Управлението на важен проект може да катапултира кариерата ви до нови висоти, да отвори врати за напредък и да постави вашите уникални таланти и подаръци в светлината на прожекторите.
Но ако проектът или задачата не вървят добре, да бъдете в центъра на вниманието не е толкова добро нещо. Притежаването на собственост може да се превърне от несравнима възможност в кошмар. Защо? Тъй като в своето усърдие да покажат, че са готови за по-голяма отговорност от страна на ръководителите, новите собственици на проекти понякога се впускат в работа, без да изясняват какъв успех изглежда на шефа или на ключовите заинтересовани страни. Именно този много „способен“ оптимизъм им пречи да направят всичко възможно.
Преди да започнат нов проект, умни хора задават тези въпроси, за да се уверят, че могат успешно да го притежават.
1. Този проект вместо моите редовни задачи ли е (или в допълнение към него)?
Има голяма разлика. „Вместо“ означава, че ръководството иска да поставите този проект на първо място в списъка си с приоритети. „В допълнение“ означава, че е толкова важно, колкото всичко останало, което трябва да попълните, и ще загубите точки, ако шефът ви разбере, че напълно пренебрегвате останалата част от работата си.
Разбира се, това не означава, че трябва да се отклонявате от усилена работа за завършване на проект в допълнение към редовните си отговорности, но знайте, че тези видове задания често означават много допълнителна работа. Уверете се, че сте готови за това и задайте някои реалистични граници за това колко време отнемате от всичко останало.
2. Пускам ли точка на това?
Не е нужно да управлявате света, но е необходимо да имате потвърждение, че ръководите този проект и че сте овластени да вземате подходящи, независими решения, за да бъдете успешни и да бъдете доставени навреме.
Има стар управленски иск, „собствеността без авторитет е фантазия.“ Не можете да притежавате нищо, ако трябва да се консултирате с шефа си, преди да вземете всяко свое решение. Тази допълнителна стъпка кара проектите да отнемат много по-дълго време и понякога може да спре изцяло завършването им.
Така че, помолете шефа си да каже с толкова много думи, че това всъщност е вашият проект - и двамата да имате едно и също разбиране какво означава това.
3. Какви ресурси мога да черпя?
За да разберете по-добре колко свобода и подкрепа имате, попитайте за ресурси. С други думи, ще ви трябват хората, средствата, материалите и технологиите, за да се съберат всички.
Така че, направете списък на това, от което се нуждаете, за да бъдете успешни и го споделете с шефа си. Бъдете готови да сложите шапката си за преговори, защото да очаквате достъп до всеки ресурс, с който разполага отделът, е нереалистично.
Задачата на вашия ръководител е да види, че работата се извършва за възможно най-малко разходи и изчерпване на ресурсите. Вашата работа е да поискате точно това, което ви е необходимо, за да успеете.
4. Кое е най-важно: бюджет, време или краен продукт?
Всички сме виждали, че реновирането на дома показва, че има някакъв основен, непредвиден структурен проблем. След това домакинът пита собствениците на жилища дали имат допълнителни 5000 долара, дали са готови сами да направят цялата картина или дали ще отрежат реното на банята от списъка, за да може строителството да приключи навреме и бюджет.
Подобно нещо може да се случи, когато ръководите проект. След като тръгнете, осъзнавате, че имате нужда от повече време или повече пари и без тези неща крайният продукт няма да бъде всичко, на което се надявахте. Тъй като вече сте попитали какво може да отпадне, когато нещо трябва да дадете, можете да вземате решения, които да съответстват на приоритетите на вашия мениджър (или организацията).
Не забравяйте, че рядко е ефективно да предоставите максимум за трите тези неща (цена, график и качество) наведнъж. Помогнете на шефа си да развие реалистични очаквания, като използвате съкращението „QQTR.“ Това означава качество (колко добро?); количество (колко?); време (от кога) ?; и ресурси (колко пари?).
Вашият шеф може да каже: „Просто направете това: не ме интересува какъв е бюджетът.“ Настоятелно ви препоръчвам да не приемате това да означава: „Похарчете всичко, което искате!“ По-точно предположение би било, че вашият мениджър грижи се, но той може да не знае отговорите на вашите въпроси.
И накрая, умните хора помнят, че собствеността е упражнение за лидерство. Така че, когато проектът включва хора, те си спомнят да покажат какъв страхотен лидер могат да бъдат, за да работят и следват.
