Всички знаем, че работата включва, добре, работа. Дори и да обичате работата си, тя не винаги може да бъде лесна и не винаги може да бъде забавна.
Но понякога искаме нашите работни места да бъдат малко (или много) по-лесни. Искаме да свършим работата си по-бързо, да не се чувстваме преуморени или претоварени и да имаме повече време за нещата, които наистина обичаме.
Добрата новина е, че има начини да се направи това (без да сте тотален клеветник). Вижте нашите любими съвети и трикове по-долу за по-продуктивни, премахване на неща, които не е необходимо да правите от списъка си със задачи, и като цяло да направите работата си много по-приятно изживяване.
1. Не планирайте да правите прекалено много
Ето една тайна за вас: Повечето списъци със задачи са твърде дълги, което води до преумора и стрес, когато не всичко свърши. Вместо това, приемете, че можете да направите само едно голямо нещо, три средни неща и пет малки неща на ден (по-малко, ако имате много срещи). Създадохме шаблон, който да ви помогне да планирате по-разумен списък със задачи.
2. Съсредоточете се върху задачите с висока награда
Фокусирайте по-голямата част от енергията си върху онези задачи, които ще създадат най-големи резултати. Ще изглеждате, че правите много повече, но тайно с по-малко усилия. Това често се нарича получаване на ниско висящи плодове - наградите, които можете да постигнете с най-малко усилия.
3. Работа в спринтове
От време на време се казва, че тайната за получаване на повече работа за по-малко време е да се работи в изблици, с почивки между тях. Интервалите, които сте избрали, ще зависят от работата и предпочитанията ви, но каквото и да вървите, задайте таймер, направете всичко възможно да останете фокусирани за този период от време и всъщност станете и си направете почивка между тях. Ще се чувствате по-енергизирани по време на работните си сесии и в крайна сметка ще бъдете по-ефективни.
4. Дайте тема на всеки ден
Отвличането на вниманието продължава ли да ви отклонява от фокусирането върху действителните важни неща? Използвайте Джак Дорси - съоснователят на Twitter, както и изпълнителния директор на Square's - тайна и се опитвайте да давате тема всеки ден. По този начин, когато се появят разсейвания, вие знаете или да ги преместите до друг ден, или, ако трябва, да се справите с тях бързо и да се върнете на път.
5. Започнете с най-трудната задача
Като извадите най-трудното нещо в чинията си от първото нещо сутрин, останалата част от деня ще се почувствате по-лесно в сравнение. Плюс това, вие няма да губите умствена енергия по цял ден, мислейки за това предизвикателно нещо, което трябва да направите.
6. Следвайте енергията си
Всеки има определени часове на деня, когато е повече или по-малко продуктивен. Ако планирате големи проекти по време на енергийните си прекъсвания, вие усложнявате работата си. Вместо това опитайте да картографирате идеалния си ден въз основа на енергийните си нива.
7. Не се борете с него, когато се чувствате безполезни
Вероятно едно от най-трудните неща за работа е да се принудите да работите здраво, когато наистина не се чувствате на върха на играта си. Така че, освен ако нямате изчакващ срок и абсолютно не можете, отложете тази конкретна задача и направете нещо по-подходящо за вашите умствени способности. Сценаристът Кейти Дутауейт предполага, че това е чудесен момент за изваждането на тези скучни, монотонни задачи.
8. Използвайте шаблони винаги, когато можете
Защо да изобретявате колелото всеки път, когато трябва да направите нещо? Имате ли имейл, който трябва да пишете често? Използвайте шаблон. Трябва да създадете презентация? Използвайте шаблон. Преработка на автобиографията ви? Използвайте шаблон. Получавате снимката.
9. Настройте консервирани отговори
Още по-добре, ако използвате Gmail, задайте тези шаблони като консервирани отговори, така че дори не е нужно да оставяте входящата си поща, за да ги пуснете и да ги изпратите.
10. Настройте автоматичен текст
Ако често отговаряте на съобщения в движение от телефона си, улеснете себе си, като настроите автоматичен текст. Например „pitch“ може да се разшири, за да попълни вашата стъпка на асансьора - което означава, че не е нужно да пишете цялото нещо всеки път на малката си клавиатура. Прочетете тук за повече информация как да го настроите.
11. Или изобщо не въвеждайте
Можете също да използвате функцията за разговор към текст на телефона си, за да реагирате по-лесно и бързо на съобщения. Експертът по продуктивност Алекс Кавулакос обяснява как тя го използва в своя полза тук.
