Миналия петък в 16:30 часа изключих компютъра си, почистих от бюрото си и се прибрах. Един от предметите, които хвърлих в кошчето, преди да тръгна, беше моят списък със задачи за седмицата: 150 артикула, всички са отменени. Не работех нито една късна нощ или рано сутрин през тази седмица. И дори имах време вкъщи да си правя прилични вечери, да виждам приятели, да разхождам кучето и да гледам твърде много телевизия.
Сега, преди да направите каквито и да било предположения относно съдържанието на моя списък със задачи или като цяло за важността на работата ми, трябва да спомена, че през онази седмица аз ръководя повикване на комитета на директорите, обмислям предложение за отпускане на безвъзмездни средства за USDA, срещнах се с изпълнителен директор на основна фондация, бях запознат с водещ предприемач от изпълнителен директор на Microsoft, изпратих три предложения за отпускане на безвъзмездни средства и получих годишния ми преглед на резултатите (който между другото беше много положителен).
Накратко, всяка седмица правя много работа. Как да го направя, без да имам нервен срив - и с времето да пощадя? Ето няколко съвета.
1. Знайте какви нужди трябва да свършите
Въпреки че изглежда очевидно, нещата, които стресират хората най-много, обикновено са неща, които те не са знаели да очакват. Така че, за да започнете седмицата, прегледайте подробно всичко, което трябва да направите. Например, да кажем, че знаете, че предложението се дължи в петък и ваша работа е да направите разказа, но финансовият екип е отговорен за бюджета. За да сте сигурни, че целият проект се изпълнява навреме, не забравяйте да добавите „чекиране с финансов екип относно бюджета“ в списъка си със задачи.
Аз съм доста агностик относно инструментите за списъци със задачи; писмените списъци работят също толкова добре за мен, както електронните решения, като Evernote или Asana. Но имам правило, че целият списък трябва да бъде на едно място. Можете да сегментирате и пренареждате всичко, което искате, но трябва да видите всичко, което трябва да направите, с един поглед.
2. Знайте какви нужди трябва да направите първо
Когато наблюдавах по-малко опитен персонал, установих, че най-големият препятствие за тях не беше да знаят как да определят приоритетите и да подреждат деня си.
Например, ако през следващата седмица има голям проект, те ще продължат с пълна пара напред към този срок, въпреки факта, че първо трябваше да съберат информация от друг отдел - информация, която вероятно би могла да прекрати цялата работа, която те направих. Междувременно имаше и други, по-малки проекти, по които те биха могли да направят истински напред.
Вашите приоритети също могат да се изместят въз основа на настроението ви или график. Например, ако имам особено неприсъствен ден, знам, че би било по-ефективно за мен да поставя приоритет на проект за данни. Ако съм на срещи през по-голямата част от деня, отговарям на обаждания и имейли между срещи, вместо да се опитвам да стартирам нещо по-голямо в толкова кратки срокове.
Ще бъдете много по-ефективни, ако работите с вашите приоритети и ограничения, вместо да се опитвате да им устоите.
3. Потърсете помощ
Ако не съм спечелил нищо друго от работа в нестопански организации, научих, че ако не питаш, няма да получиш. Никой не може да върши работата на организация сам. Ако нямате умения или време, за да свършите нещо ефективно, ваше задължение е да помолите за помощ.
За щастие, като работя за нестопански организации, обикновено мога да намеря доброволец, който да ми помогне при по-светски задачи. Ако имам нужда от по-високо ниво на експертиза, изваждам своята адресна книга и виждам дали познавам някой, който може да предложи решение. Наскоро например ме агонизира междинен доклад за донор. Бяхме по средата на нова програма, така че въпреки че знаех, че сме направили много, не знаех как да го предам във формуляра на доклада. И така, взех един от приятелите си за комуникация на кафе и тя предложи да фокусирам целия доклад върху истории от клиенти и как те интерпретират новата програма.
Това беше пробив - такъв, какъвто никога не бих имал сам. Донорът го хареса и ме свърза с неговия отдел по комуникации, за да оповестя още повече програмата. След като получих идеята, ми отне една седмица, за да завърша доклада - същото време, което прекарах в притеснения за него, преди да се срещна с моя приятел.
4. Затворете примката
Знаете ли, че удовлетворяващото усещане да проверите нещо от списъка си със задачи? Не е просто добре; това е важен начин да посочите, че сте завършили задача и вече можете да преминете към нещо друго.
Но преди да продължите напред, ще искате да се уверите, че някъде имате запис на завършените си задачи, така че можете да проследявате, ако… а, други не са толкова ефективни, колкото сте. Когато завърша предложение за безвъзмездна помощ, например, винаги поставям напомняне в календара си, за да последвам финансирането след осем седмици. Дотогава повечето финансиращи ще са взели своите решения, а ако не го направят, може да са заинтересовани да научат малко повече за организацията. По същия начин шефът ви може да не се свърже с вас за даден проект за няколко седмици, ако го оставите на него, но бързо след няколко дни той може да го накара да погледне по-скоро.
Твърдо вярвам в това, че работя по-интелигентно, а не по-трудно. Работата ми е твърде важна за мен и хората, които моята организация служи, за да приемат всичко, но най-доброто. Но от опит знам, че бягането с дрипав труд от 60 часа седмично няма да помогне на никого в крайна сметка. Работата по-ефективно означава по-добри резултати и един уикенд - какво може да бъде по-добро от това?
