Ако сте като много от 9 до 5 години, вероятно прекарвате по-голямата част от деня си в изпращане на имейли, а останалата част от тях следвате.
Ако просто можете да получите въпроса си или да получите тази обратна връзка относно вашия доклад по някакъв начин навреме, можете да булдозирате списъка си със задачи и да го повикате ден преди привечер. Но вместо това вашият имейл без отговор е погребан в препълнената кутия на мениджъра ви и вие оставате отчаяни в кабината си, сериозно обмисляйки SOS сигнал. Какво правиш?
Преди да натиснете „изпрати“ на друг имейл за чекиране, променете темата с всички главни букви и залепете този любим червен възклицател, използвайте тези съвети, за да го оправите първия път.
1. Направете го Snappy
Чувате този съвет, когато става въпрос за всички форми на комуникация, но бързото изпращане на съобщението ви е особено важно за имейла. Дългите блокове текст изглеждат обезсърчаващи за четене, особено за мениджърите, които постоянно са затрупани със съобщения. Ако съобщението е твърде дълго, рискува да бъде изтласкано и преразгледано, когато има повече време (което в много случаи никога).
Мислете за кратко, осезаемо и точно. Използвайте куршуми или списъци, където можете. Съхранявайте параграфите си на четири до пет реда всеки, така че да са лесни за преливане - трябва да видите много бяло пространство в полето за съобщение. И ако това е твърде трудно, това може да е знак, че се опитвате да покриете твърде много теми в един имейл. Придържайте се към една тема на имейл и изпращайте други под отделна корица.
2. Разгледайте всички потенциални въпроси и запитвания
В същото време искате да бъдете достатъчно задълбочени в имейла си, че няма място за неправилно тълкуване или нужда от получателя ви да поиска повече информация. (Последното нещо, което искате е най-накрая да получите този отговор - и вместо да получите решение, получавате въпрос!)
Така че, предвидете въпросите, които може да получите преди време, и им отговорете. Например, ако се нуждаете от шефа си да избере място за предстоящо събитие, предоставете връзки към уебсайтовете на ресторантите или хотелите, прикачете снимки на пространствата, които знаете, че ще искате да видите, и включете сравнение на разходите за опциите,
Запомнете: колкото повече работа вършите за оригиналния имейл, толкова по-малко работа ще трябва да свършите, следвайки него.
3. Вземете конкретни в темата
Напишете подробни редове за тема, така че получателят да има ясно разбиране на проблема и призив за действие в тялото на имейла. Пропуснете неясни фрази като „Въпроси за вас“ и „Страхотна идея за срещата“ и вместо това използвайте нещо като: „Необходима обратна връзка: Елементи от дневния ред за срещата с бюджета за Q1“.
Тази стратегия също ще ви помогне да търсите лесно съобщението във входящата си поща, ако получателят ви се обади за обсъждане, а не да пише обратно по имейл.
4. Маркирайте предметите за действие
Ако получавате повече от една точка или задавате повече от един въпрос в имейла си, уверете се, че тези елементи се открояват от останалата част от разказа, като ги поставите с удебелен шрифт, маркирайте ги или ги подредете в списък с букви. Контрастът естествено привлича погледа на получателя към месото на съобщението (парчето, което не можете да им позволите да пропуснат!) И е перфектното ръководство за скимери, които ускоряват електронната поща.
5. Олово с броя на нуждите
Колко е разочароващо, когато сте представили редица опции в имейла, от които получателят да избира, само за да получите отговор, който казва: „Звучи добре!“? За да избегнете това, уверете се, че целите ви са ясни от първото движение. За имейли, които включват повече от един въпрос, обърнете внимание на броя запитвания в първия ред на съобщението, така че получателят да знае точно колко да търси и да адресира. Ако поръсите въпроси в цялото съобщение, рискувате получателя да пренебрегне съответната информация.
6. Знайте кога да вземете телефона
Ако смятате, че темата ще изисква (или изисква) множество имейли без краен изглед, пропуснете или спрете дискусията по имейл напълно. Някои бизнеси се управляват най-добре по телефона или лично, особено когато логистиката или отношенията са сложни. Всъщност, вашето желание да излезете зад електронната завеса е не само най-ефективно в тези случаи, но също така показва увереност и инициативност.
Ако желаете и се надявате, вашите съобщения няма да бъдат отворени, но прилагането на тези съвети ще. И ако можете да накарате имейлите да се откроят и да спрете да въртите колелата си при последващи действия, просто помислете - всъщност може да имате още време.