12. Съкратете своите имейли
Ще разберем, че отговарянето на имейли отнема много от вашето време и енергия. Ами ако улесните всичко за себе си, като поставите лимит за това колко дълъг може да бъде всеки отговор? Очевидно е, че някои съобщения задължително трябва да са по-дълги от други, но предизвикайте себе си да ги държите под пет изречения (или дори по-къси!) Възможно най-често.
13. Просто има разговор
Дългите имейл вериги ви свалиха? Когато един разговор започне да става прекалено объркан, помислете дали би било по-лесно просто да скочите по телефона или да настроите среща, за да говорите. Понякога 10-минутен разговор може да премахне часове на имейл съобщения.
14. Елиминирайте последващите имейли
Нищо не прави отговарянето на имейли по-трудно от това, че входящата ви поща постоянно се попълва с последващи имейли от хора, на които все още не сте получили шанса да отговорите. Така че настройте автоматичен отговор, който позволява на хората да знаят, че сте получили съобщението и ще отговорят навреме - надяваме се да разубедите нетърпеливите бобърчета да ви изпращат непрекъснато имейл. Можете дори да включите отговори на често задавани въпроси, за да помогнете на пратеника да помогне на себе си (и да ви попречи да се налага да отговаряте изобщо).
15. Използвайте стратегията на OHIO
Колко пъти отваряте имейл, четете го и след това го оставяте във входящата си поща, за да се справите по-късно? Не правете това! Всъщност заемате повече от вашето време и енергия, за да го обработите многократно. Вместо това следвайте стратегията на OHIO (справяйте се само веднъж) и се справете с нея незабавно, независимо дали това е, като я изтриете, отговаряте, отстрелвате я към правилния човек или, за по-големи съобщения, които ще изискват повече време, анализирайте задачи, които да поставите в списъка си със задачи.
16. Отървете се от възможно най-много решения
Умората при вземане на решения е истинска - и това може да затрудни дните ви по-трудни. За да не се отрази на работата ви, елиминирайте възможно най-много решения. Това може да означава да носите работна униформа, така че не е нужно да избирате облекло всеки ден, да носите едно и също нещо на обяд в продължение на седмица или да установите постоянна среща с шефа си, така че не винаги трябва да се свързвате с питане за един. Каквото е необходимо, за да поставите много от решенията си на автопилот.
17. Спрете многозадачността
Този навик може да ви накара да се почувствате все по-добре, но всъщност ви забавя и затруднява работата ви, отколкото трябва да бъде. Затова направете всичко възможно да се съсредоточите върху една задача, докато не я свършите, и след това преминете към следващата работа. Ще откриете, че умът ви е ясен и работата ви е по-добра (и по-лесна).
18. Оставете себе си Клифхангер
Понякога най-трудната част от работата е да започнеш с нещо. Така че, по-лесно да скочите в задача, като си оставите скала. Това означава, че ако влачите краката си, като стартирате проект, просто започнете, направете малко от него (дори и да не е най-добрата ви работа) и след това го оставете незавършен, за да се върнете на следващия ден. Да вървиш ще бъде много по-лесно, след като вече имаш къде да скочиш.
19. Премахнете нещо от списъка си със задачи
Сериозно обмислете всеки елемент от списъка си със задачи, за да видите дали има нещо, което всъщност не е важно. Това се отнася особено за неща, които продължават да се слагат на задната горелка. Струва си да си зададете въпроса: „Ако толкова много отлагам това, наистина ли е необходимо?“
20. Кажете „Не“ на нещо
Освен че премахвате нещо от чинията си, помислете да кажете „не“ малко по-често на новите питания. Очевидно не можете да правите това непрекъснато, за да излезете без работа, но ако се чувствате претоварени или получите запитване за нещо, което не е свързано с работа (например да правите информационно интервю с хлапе на приятел), засмучете го и кажете „не“. Ето няколко предложения как да го кажете хубаво на шефа си и на приятелите си.
21. Постоянно въпросителни срещи
В случай, че не сте чували, срещите лесно могат да се превърнат в огромна загуба на време. Всеки път, когато насрочвате среща - дори повтаряща се - наистина трябва да се питате дали тя изобщо трябва да се случи, дали си отделяте твърде много време за нея или трябва да присъствате. Ако чувствате, че отговорът на някой от тези въпроси е „не“, помислете за адаптиране (или да говорите с шефа си, за да сте сигурни, че използвате времето си възможно най-ефективно).
22. Да има списък „За да не правя“
За да си помогнете да кажете повече „не“ и да намалите умората от решения, започнете списък „да не го правите“ - списък с неща, които никога не бива да губите времето си. Вижте тези идеи, за да започнете.
