Без значение колко време прекарваме в опити да оптимизираме входящата си поща - от съобщения за проверка на партиди до добавяне на звънци и писма - имейл отнема живота ни. Преглеждайки статистиката си от миналия месец, получих и обработих над 10 000 имейла (eek!), Така че намирането на правилния начин за управление на цялата тази онлайн кореспонденция беше от решаващо значение за ежедневната ми здравина.
Оказва се обаче, че „правилният начин“ за управление на имейла зависи много от вашия личен стил. Закръглих някои от най-популярните и успешни стратегии, за да можете да решите коя е най-подходяща за вас:
1. LIFO: Последно в първи изход
Тази техника се основава на оставяне на старите неща да се справят сами. Това е най-често срещаният начин, по който хората се справят с входящата си поща, четейки имейл отгоре надолу (известен още като най-новия получен имейл).
Това е много удобно и интуитивно, но има два основни риска от тази стратегия. Първият риск е, че вероятно ще се окажете с непостоянна отзивчивост. В дни, в които имате много време да прекарате по имейл, вие ще отговаряте на мълнии. В дните, в които сте заети и на срещи, ще ви се натрупват съобщения и ще бъдете погребани под по-нови имейли.
Вторият риск е, че може да пропуснете добри възможности, защото не сте проследили навреме. Ако решите да използвате тази стратегия, но искате да смекчите тези рискове, бих препоръчал да блокирате час или два веднъж седмично, през които преминавате към обратния хронологичен подход (удобно очертан по-долу). По този начин ще изчистите всичко старо, което може да е важно.
2. Обратна хронологична
Обратното на LIFO, възприемането на обратен хронологичен подход означава първо да се справите с най-старите имейли. Ако използвате Gmail, можете да превключите сортирането на входящата си поща, като просто щракнете върху брояча на имейлите в горния десен ъгъл.
С тази стратегия често ще се сблъсквате с по-трудни имейли, които отлагате, което е чудесно за всеки хроничен прокрастинатор. Има обаче един недостатък на тази стратегия. Ако работите на друго място, където постоянно получавате неотложни имейли, на които наистина трябва да се отговори веднага, може да бъде рисковано да се приложи обратен хронологичен подход. С казаното, определено можете да комбинирате тази стратегия с LIFO през действителния работен ден, ако това е така.
3. Yesterbox
Известно използван от изпълнителния директор на Zappos Тони Хсие, техниката Yesterbox се фокусира върху справянето днес с всички имейли, които сте получили вчера. Hsieh обяснява:
Списъкът „Вашите“ да се прави “всеки ден е просто вчерашната пощенска кутия (следователно„ Yesterbox “). Страхотното в това е, когато ставате сутрин, знаете точно колко имейли трябва да преминете, има усещане за напредък, докато обработвате всеки имейл от вчера и го премахвате от входящата си поща, а всъщност има смисъл когато имате нула имейли, останали за обработка от вчера. Всъщност има усещане за завършеност, когато сте готови, което е невероятно. "
Това е чудесна стратегия за всеки, който чувства, че непрекъснато се удавя в имейл. Въпреки че препоръчвам да прочетете целия му как да го направите, най-добрата част определено е количеството контрол, който ще възвърнете над входящата си поща. За разлика от други методи, целта ви остава същата, каквато продължава и денят, и с течение на времето ще установите, че ще получите по-добра справка за това колко дълго ще ви отведе имейла. Получихте ли 25 имейла вчера? Добре, това може да ви отнеме малко повече от час. Имате голям ден с влизането на 70 имейла? Можете да планирате предварително и да блокирате допълнително време за управление на силата на звука.
4. Входяща нула
Термин, въведен от Мерлин Ман, Inbox Zero е стратегия за имейл, чрез която целта е винаги да запазвате входящата си поща 100% празна. Има някои големи предимства в това: Всичко се обработва винаги и не губите време за повторно четене на имейл за трети път, преди действително да предприемете действия. Тази стратегия е добра за създателите на списъци от тип A (като мен!), Които обичат да имат пълен контрол върху входящите си кутии. Но от моя опит е лесно да позволите на входящата си поща да диктува живота ви, ако вземете това твърде далеч. Съвет за професионално ниво: Сдвоете Inbox Zero с Boomerang за Gmail, приложение, което ви позволява да изпращате съобщения от входящата си поща до датата и часа по ваш избор, така че можете да решите между действително отговаряне и забавяне за по-късно, както е необходимо.
Ако го опитвате за първи път, препоръчвам да проверите седмичното предизвикателство на Лили Херман, за да останете в Inbox Zero, преди да започнете.
След като изпробвах всеки метод, мога да кажа със сигурност, че изборът на стратегия е свързан със съпоставянето на личните ви предпочитания с всички навици, които бихте искали да насърчите (или обезкуражите). Може да откриете, че смесването и съвпадението работи най-добре за вас. Ходих дълго време във Inbox Zero и реших, че стресът от получаването на последните няколко неща не си заслужава. Но аз поддържам входящата си поща под 20 имейла до момента, в който лягам всяка вечер - достатъчно кратък, за да мога да ги видя на екрана за бърза проверка, че нищо не е попаднало през пукнатините. Стига да не сте роб на входящата си поща и всеки, който трябва да се чуе от вас, получава своевременно отговор, кой да прецени?
