На последната ми работа един от старшите членове на екипа беше известен с изпращане на имейли по всяко време на деня или нощта. Не беше необичайно да си лягам в 23 ч. И да се събудя с празна входяща кутия, освен за нея, един изключително кратък и мейл адрес. Въпреки че никога не се е обръщала към мен по име и всъщност рядко включваше какъвто и да било вид поздрави преди директния си въпрос, тя някак си никога не успя да звучи грубо или взискателно.
Заедно с „благодаря!“, Следвайки каквото и да се нуждае от отговор, тя винаги подписваше името си с x. Сега, x, както несъмнено знаете от любовното писмо, което затваря „xoxo“, обикновено представлява целувка; в сценария на работното място обаче това е просто приятелски жест, далеч по-малко официален от затварянето с „Най-добър“ или „С уважение“.
Бъдете уверени, че този понастоящем популярен подпис не е единственият начин да спасите кратките си съобщения от звучене грубо; всъщност има поне пет лесни начина за поддържане на вашите имейли учтиви, независимо колко или няколко думи пишете. Няма да искате да прилагате всички пет от тези идеи всеки път и които ще използвате ще зависи много от вашата аудитория и вашите отношения и ниво на комфорт с тази аудитория, но те са добри насоки. И те, надяваме се, ще ви спестят време и енергия, за да можете да се съсредоточите върху по-важните неща.
1. Използвайте възклицателни точки
Но не твърде много. Доста съм изключен, когато всеки един ред завършва с удивителен знак. Нямате еднакво силни чувства към всичко, което казвате. Дори не ме карайте да включвам две или три, за да затворя едно изречение или идея (спестявам тези за текстови съобщения с моите приятели и вие също трябва). Изберете разумно своите висококачествени прекъсвания и моля, проявете сдържаност.
Опитайте тази:
Изпратено от външната ми памет.
Преди да изпратите каквото и да било, помислете с кого общувате и помислете за начините да го поддържате кратко според това къде се намирате в дискусията. Имайте предвид: След като се върнете напред-назад, обикновено можете да изпуснете поздрава и подпис изцяло.
Едно нещо, което също си струва да се спомене, е важността да се обърне внимание на това, което отговаряте. Кратките отговори могат да бъдат груби, ако просто отговорите с „Звучи добре!“ Ако той заслужава отговор на въпрос или някаква обратна връзка, тези две думи ще бъдат трудни за усвояване на приемника, със или без удивителен знак.
Долен ред: Познайте аудиторията си и по всякакъв начин изпратете подробни параграфи, ако ситуацията изисква това, но се съсредоточете върху многото случаи, когато късите също могат да бъдат сладки.