23. Делегирайте част от работата си
Има ли задача, която вършите, която наистина се страхувате или наистина се чувствате като че ли вече не е част от длъжностната ви характеристика? Помислете дали ще си струва да го делегирате на по-млад служител или, ако наистина се удавяте, дали е време да внесете стажант или нов директен доклад. Ето някои насоки за установяване кога делегирането е правилният път.
24. Или Crowdsource It!
Сценаристката Дженифър Дзура предлага краудсорсинга като начин да „полагате по-малко усилия за себе си, като същевременно правите клиентите и потребителите по-щастливи.“ По същество работи заедно с клиента или потребителя за отправяне на предложения, презентации и други подобни. За да научите повече за това как може да играе в ежедневния ви трудов живот, разгледайте нейната статия.
25. Правете смяна на работа
Имате задача, която се страхувате или наистина не сте сигурни как да се справите? Попитайте колега във вашия отдел дали иска да размени! По принцип вие изпращате една от най-малко любимите си задачи по нейния начин, а тя изпраща една от нейните. Няма да се налага да се влачите през нещо, което сте се уплашили, но работата ще се свърши - потенциално дори по-добре, отколкото бихте могли да го направите сами; някой, който не се е утежнявал по заданието, може бързо да види нещо, което не сте могли.
26. Избягвайте перфекционизма (освен когато това наистина има значение)
Оказването на натиск върху себе си, за да усъвършенствате цялата си работа, не само ви стресира, но може да ви забави и да доведе до отлагане на довършителните неща, защото се притеснявате, че те не са правилни. В някои случаи (голям доклад за края на годината до шефа си, копие, което излиза на бял свят) този вид внимание към детайлите е критично важно. Но при други (изпращане на имейл до колегата, получаване на първи проект на презентация до вашия екип), фокусирането върху перфекционизма прави живота ви по-труден, отколкото трябва да бъде.
27. Потърсете начини за оптимизиране на процесите
Има ли задача, която винаги ви отнема завинаги за изпълнение? Нещо, което се чувствате, е много по-трудно, отколкото трябва да бъде, или нещо, което заема твърде много време от вашето време? Вместо да просто преглеждате през него отново и отново, вижте дали има някакви начини да оптимизирате тези процеси. Може би се говори с други компании, за да се види дали са намерили по-лесен начин. Може би това е координация с други отдели, за да се види дали те могат да ви помогнат да спестите време или усилия. (Например, има ли нещо, което инженерният екип би могъл бързо да ви изгради, което би ви спестило тонове време?)
28. Наемете виртуален асистент за дребни неща
Всички имаме онези основни неща, които ни отнемат часове, за да ги изпълним, но лесно биха могли да бъдат направени от някой друг. Ако нямате някой в компанията, който да ги делегира, помислете за наемането на виртуален асистент, който да ви помогне. Те могат да направят всичко - от планиране на планове за пътуване до доказване на вашите отчети до извършване на досадната работа по дизайна на следващата ви презентация - почти всичко, от което се страхувате да започнете и наистина не е нужно да правите сами. Вижте съветите на експерта по ефективност Marissa Brassfield за да разберете дали нещо си струва да се възложи на аутсорсинг.
29. Организирайте всичко супер
Вашите файлове. Вашите компютърни папки. Горната част на бюрото ви. Входящата ви поща. Отделете време, за да се организирате, така че намирането на нужните неща никога не е пречка за започване на работа. И ей, всичко това може да стане само за 30 минути!
30. Не позволявайте на колегите ви да ви прекъсват
Вашите колеги вероятно означават добре, но постоянният им поток от актуализации за незабавни съобщения, бързи въпроси за вас за най-новия проект или чат-чат за техните уикенди могат сериозно да объркат потока ви от фокус, което прави по-трудно да се справят с трудни задачи, Настройте системи, които предупреждават вашите сътрудници в офиса, когато сте в зоната - независимо дали става въпрос за не смущаващо съобщение във вашия чат или огромни слушалки, които означават, че няма да ви притесняват - и ги съобщавайте ясно.
31. Вземете дрямка
Вижте дали можете да се промъкнете в силна дрямка по време на следобедния си спад. Дори 20-30 минути затворени очи могат да ви дадат повече енергиен тласък, отколкото кафето, може да подобри настроението ви, да подобри вашите аналитични и учебни способности и да прогони стреса - правейки останалата част от деня много по-лесна и приятна. Затова затворете вратата, промъкнете се до колата си или направете всичко необходимо, за да заспите.
