Аз не съм математик, но бих преценил, че получавам между 100 и четири милиарда имейли на ден. И колкото и да искам да отговоря на всеки един, това просто не е възможно. Не, ако искам да правя други неща с живота си, като например да мине през списъка със задачи и да осъществя контакт с очите с други хора.
И така, как да реша кой получава отговор и кой се губи във входящата ми поща? Е, облякох костюма си на Бог, затварям очи и виждам какво ще стане.
Шегувам се, че този хак за производителност се оказа тотален удар. Вместо това работя чрез съобщенията си с най-добри намерения. Акцент върху най-добрите намерения, защото предметите се промъкват през пукнатините. И ако го правят, обикновено по следните причини:
1. Не сте взели предвид моята наличност
Виждам това изскачащо и си мисля „Сигурно!“ Отварям прикачения файл и виждам, че е 65 страници. И това е приблизително 64 повече страници, отколкото мога да прочета в 10-те резервни минути, които имам днес.
В идеален свят бих изчистил графика си, да развия умението да удвоя скоростта на четене и да ви дам най-ярката си обратна връзка. Но е много по-вероятно да предположа, че ще успея да намеря време в някакъв момент, след това няма да мога да го направя и след това да не си спомням да получа бележката ви, докато срещата ви не приключи.
Веднага щом разберете, че ще искате нечии „мисли“, изпратете това: Ще се радвам да получите отзивите ми за презентацията на 65 страници преди следващия петък. Знам, че това е много за четене, така че ме уведомете кога ще е подходящ момент да го изпратя.
2. Изобщо не сте поискали нищо
Казахте, че вашата презентация за следващата седмица е тук. И наистина, точно тук е приложено към това съобщение, както е обещано.
Но всъщност не съм сигурен какво имаш нужда от мен сега. Искате ли обща обратна връзка? Потвърждение, че го видях? Може би намигващо лице емоджи?
Всеки един имейл трябва да включва следваща стъпка (дори ако това е „не е нужен отговор“). Никога не искате да оставите получателя да си мисли „Хм, добре, благодаря?“
Опитайте това за размер: Ето моята презентация за следващия петък. Бих се радвал на вашия опит в избора на подходящ SFW мем. Кажете ми дали имате някакви идеи!
3. Не разяснихте защо бях поканен в партията на ЦК
Здравей, здравей, защо съм тук? Въпреки че винаги е чест да бъда включен в това, което вероятно ще се превърне в непрекъсната електронна верига за електронна поща, която преследва мечтите ми, аз виждам това и веднага съм объркан. Това е първият път, когато чувам за този проект и без никакъв контекст мога да заключа приблизително нищо за това, защо съм вграден в плен.
Вместо да „пускате хора в” и да се надявате те да разберат, разкажете какво бихте искали от всички: Джени: Работи ли по-долу времевата линия за вашия екип за създаване на SFW мемове? Том: Можете ли да проверите отново дали всъщност са безопасни за работа?
4. Не сте използвали дата на плащане
Въпреки че ще имам всички намерения да отговоря на това, вероятно няма да го направя. И това не е, защото поискахте да вземете назаем котка без абсолютно никакъв контекст. Но по-скоро, защото преди дори да мога да помисля как да отговоря, трябва да се върна към всички, които попаднаха във входящата ми поща с ясен срок. Така че този ще продължи да се сблъсква в списъка ми, докато не забравя какво дори означава „изпрати подробности за котка на Дейв“.
Направи си услуга и хвърли във времето или датата, от която се нуждаеш от отговор. Това е толкова лесно, колкото можете ли да ме уведомите до четвъртък следобед, ако имате котка, която мога да заема за представянето си в петък?
5. Не сте използвали достатъчно думи, които познавам
Няма да отговоря на това, защото не мога да отговоря на това.
Частично защото дори не знам откъде да започна в отговора си и отчасти защото не съм сигурен дали това ще доведе до вирус от какъвто и да е робот да ви е хакнал пощенската кутия.
Бързо дайте имейла си и се уверете, че всяка дума има поне една гласна. Добре, добре, зает си - уверете се, че повечето думи правят.
С много рядкото изключение, вашите колеги не са против читатели. Нито са перфектни. Те са просто хора като теб, които се опитват да останат на върха на входящата си поща, докато си вършат работата, докато дебатират какво ще ядат за вечеря, защото обядът беше преди час и отново са гладни (о, само аз?).
Въпреки че не мога да гарантирам, че ако се запознаете с всичките ми препоръки, ще получите 100% отклик, това ще ви даде много по-добър резултат. И ако можете да получите това, като напишете няколко допълнителни думи, защо да не го вземете?
Оставих ли нещо навън? Кажи ми в Twitter!
