Във време, когато приложенията за производителност и многозадачността са новото нормално, хората често се питат какъв е моят „секретен сос“ за толкова много работа. Въпреки че безкрайните усилени усилия могат да създадат здравина, това може да доведе и до изгаряне - най-продуктивните работници в света не са тези, които работят 18-часови дни и се хвалят с това в петък вечер.
Ако искате да станете високопродуктивен човек, в работата или в живота, мога да препоръчам само едно: Научете се да делегирате. Силата не е само в разтоварване на задачи, но и в това да спечелите силата да избирате какво е - а не е - струва вашето време.
Тази епифания дойде при мен в колеж, където използването на виртуални асистенти ми позволи да възлагам аспекти на моята малка онлайн компания, като същевременно посещавам частите от бизнеса, които наистина ми харесаха. Направих списък на всички неща, които харесвах да работя или знаех, че трябва да се справя сам, и назначих останалите. Закачих се!
Всъщност аз толкова много вярвам в това, че съм основател и изпълнителен директор на Zirtual, компания, която свързва заети хора с виртуални асистенти. Моята надежда е, че дори и делегирането да ви се стори страшно или непознато, скоро ще откриете, че това е бърз път към връщане към това, което обичате най-много!
1. Направете нещата осезаеми
Очертайте целите, целите и очакваните резултати на ден, седмица, месец и тримесечие. Това ще ви даде представа за предизвикателствата пред вас и вашия екип и в крайна сметка целите на цялостната организация.
Разтоварването на списъка ви със задачи е повече от просто облекчаване на товара ви. Делегирането е свързано с овластяване, тъй като дава възможност на вашия екип да се развива като индивидуални лидери - по същия начин, по който ви позволява да бъдете по-въздействащ мениджър.
Подобно на училището, бизнесът има своите формалности: Някои проекти трябва да бъдат завършени по специфични начини. Като силен лидер можете да запазите същата формалност, без да се считате за микроуправляващ. Един от вариантите е да насрочвате лични срещи всяка седмица, за да обсъдите дневния ред, целите и напредъка на седмицата. Друг е да създадете насоки за това как очаквате да изглежда завършеният проект. Въпреки че определено можете да включите предложените стъпки, оставете служителите си да намерят свои собствени методи за осъществяването му.
За мениджърите, които се страхуват от делегиране, това ще ви даде възможност да наблюдавате внимателно проектите, като същевременно ще предоставите на вашия екип пространство за управление на техните собствени задачи.
2. Не забравяйте, че делегацията без доверие е детегледачка
Когато възлагате задача на служител, важно е да отделите време да го настроите за успех, за да избегнете микроманипулирането по линията. Хората ще се повдигнат пред исканията на задачата, ако им предоставите възможност да го направят. Ако раздаването на важна задача ви плаши (и ще стане, ако това е човек, над който сте работили лично), започнете бавно. Задайте първо част от задачата или започнете с по-малка отговорност. След като видите, че вашият служител е способен - и той или тя със сигурност е! - ще се почувствате по-удобно да предавате повече.
Пуснете идеята, че можете да направите всичко - не можете. Приемете това като тест за смирение и приемете факта, че не можете успешно да управлявате екип, без да се разтоварите. Мениджмънтът често е наричан детегледачка в офиса, но това е абсолютно във вашия контрол, а първата стъпка към превръщането в истински лидер е да възложите отговорности.
3. Победи страха си
Страхът от делегиране се проявява по много начини. Изнемогването на мисли от рода на „Аз мога да го направя по-добре сам“ или „Не мога да се проваля“ или „Не искам да завися от никой друг“ или „Не мога да им се доверя“ ще попречи на вашите способности да го направите правилно. Приемането ще ви даде възможност, ще ви даде спокойствие, ще ви позволи да видите по-голямата картина и ще ви подготви да я овладеете.
Най-бързият начин за преодоляване на подобни страхове е да се оцени възвръщаемостта. Не е дали можете да изпълните задачата самостоятелно (ако наистина сте искали, бихте могли). Но се запитайте: каква е възвръщаемостта на инвестицията, правейки това? Не забравяйте, че има разлика между това да го правите по-добре и да го правите по различен начин. Често пъти готовият продукт не е това, което бихте произвели, но това не означава, че не е толкова добро или ефективно.
Фокусирайте личната си енергия и внимание върху задачите с висока възвръщаемост: стратегия, нови наемания, партньорства или организационна структура. Стигнахте до това ниво, като се доверите на себе си и на другите, които ви се доверяват. Освободете графика си, за да присъствате на тези проблеми на високо ниво, като вярвате, че вашите служители ще изпълнят задачите с ниска възвръщаемост, както за вас. Делегирането от ръководител често може да бъде мост за изграждане на по-силни взаимоотношения в екипа, както и да се превърне в възможност за менторство.
4. Направете Делегиране на навик
Успешните делегатори планират задачите си с поглед върху елементите, които могат да възложат на другите. Ако разтоварването ви се стори неестествено, избирането на няколко нови навика ще улесни идентифицирането на задачи, които можете да споделите. В резултат на това вие ще бъдете по-добър мениджър на вашия екип и по-ефективен и фокусиран лидер.
За начало, ако имате хора в поддържащи роли под вас, позволете им да си вършат работата! Ако имате помощник, позволете му да се справя с административни задачи, като му предоставите достъп до вашия календар - и го упълномощете да помага за управлението му. Или, ако нямате човек, който да ви помогне с административни задачи, разгледайте всички приложения, специално създадени да управляват деня ви и да поддържат нещата организирани. Дори процесът на съхранение на различни цели в различни приложения ви помага да практикувате разделение и да оставите някой (или в случая нещо) да ви помогне.
Разтоварването на административните задачи ви помага да сте съсредоточени върху по-големите цели, които ви предстоят. Делегаторите са успешни, защото имат ясна гледна точка и знаят как да разпределят най-добре времето си.
Като добър мениджър е ваша работа да водите промени и да мотивирате хората по най-различни начини. Част от това да се справите ефективно е да предлагате на своите служители нови възможности да се обучават и да се справят с по-големи предизвикателства. Екипът ви ще се радва заради допълнителните възможности да се развивате. В същото време ще освободите повече от времето си, за да се съсредоточите върху по-голямата картина за водене на вашия екип към по-високо ниво на производителност.
Така че не, делегирането не е просто способността да се разтовари работата с някой друг. Това е възможност за увеличаване на производителността на цяла група или система. Това е способността да се разпространяват важни задачи сред набор от ръце, подбиране и избор на най-подходящите места.
