В света на претоварването на имейли наистина ли е изненада, че нашите личности си проправят път как реагираме на съобщенията?
Може би вашият шеф, този, който ви кара да се чудите дали инжекционното еспресо е нещо, е в състояние да върне отговор в рамките на секунди след като натиснете „изпрати“ - това ви кара да се чудите още веднъж дали някога е прекарал момент без включване.
Въпреки че обичате непосредствеността на отговорите му, вие също знаете, че не можете да възприемете неговия стил, въпреки най-добрите ви намерения. И това е така, защото сте методичен и непоколебим човек - което се преобразува във вашето равномерно персона за входяща кутия.
Интересувате се къде попадате в света на личностите по имейл? Ето петте най-често срещани типа, на които ще попадате във всяка пощенска кутия. Може би ще се видите?
1. Демонът на скоростта
Известен сте като човек, който никога не оставя никого да виси - дори и за един час (освен ако не сте на обяд, разбира се, но дори и тогава очите ви са залепени за телефона ви). Веднага щом влезе имейл, вие сте на него и ципирате отговор.
Макар че е чудесно, че сте отгоре на съобщенията си, ако го използвате като заместител на истинската работа, която избягвате, това е проблем. Удовлетворяващо е да изчистите опашка, но ако все още сте се включили във входящата си поща осем часа по-късно, може да сте пристрастени към изпълнението на лесната задача за изстрелване на отговори, а не да се гмурнете в истинската работа, която изисква реална мозъчна сила.
2. Гъстърът
О, как бих искал да кажа, че „призрака“ съществува само при запознанства, но истината е, че тази практика е доста често срещана и в професионалните среди; всъщност това продължава, докато си кореспондираме един с друг. Но сега, с всички цифрови неща и следователно незабавно, не можете да обвинявате липсата на отговор на липсващ пощенски камион или дори лоша връзка за набиране - това просто не са законни извинения.
Вие сте виновни за това, че сте човекът, който предпочита да оставя имейли - особено такива, на които не сте сигурни как да отговорите - да мърда във входящата си поща. Не се заблуждавайте, че мислите, че някой купува вашето „случайно го оставих в папката с чернови“, обосновка.
Така че ще кажа това, което вероятно вашите колеги биха искали да ви кажат: Всеки отговор, (и почти всеки) е по-добър от пълното радио мълчание. Дори бързата бележка „Разбрахте, работейки върху детайлите!“ Е по-добре, отколкото да оставите екипа си да се чуди дали въпросът им изпадна в пълна черна дупка.
3. Случайният включител
Винаги има нещо в новините за реакция - всички ситуации с катастрофални резултати. И ако сте виновен за това веднъж или два пъти, няма голяма работа.
Но когато свържете екипа си във всичко, което получавате, без да проверявате дали всъщност е от значение за вашите колеги, рискувате не само да дразните колегите си, но и да загубите своята релевантност.
Въпреки че внимателно и внимателно от вас се опитвате да включвате всички през цялото време, помислете за факта, че много хора биха предпочели да достигнат скорост по-късно, когато е необходимо действително да допринесат.
4. Отсъстващите
Може би ви харесва да излъчвате мистерия относно местонахождението си. Или може би просто сте обичайно виновни, че сте забравили да включите и изключите автоматичния си отговор. Който и да е, вашите чести ваканции, болни дни или смътно дефинирани отсъствия правят вашите колеги ревниви, разочаровани или напълно нахранени. Когато сътрудниците видят този автоматичен отговор - отново! - те са принудени да пропуснат да поискат вашия вход и да преминат към следващия човек.
Ако искате да повишите доверието и уважението на колегите си, направете си услуга и помислете два пъти, преди да пуснете излишен отговор извън офиса. Може би вашата поправка е приспособяването на съобщението към вашата точна ситуация и поддържане на абсолютния минимум на автоматичния отговор „включен“.
5. Създателят на грешката
„Ами сега, извинявай! Ето прикачения файл. "
Звучи ли ви познато? Може би сте просто бърз и не можете да помогнете да изтриете имейл, само за да разберете по-късно, че сте забравили една важна стъпка, за която сте напомняли, когато шестима от вашите колеги ви пингват за слайда, който сте забравили добавите.
И често се озовавате с 65 различни вериги за електронна поща, защото сте забравили да отговорите на два от три въпроса на вашия ръководител или сте оставили последния въпрос в HR проучването.
Необходимостта от скорост трябва да се провери на пословичната врата, когато изхвърляте тези отговори. Само защото се опитвате да излезете през вратата, това не означава, че е добре да се втурне и впоследствие да изрежете небрежни отговори. Направете услуга на колегите си (и вашата пощенска кутия) и проверете три пъти дали сте отговорили на всеки въпрос и прикачихте всички подходящи документи, преди да изстреляте отговор.
Така че, може би сте го направили чрез този списък и можете да посочите колега (или шеф) за всеки тип, но не и за себе си. Е, поздравления! Избягвате някои от по-често срещаните навици и това е причина да се потупате по гърба.
Но преди да се освободите напълно от куката, не забравяйте за някои по-малки неща, които могат да ви накарат да изглеждате по невнимание по-малко уверени или по-груби, отколкото възнамерявате. Никой не очаква да сте суперзвезда по имейл, но има много причини да се опитате да се подобрите, особено след като забележите собствените си недостатъци.
