Как да архивирате имейли и папки в Gmail

Защо искате да направите резервно копие на имейлите си в Gmail? Gmail е надеждна услуга и не само случайно изтривате имейла си един ден, или решавате, че това е направено и анулирате профила си. Въпреки това, можете да запазите резервно копие на съобщенията си в Gmail само в случай, че искате да сте офлайн.

Един от най-лесните начини да запазите всичките си съобщения в Gmail офлайн е да ги изтеглите в имейл клиент, но също така можете да запазите конкретни съобщения, като ги изтеглите от програмата си за електронна поща и в друга папка. Някои други опции включват настройване на правило за препращане за изпращане на съобщения до друг имейл акаунт или използване на услуга за електронна поща за архивиране на електронни писма онлайн.

Използвайте имейл клиент, за да изтеглите имейлите си в Gmail

Ако използвате Outlook, Thunderbird или друг имейл клиент, вашите имейли вече се изтеглят на вашия компютър всеки път, когато получите ново съобщение. Вашият акаунт в Gmail и програмата, която използвате, обаче трябва да имат активиран POP, така че имейлите да не се изтриват, ако ги изтриете от Gmail.com.

Ето какво трябва да направите:

1. Активирайте POP в настройките на Gmail.
   1. Отидете наПрепращане и POP / IMAPв настройките на Gmail и се уверете, че POP е активирана.
2. Настройте Gmail в имейл клиента си, като използвате настройките на POP сървъра ( не IMAP ).
   1. Съобщенията се изтеглят автоматично и се запазват в папката по подразбиране, където се съхраняват всички имейли.
3. Копирайте имейлите някъде на сигурно място. Обикновено можете да направите това, като изберете имейлите, които искате да архивирате, и след това ги изтеглете от програмата и в папка.
   1. Можете да запазите имейлите в програмата си за електронна поща, за да можете лесно да ги преглеждате така, сякаш правите сега в имейл клиента си, но би било добра идея да ги копирате от програмата и да ги поставите някъде малко по-трудно случайно изтриете, например на външен твърд диск или в онлайн резервен акаунт.

Ако отидете на този маршрут, всички съобщения се показват в програмата за електронна поща, точно както винаги сте ги виждали. Откакто се използва POP, обаче, имейлите се запазват на компютъра ви през цялото време, дори ако изтривате съобщения от Gmail.com. те ще останат на компютъра ви, докато POP се използва.

Единственият недостатък при извличането на POP е, че ако компютърът ви бъде откраднат или повреден или локалните ви електронни папки станат повредени и нямате друг архив на друго място, вие сте загубили целия си архив.

Забележка: Можете също така да архивирате съобщенията си в Gmail с програма за IMAP имейл, но тъй като промените, направени на сървъра, се отразяват в IMAP акаунт, трябва да избягвате изтриването на съобщения от Gmail.com, ако искате да ги запазите на компютъра си когато ги изтриете от Gmail.com, програмата IMAP ще ги покаже и като изтрита).

Изтеглете архив от Google Takeout

Използвайте сайта Google Takeout, за да изтеглите еднократно архив на целия си профил в Gmail.

1. Отворете Google Takeout и влезте в профила си в Google, ако сте помолени.
2. Кликнете върхуИЗБЕРИ ВСИЧКИ , за да премахнете отметката от всяка опция в списъка (освен ако не искате да включите нещо друго в архива).
3. Превъртете надолу и намерете поща, и го включете, като кликнете върху бутона на разстояние отдясно.
   1. По желание кликнете върху стрелката до бутона и изберете кои имейл етикети искате да изтеглите, в противен случай ще получите копие от всеки имейл.
4. Превъртете до края на страницата и натиснетеСЛЕДВАЩИЯ.
5. Изберете опция за архивен формат от наличните три:
   1. Тип файл: избирам .zip или .tgz, Потребителите на Windows трябва да използват опцията ZIP, докато TGZ е най-подходящ за други операционни системи.
   2. Размер на архива (макс.): Изберете опция тук, колко голям искате всеки архив да бъде част от изтеглянето. В повечето случаи е подходящо ограничение от 2 GB.
   3. Метод на доставка: По този начин ще изтеглите резервното копие на Gmail. Можете да получите връзка по имейл, за да можете да изтегляте имейлите си в Gmail на компютъра си или да изберете онлайн опция за съхраняване на резервното копие в Google Диск, Dropbox, OneDrive или Box.
6. КликнетеСъздайте архив или (ако сте избрали опция на трета страна) LINK ACCOUNT И СЪЗДАВАЙТЕ АРХИВ​.
   1. Ще получите имейл, който ви казва кога е приключил, независимо от опцията, която сте избрали в предишната стъпка.

