Когато се прави правилно, виртуалните видео срещи - по-специално Google Hangouts - могат да обединят отдалечени екипи, уверете се, че всички са на една и съща страница и да позволят на всички да участват без мрачната атмосфера в конферентната зала (който не обича да се разхлажда на дивана за среща?).
Но когато е направено погрешно? Google Hangouts може да бъде огромна загуба на време, да не говорим за изключително разсейващи и неудобни (паузите от 15 секунди никога не са забавни).
Искате да имате ефикасен и успешен Google Hangout, който не подлудява всички? Ето няколко ключови неща, които трябва да имате предвид.
1. Планирайте точно както бихте направили за всяка друга среща
Като цяло, само защото физически не е нужно да сте в офиса за среща, не означава, че можете да се откажете от подготовката. В края на краищата, все още искате вашата среща да протече възможно най-бързо (и болезнено).
Значение: Направете план за игра. Ако провеждате разговора, изпратете кратък дневен ред на всички предварително, за да знаят какво да очакват и какво да подготвят. Ако не провеждате срещата, предложете на човека да го направи, за да изпрати кратък имейл с основните точки за разговор. Веднъж седнах във виртуална среща, където човекът, който го управляваше, забрави да каже на друг служител да намери предварително конкретен (и жизненоважен) документ, така че този човек прекара 20 минути по време на срещата, търсейки входящата си поща. Откажете останалите от нас неудобно да седим пред компютрите си, без да знаем какво да правим.
Но лесно можете да избегнете това пропиляно време, като се уверите, че всеки знае какво трябва да бъде „привеждане“ със себе си преди време и е готов да участва веднага след като влезе.
Малък съвет: Използвайте функцията за чат на Google Hangout от дясната страна на екрана, за да запишете бързо дневния ред, който всеки може да препрати. Не е необходимо да се описва подробно, но може да действа като сигнал, за да държи всички на пътя и да се съсредоточи.
2. Обсъдете предварително формата
Google Hangouts може да бъде много по-неудобно от личните срещи. Когато вие и куп хора физически седите в една стая, е лесно да вземете подсказки за тялото, за да разберете кой ще говори по-нататък или какво е общото чувство на срещата. Но когато седите на компютърен екран, не можете да видите нищо, освен лицето на човек? Доста е по-трудно.
Отново много неудобство може да бъде намалено, ако всички предварително знаят формата на срещата. Дали един човек ще говори много повече от всички останали? Помолете другите членове на срещата да влязат в разговора със заглушени микрофони. Сесията кръгла маса ли е мозъчната буря? Нека хората знаят в какъв ред ще бъдат помолени да представят, така че да не се налага да се занимавате с всички, които говорят един друг или с онези дълги, неудобни „Така че - кой иска да отиде следва?“, Паузи. (Това са най-лошите.)
3. Използвайте Google Hangout Apps
Много хора не знаят, че няколко икони могат да бъдат спасители на среща, особено ако се опитвате да го направите възможно най-бързо.
Виждате ли тази малка икона на микрофона? Това е заглушен бутон. Използвайте го, ако обкръжението ви е шумно или ако пишете нещо, докато другите говорят. Страхотна любезност към другите хора от вашия разговор.
Освен това, ако сте на среща, където всички се опитвате да разгледате документ или уеб страница едновременно, използвайте опцията за заснемане на екрана на Google Hangout. Бил съм в твърде много Google Hangouts, където един тон хора се опитват да гледат една и съща уеб страница на собствените си компютри (и по този начин, всъщност не обръщат внимание на разговора), и в тези ситуации това е богиня.
Google също има множество други приложения, специално за Hangout, така че не забравяйте да разгледате и да видите какво може да работи най-добре за вашия екип. От виртуална бяла дъска, която вашите колеги могат да привлекат за сесия с мозъчна буря, до странно малко приложение, което дава на всички мустаци и смешни шапки, можете да намерите всичко необходимо, за да направите вашия разговор по-продуктивен и забавен.
Като цяло срещите в Google Hangout могат да бъдат също толкова ефективни (ако не и повече) от личните срещи; те просто предприемат малко практика и планиране предварително. Но ако успеете да вкарате всички на една и съща страница, това ще бъде плавно, неловко плаване.
