45 Съвети за производителност за изключително заети хора - музата

Ти бягаш от среща на среща. Входящата ви поща е запълнена до ребрата (и вие сте почти до тук с нея). Прекарвате часове и часове в работа всеки ден и все още не се чувствате така, сякаш сте направили вдлъбнатина в списъка си със задачи.

Разбираме. Били сме там. И знаем, че просто няма да има достатъчно часове през деня. И така, съставихме списък на най-добрите съвети за производителност, които помагат да се възползваме максимално от времето, което имаме.

От планирането на атаката ви за деня до задържането на имейла да ви пречи да се справите с онези разсейвания, които винаги изглеждат изскачащи, ние ще ви помогнем да направите всичко възможно най-ефективно, така че най-накрая да имате време за други неща (например, знаете, спите).

Планиране на вашите задачи

1. Не надценявайте броя на нещата, които можете да свършите за един ден. Вместо да създавате масивен списък със задачи (и да се чувствате разочаровани, когато не го довършите), опитайте нашия списък от 1-3-5:: Планирайте да получите една голяма задача, три задачи със среден размер и пет малки задачи, изпълнявани всеки ден.
2. „Ако вече съм свършил нещо, го записвам и проверявам от списъка. Винаги е добре да видиш нещо да свършиш. ” Майкъл Пегс, @michaelpeggs
3. Опитайте да прикачите емоции към задачите си: Напомняйки си, че завършването на голям клиент ще ви накара да се почувствате „триумфиращо“ или обгръщането на данъчната декларация ще ви даде „огромно облекчение“, може би е само тласъкът, от който се нуждаете, за да го захранвате.
4. Никога не поставяйте огромен проект като само едно задължение в списъка си. Вместо това го разделете на по-малките задачи, които ще ви помогнат да останете на път с постигането на вашата крайна цел.
5. „Благодарение на Evernote, организационната ми система се трансформира от тромаво разбъркване на страници в тетрадки, лепкави бележки и текстови файлове за редактиране в плътно изтъкана, интегрирана система Evernote, която се синхронизира през моя лаптоп, мобилен телефон и таблет. От бележки на клиента до чернови на блогове до скриптове за реч, всичко е там. ” Майкъл Террел, @michaelterrell
6. Докато мислите за всички неща, които трябва да свършите - както в работата, така и в живота - помислете кои задачи можете да извадите от чинията си, като ги възложите на външни изпълнители.
7. Първо направете нещото, което искате да направите. Това ще ви насърчи да се справите по-бързо, за да можете да стигнете до задачите, от които се радвате повече, като остатъка от деня ви ще стане малко по-добър.
8. Изпълнете една важна задача преди обяд. Като извадите едно голямо нещо рано от пътя, можете да си направите възрождаща обедна почивка и да започнете следобедния свеж, без да се чувствате изпаднали в паника за това огромно занимание в списъка си.
9. „Всяка неделя аз правя списък на това, което трябва да свърша през тази седмица. Блокирам ден, за да свърша предметите. Спестявам последните 30 минути от всеки работен ден, за да създам план за следващия ден с три приоритетни задачи. Аз също използвам последните 30 минути, за да затворя задачите и да проверя имейла. Това прави ранните сутрини толкова по-лесни! ” Анна Рунян, @classycareer
10. Има много системи за управление на задачи, така че в крайна сметка става въпрос за намирането на това, което работи за вас и придържането към него. Постоянното изпробване на нови системи ще бъде загуба на вашето време в дългосрочен план, така че прекарайте един месец в експерименти и след това се ангажирайте. Съвет: Вашата крайна система може да е комбинация от няколко!