Архивните файлове на Gmail се показват във формат MBOX, който е много голям текстов файл. Програмите за електронна поща като Thunderbird могат да четат MBOX файловете. За много големи архивни файлове, вместо да се опитвате да анализирате текстовия файл, трябва да използвате програма за електронна поща, съвместима с MBOX.

Google Takeout предлага изглед на моментното състояние на вашия Gmail акаунт; тя не поддържа допълнителното архивиране, така че ще получите всичко, освен ако не се ограничите до конкретни етикети. Въпреки че можете да заявите архиви на Takeout винаги, когато желаете, използването на Takeout за извличане на многократни данни не е ефективно. Ако трябва да изтегляте данни по-често от веднъж на календарното тримесечие, намерете алтернативен метод за архивиране.

Използвайте онлайн резервна услуга

Backupify архивира лична информация от Facebook, Flickr, Blogger, Google Calendar и Контакти, LinkedIn, Twitter и подобни услуги. Предложете му безплатен 15-дневен пробен период, преди да се ангажирате да платите за услугата.

Друга възможност е да опитате Upsafe или Gmvault. Upsafe предлага безплатни хранилища до 3 ГБ (с безплатни опции за повече), докато Gmvault е проект с отворен код с мултиплатформена поддръжка и стабилна общност за разработчици.

Селективно архивиране с използване на правила за данни

Ако не се нуждаете от всички имейли, помислете за по-селективен подход към архивирането на имейли.

• Пренасочване на: Когато получите имейл, който знаете, че искате да го задържите, го препратете към архивиращ профил другаде, като друг профил в Gmail или дори друг в друг доставчик като Outlook или Yahoo акаунт. За да запазите копие на това, което изпращате, използвайте имейл адреса на другия профил в реда BCC на вашите изходящи имейли.
• Auto-пренасочване: Кажете на Gmail да копира или слепи копирането на всички получени имейли на конкретен имейл адрес.
• IFTTT рецепта:Уеб сайтът IFTTT създава рецепти (скриптове, които уточняват, че когато се случи X събитие, събитието Y трябва да следва), така че да можете да настроите конкретни действия в Gmail, за да задействате определена дейност. Рецепти IFTTT са особено полезни, когато трябва да зададете персонализирани правила и да използвате ресурси извън екосистемата на Google.
• Препратете към Evernote или OneNote: Настройте [email protected] псевдоним за импортиране на имейли директно в присвоен ноутбук OneNote или използвайте своя персонализиран имейл адрес Evernote за регистриране на съобщения в Evernote.

Мислете преди да архивирате!

Има цяла индустрия на резервни услуги, които предполагат, че трябва да направите резервно копие на имейлите си, за да не изчезнат завинаги.

Въпреки че Google може да изтрие профила ви за нарушение на условията на услугата или хакерът може да получи контрол над профила ви и да изтрие някои или целия архив, тези резултати са относително редки. Google, като доставчик на солидна електронна платформа на базата на облак, няма склонност да губи съобщения или да изтрива случайно сметки без причина.

Въпреки че може да имате основателна причина за архивиране на профила си, резервните копия обикновено не са необходими. Те всъщност могат да отварят вашите имейли за още по-голямо изтичане на данни, когато свързвате други продукти и услуги към вашите Gmail профилни инструменти, които може да не са толкова сигурни, колкото платформата на Google за облак.