Нека бъдем истински. Фактът, че Gmail ви позволява да разделите входящата си поща в пет подпапки, може да означава само едно: повечето имейли, които получаваме, са пълни глупости. И когато изпращате бележка на колега, шефа си или мениджър по наемането, най-вероятно ще кацнете някъде между нещо критично и спам на Viagra или GIF от BuzzFeed.
И така, как да се уверите, че съобщението ви ще бъде забелязано и по-важното - четете? Поставете се в обувките на получателя си и се уверете, че всеки имейл, който напишете, отговаря на тези пет въпроса.
1. Защо трябва да отворя това?
Темата ви е идентификационният номер на обаждащия се в имейла ви - той ще определи дали на него ще получите отговор или игнориран. Направете го конкретен и директен, така че вашият получател да знае точно какво да очаква от съобщението. Ако се нуждаете от вашия колега, който да ви даде обратна връзка до вторник, не погребвайте бележка в последния ред. Озаглавете имейла си „Отговор до вторник: бележки от днешната среща“, вместо „Ей“ (което е еквивалентът на имейла на слушане „трябва да говорим“).
Ако кандидатствате за работа, използвайте ключови думи като името на длъжността или опита си, за да изпъкнете. Написването на „Мениджър на общността с 4 години опит“ е кратък и сладък начин да предложете пълномощията си отпред.
2. Кой си ти?
Ако пишете на някого за първи път - например мениджър по наемането или някой, когото сте чули да говори по време на събитие, но не сте се срещнали - ще искате да установите връзка възможно най-бързо. Например, преди да напиша студен имейл до компания за открити позиции на свободна практика, научих, че двамата с основателя и двамата сме посещавали един и същ колеж. Поставих „Yale alum“ както в моята тема, така и в първото изречение от моя имейл; Получих отговор и насрочих интервю в рамките на 48 часа.
Използвайте каквото и да е общо за вас - училища, взаимни приятели или интереси, професионални сдружения -, за да уведомите получателите, че си заслужава да се свържете. Или ако работите в голяма компания и се свързвате с изпълнителен директор, с когото сте се срещали преди, бързото напомняне за това кога и къде сте се свързали за последен път, ще ви помогне да променяте паметта й.
3. Какво ви трябва?
Ето защо пишете на първо място! Сега е моментът за голямото обяснение, нали? Все още не. Целете да сте ясни и непреодолими в едно или две изречения. По време на работата си помислете за имейла си само като за кратък първоначален контакт, който може да настрои разговор на живо по телефона или лично, ако е необходимо повече обяснение.
Това е особено вярно за студени имейли, когато получателят не очаква вашето съобщение. Ако пишете да поискате среща на кафе, бъдете конкретни, но оставете място за интриги. Например, напишете „Бих искал да споделя това, което съм научил в маркетинга на съдържанието, както и да науча как мога да допринеса за вашите текущи проекти.“ Запомнете: Зает хора не искат мозъка им да бъде „избран“, те искат за да станете по-умни чрез обмен на идеи.
4. Какво има в мен за мен?
Мислете за своя имейл като за транзакция: Това, което искате от вашия получател, трябва да й се възползва толкова, колкото ви е от полза. В работата всички търсим одобрение от нашите колеги, мениджъри и клиенти. Как може това, което искате, да помогне на получателя ви да го постигне? Бъдете изрични с фрази като „Мога да бъда актив за вашия екип“, „Това може да ви помогне да представите по-ясно вашите идеи“ или дори „отзивите на клиентите показват, че те търсят решения като тези“.
5. Ще го оцените ли?
С толкова безлични имейли, които пристигат във входящите ни пощенски кутии всеки ден, направете вашите изпъкващи, като покажете малко човечност. Независимо дали се обръщате към колега или студен контакт, вие молите времето на това лице да проследи внимателно вашия имейл. Покажете, че оценявате усилията, като се изпишете с „благодаря“ или „искрено“ (сериозно, „най-доброто“ е твърде объркващо). Малко етикет ще измине дълъг път до получаването на желания от вас отговор.
Запазете тези въпроси в бележка след него и проверете съобщенията си срещу тях, преди да ги изпратите. Не само ще овладеете занаята за електронна поща, вие ще бъдете дяволски добър комуникатор във всяка професионална обстановка.
