с какво повече да работите. Няколко часа по-късно отивате да търсите съобщенията и те няма. Без значение какви думи за търсене опитате.
Защо това се случва
Две възможности: Входящата ви поща е твърде затрупана или твърде организирана. Говоря за хората, които или се отърват от всичко под слънцето веднага, или съхраняват хиляди и хиляди непрочетени съобщения. Всеки имейл, който получите - от вашия шеф, съсед, партньор и баба ви - всички биват изгонени в архивите или седят във вашата пощенска кутия завинаги.
Как да го поправим
Време е да почистите входящата си поща. Отделете един час по един ден и го посветете да не правите нищо освен да сортирате съобщения. Можете да: премествате конци в папки, да използвате маркери, да маркирате звезда всичко, което ви трябва, за да се върнете по-късно, да проверите Boomerang или да опитате някой от тези страхотни инструменти. Не избирайте метод само заради избора на такъв, а изберете този, който знаете, че има смисъл за вас. Може да се наложи да изпробвате няколко системи, преди да намерите идеалния вариант, но повярвайте ми, няколко часа, прекарани в това, ще ви спестят тон в дългосрочен план.
Ако някой от тези сценарии ви звучи познато, това е ОК. Нормално е да се чувствате така, че вашата пощенска кутия управлява живота ви. Но това не означава, че трябва да се откажете. Вместо това започнете да се справяте с проблема, пишете по имейл, докато отново не контролирате.
Имате ли някакви трикове за управление на имейли, които трябва да опитам, че не са включени? Изпратете ми @caroqliu и ме уведомете!
