Когато става въпрос за коучинг за работа, почти всеки разговор, който провеждам с клиент, включва темата за комуникацията. Мотивите могат да варират в широки граници: Някои хора искат да бъдат по-настойчиви, други се нуждаят от помощ при управление на конфликти, а на други им е трудно да говорят мнението си в групова обстановка.
Докато разсъждавам върху всички разговори, които провеждам, осъзнавам, че през повечето време не говорим за сложни идеи. Наистина основите за комуникацията на работното място изглежда изглеждат да изминат повечето хора.
И тъй като всички бихме могли да използваме доброто напомняне, ето петте най-добри неща, с които помагам на клиентите си, когато става въпрос за комуникация. Определете тези, над които трябва да работите, и започнете да ги премествате в зададения от вас днес разговор.
1. Спрете да казвате „Но“ и започнете да казвате „И“
Случва ли ви се някога да се хванете да казвате неща като: „Обичам тази идея, но трябва да го направим по различен начин?“
Веднага щом си кажете думата „но“, другият човек веднага забравя частта за това, че обичате идеята. Защото напълно сте го обезсилили с „но“ и всичко, което дойде след него.
Вместо това използвайте „и:“ „Обичам тази идея и мисля, че малко по-различен подход би бил най-ефективен.“
Чуваш ли разликата?
В книгата си Bossypants Тина Фей нарушава правилата за импровизация. Едно от тези правила е винаги да казвате „да и…“. Това показва уважение към това, което вашият партньор трябва да каже (дори и да не сте съгласни), помага ви да бъдете открит за действието и ви кани да дадете своя принос към разговора, като надграждате идеята на другия човек или добавяте свои собствени идеи. Същото важи и за общуването на работното място.
2. Придържайте се към фактите
Често ще чуя някой да направи изявление, което най-вероятно не се корени в действителност - като: „Тя ще ме вземе“, „Шефът ми ме мрази“ или „Знам, че съжалява, че ме е наела“.
Винаги отговарям с няколко въпроса: „Това факт ли е? Тя каза ли ви това или правите заключение въз основа на наблюдения? “
Ефективното общуване е достатъчно трудно; не добавяйте към него, като измисляте истории, които не се базират в действителност. Добрите комуникатори остават вкоренени във факти.
Не забравяйте, че фактите по всеки въпрос могат да бъдат съвсем различни от вашето възприятие за него. Може би начинът, по който виждате ситуация, е свързан с вашия уникален стил на работа, или просто, че шефът ви е напълно стресиран и го изважда от вас. Без значение какво, освен ако не разполагате с фактите, най-добре е да се въздържате от коментари в цветовете и да се съсредоточите върху достигането до основата на проблема.
3. Избягвайте „Отстояване на позиция“
Когато хората цитират проблеми на комуникацията на работното място, често по-малко става въпрос за комуникация и повече за защита на позицията си.
Например, да кажем, че две колеги, Меган и Джейсън, обсъждат проект. Меган казва: „Този проект затрупва екипа; имаме нужда от повече помощ. ”Джейсън казва:„ Ще успеем да се справим. Всички ще трябва да отделят допълнителни часове. “
Вместо да води смислен диалог за това, което определя всяко от техните наблюдения, Меган се разочарова, защото Джейсън „не я чува.“ И Джейсън смята, че Меган звучи като счупен запис, продължавайки с това колко е претоварена.
Това не е комуникация. Това защитава позицията.
От друга страна, страхотните комуникатори задават въпроси и се стремят да разберат всички страни на въпроса - вместо постоянно да повтарят своята страна на историята.
Например, Джейсън може да каже: „Кои части от проекта ви преувеличават?“ Или „Разкажете ми повече за това, което виждате като задръствания.“
И Меган може да каже: „Звучи, че имаме напълно различни виждания по проекта. Интересно ми е дали допълнителните часове наистина ще решат проблемите, които виждам “или„ Трябва ли да прегледаме обхвата на проекта и да се уверим, че допълнителните часове са реалистични за ресурсите, с които разполагаме? “
Виждате ли как просто проучването на идеите на другите може да ви помогне да се издигнете над разочарованието си и да ви стигне до по-високо място?
В емблематичния том 7-те навика на високоефективни хора , Стивън Коуви заяви: „Търсете първо да разберете, а след това да бъдете разбрани.“ Всички ние трябва да сме готови да разберем другия, доколкото искаме нашата собствена гледна точка да бъде разбрана.,
4. Използвайте безмълвието толкова стратегически, колкото използвате думите
Много разговори стават непродуктивни, защото участниците са твърде заети да се притесняват какво да кажат след това, за да се слушат наистина взаимно. За да коригирате това, стремете се да се възползвате от моментите на мълчание.
Въпреки че може да мислите, че мълчанието е отрицателно или неудобно, то обслужва разговора, като дава време на слушателите да обработят казаното и дава време на говорителите да организират мислите си, преди да отговорят - без да се чувстват прибързани.
И така, следващия път, когато водите диалог и той заслужава вашето пълно внимание, намерете възможност да практикувате мълчание. Прекарайте няколко допълнителни моменти, поглъщайки казаното и умишлено обмисляйки отговора си, преди да говорите. Научете се да цените и да използвате тези моменти на мълчание, вместо да се страхувате от тях - като начин за изграждане на по-добър диалог.
5. Включете активно другата гледна точка
Когато наскоро американски студент се завърна от стаж в голяма верига хотели във Великобритания, попитах го коя е най-предизвикателната част.
Той отговори, че е изненадан от огромното многообразие на работното място във Великобритания Всеки човек изглежда е дошъл от различна страна и говори с различен диалект.
Най-голямото предизвикателство, каза той, беше общуването с колегите му по начин, по който те наистина биха могли да го разберат. За да направи това, той трябваше да придобие представа откъде идват, колко добре говорят английски и назначената им работа. И обикновено това беше различно за всеки човек.
Какъв страхотен пример за комуникация с висока производителност!
За да могат хората наистина да ви чуят - и вие да ги чуете - трябва да разберете, че всеки носи филтри, убеждения, предположения, опит и културни влияния, които оформят своята гледна точка. Най-трудната част? Не можете физически да видите нито едно от тези неща.
Накратко, само защото казваш нещо, това не означава, че другите те чуват. На страхотните комуникатори е необходимо време, за да разберат откъде идват другите, независимо дали това е повлияно от културни, професионални или лични фактори. След като разберете тези различия, можете да общувате по начин, който повишава способността ви да бъдете чути.
Възможно е да се родят страхотни комуникатори, но те също са създадени. Опитайте да използвате поне една от тези стратегии тази седмица и вижте как можете да повишите ефективността на комуникацията си. Вашите колеги ще забележат и вие ще намерите нова увереност и ниво на удовлетвореност от работата си.