Справяне с имейл

1. Проверявайте само имейла в определени часове през деня и се опитайте да го ограничите до 4-5 пъти на ден. Ако нямате почти толкова самоконтрол, използвайте инструмент като Inbox Pause, за да не се показват имейлите във входящата ви поща, докато не сте готови за тях.
2. Ако имейлът наистина ви сваля, опитайте системата за управление на времето Ninja за проверка само два пъти на ден.
3. Трябва да отговаряте на имейли набързо? Добавете перфектния подпис „Изпратен от моя iPhone“ в долната част на страницата - дори и да изпращате имейл от вашия компютър. Въпреки че не трябва да правите това непрекъснато, това е бърз начин да изрежете някои отговори в едно изречение, без хората да си мислят, че сте груби.
4. Подхождайте към имейлите си по отношение на това колко време ще ви отнеме да отговорите на тях. Ако ще ви отнеме по-малко от три минути, просто го направете сега. Ако ще ви отнеме повече от това, оставете го настрана. И тогава, когато имате голям къс време, се заемете с тях първо.
5. Колкото по-бързо реагирате, толкова по-кратък е вашият отговор е позволено - и толкова по-малко време трябва да губите с обясненията „Съжалявам за забавения отговор“. Така че, ако не можете да отговорите на имейл в рамките на 48 часа, поне отговорете с бързо „Ще стигна до това скоро!“
6. Веднъж на тримесечие правете масивна поща и архивирайте всички съобщения, по-стари от два до три месеца. (Сериозно, отговарянето им в този момент би било просто смущаващо.) Тъй като имейлите, които сте абонирани, да се прехвърлят във вашата пощенска кутия, вземете бързо решение дали ги четете в действителност или ако трябва да се отпишете.
7. „Избягвайте да проверявате първо имейла сутрин. Прекалено лесно е да се следите встрани, като отговаряте на съобщения. Намирам, когато изчакам, след като завърша някои от приоритетните елементи в моя списък със задачи, мога да предоставя повече внимание на имейлите, а също така чувствам, че съм свършила работата си. Хана Морган, @careersherpa
8. Използвайте консервирани отговори, за да не пишете едни и същи неща отново и отново. За всеки имейл, който изпращате редовно - или дори само част от имейл, като абзаца за приключване - създайте консервиран отговор, който можете да изскачате, когато имате нужда от него. Никога не съм чувал за реакциите в консерви? Научете повече тук
9. Настройте автоматични филтри, за да изтеглите незабавно имейлите от входящата си поща и в дясната папка. (Това е чудесен вариант за неща като бюлетини, към които искате да се върнете сами.)
10. Използвайте Boomerang, за да изтеглите имейли от входящата си поща, докато не сте готови да се справите с тях. Това е полезно по две причини: Първо, то изважда съобщението от поглед и от ума, като ви дава пространство да мислите за други неща. Второ, той автоматично ви напомня за имейла по-късно, като ви дава една по-малко задача да се притеснявате за проследяването самостоятелно.
11. Искате ли да получавате по-малко имейл във входящата си поща? Опитайте да създадете автоматичен отговор с отговори на често задавани въпроси, които получавате. Когато е възможно, винаги отговаряйте на имейли с изявления, а не с въпроси, за да избегнете прекалено много напред и назад.

Управление на срещи

1. Не планирайте повече време, отколкото ви е необходимо. Повечето срещи са насрочени за цял час, когато трябва да бъдат максимум 20 минути, 30 минути или 45 минути.

2. Не насрочвайте „срещи за актуализиране“ - предоставянето на актуализация почти винаги може да се случи по имейл. Ако целта на срещата не е или да вземете решение или да завършите действие заедно, отменете го (или хубаво подкажете на шефа си, че може да не е необходимо).

3. Групирайте срещите си гръб-назад, за да не се налага да се превключвате от режим на срещи в работен режим твърде често или да се справяте с неудобно време между срещите, в които се чувствате, че не можете да направите нищо. Още по-добре, насрочете ден без срещи, така че да имате поне един ден, когато наистина можете да се потопите в фокусирана работа.

4. Ако се срещате с някой извън офиса, помислете дали наистина трябва да се срещнете лично. Може ли вашата цел да бъде постигната с телефонно обаждане или видеоконференция вместо това?

5. Бъдете невероятни инициативни относно воденето на срещи на път. Изпратете на всеки дневен ред за всяка среща и, ако разговорът излезе от темата, не се страхувайте да я въведете отново. Просто: „Нека да насрочим време, за да обсъдим това по-късно, ако е полезно, тъй като имаме само 10 минути, ”Работи перфектно.

6. Имате ли телефонна среща един на един? Тайно се стремете да го държите под 19 минути. Това ще ви помогне да поддържате приятелски чит-чат до минимум и да стигнете директно до точката. И ако разговорът продължава и продължава, дайте приятно извинение защо трябва да закачите (като твърда спирка или умиращ телефон).

Овладяване на управлението на времето

1. Изградете графика си въз основа на най-добрите времена за изпълнение на нещата. Знаеш, че сутрин си на място? Отделете това време за фокусирана работа и се опитайте да го освободите от срещи или разсейвания. Винаги удря затишие около 3 ч.? Планирайте един час тук всеки ден за безсмислени задачи.
2. „Не подценявайте силата на малки парченца време, за да свършите нещата. Вместо да губите 15 минути между срещите, измислете списък с малки задачи, които можете да изтриете за 15, 10 или дори пет минути: Отговорете на имейли, свържете се с контакт, свържете се с някои отрасли. “ Fast Company
3. Не сте сигурни накъде отива цялото ви ценно време? Използвайте тракер като Rescue Time или Toggl, за да поддържате раздели за това, което правите през целия ден. В рамките на седмица или две вие ​​ще започнете да придобивате представа какви са неудачните виновници - и ще можете да планирате атаката си за това как ще се отървете от тях.
4. Не бива да работите през целия уикенд, но опитайте да намерите няколко часа, за да почистите входящата си поща, да извадите по-малки, безмислени задачи и да започнете напред във всички насочени проекти. Правенето на това, докато гледате филм в неделя вечер, може да бъде чудесен начин да го направите, без да се чувствате сякаш вършите прекалено много работа.
5. Използвайте срокове и срокове в своя полза. Дори ако технически нямате краен срок за задача, задайте го за себе си. Като знаете, че имате само два часа, за да свършите нещо, ще ви помогне да не губите час от него в интернет.
6. Звучи контраинтуитивно, но не забравяйте да планирате много почивки през деня си. Най-продуктивни сме, когато имаме парчета съсредоточена работа, последвани от кратки почивки. Опитайте да използвате онлайн таймер, за да си припомните да станете от бюрото си, вземете лека закуска или малко вода или разговаряйте с колега за няколко минути, преди да се върнете към камъка.
7. Бюджетно ограничено време за любимите ви разсейвания. Знаейки, че ще трябва да прекарате 10 минути в Instagram, след като работите за няколко часа, може да ви помогне да не губите време за това сега. Плюс това използването на това като награда за усърдната работа може да ви помогне да останете мотивирани.
8. „Ако имате проблеми с продължаването на проект, накарайте да започнете, като пуснете тире. С други думи, определете определено време или определено количество работа по проекта, който трябва да свършите, преди да преминете към нещо друго. “ 43 Папки
9. „Винаги имайте задачи за архивиране. Има моменти, в които животът ще се опита да обезсили производителността ви: човек, с когото трябва да разговаряте, е недостъпен, интернет няма или просто не можете да се съсредоточите върху задачата. Винаги имайте други опции, така че да можете да свършите нещо дори когато не можете да завършите основната си задача. “ Управление на времето Ninja

   Справяне с разсейвания

10. „Изключвам компютъра си и оставям телефона си на странни места, които ми пречат незабавно да го намеря. Това гарантира, че съм прекъснат и присъствам напълно. И истината е, че знам, че мозъкът ми има нужда от почивка, иначе бизнесът ми ще пострада. “ Кристи Мимс, @revolutionsclub
11. Нуждаете се от бърза поправка, за да не ви разсейват колегите? Поп в слушалките. Това не е глупаво, но е много по-малко вероятно хората да се обърнат към вас с неотложен въпрос или клюки, ако изглеждате включени и изпълняващи задачи.
12. Когато се натъкнете на интересни статии, не позволявайте да ги четете сега, пречейки на вашата продуктивност. Вместо това използвайте услуга като Pocket или Instapaper, за да ги запишете да четат по-късно, когато имате повече време (като може би по време на пътуване).
13. Определяйте безпрепятствено интернет време всяка седмица. Докато голяма част от работата ни разчита на интернет, все още има неща, които трябва да свършим без нея - и това често са фокусираните задачи, които избягваме най-много. Изключвайте Wi-Fi за няколко часа всяка седмица, за да се потопите в тези задачи.
14. Бъдете агресивни по отношение на това как използвате социалните медии на работното място. В идеалния случай изобщо не бива да го използвате. Ако трябва, ограничете го до определеното от вас време за разсейване и деактивирайте автоматичното влизане, така че да имате бариера всеки път, когато изскачате във Facebook. Трябва да сте агресивни? Опитайте приложение като SelfControl, за да блокирате достъпа си през работния ден.
15. Спрете да се опитвате да мултитаска! Ние наистина не сме изградени за това и макар да изглежда, че все повече се справяте, в крайна сметка всичко ще ви отнеме повече време. Ако това е трудно за вас, прекарайте седмица или две агресивно моно-задачи.
16. „Точно като многозадачността, струпването претоварва сетивата ви и затруднява работата ви. Така че, ако откриете, че имате проблеми с фокусирането, огледайте бюрото си (и компютъра на работния плот), за да проверите дали някой от тях има нужда от малко подреждане. " Ooomf
17. Чувствайте се свободни да се изключите от колегите, когато имате нужда от фокусирано време. Ако използвате вътрешна система за чат, поставете съобщението си „Не безпокойте“, като уведомите хората, че работите върху нещо и кога ще бъдете отново на разположение. И ако имате действителен офис с врата? Затворете го, с приятна бележка отпред, обясняваща същото.
18. За краен фокус, уверете се, че никое от устройствата ви не е настроено да ви пингува, когато влязат нови съобщения. Дори нещо, толкова малко, колкото шум в телефона ви, може да бъде достатъчно, за да прекъснете продуктивен поток.