Работите по голям проект и сте блокирали няколко часа, за да го наистина избиете. Но точно когато влизате в зоната, шефът ви спира, за да се откаже от някои документи. Тогава вашият колега идва да разговаря за срещата през следващата седмица. Телефонът ви звъни. Вашият имейл озвучава. Вие се сблъсквате с едно прекъсване след друго. И когато най-накрая се върнете към вашия проект, всичките ви блестящи нови мисли (да не говорим за мотивацията) отдавна са изчезнали.
За съжаление, управлението на тези прекъсвания не е толкова лесно, колкото затварянето на вратата на вашия офис (просто попитайте колегата мислене „трябва ли или не трябва да почукам?“) Или да кажете на колегите си да си отидат. (Натрупах малко репутация на предишна работа заради поглед на смъртта, който дадох, когато бях прекалено зает за чат - да кажем, не най-добрият подход.)
Но както научих, има някои прости, ефективни начини да се преориентирате след прекъсвания или, още по-добре, да ги предотвратите на първо място. Използвайте следните идеи, за да спрете непредвидените почивки да ви изхвърлят от играта.
Избягване на прекъсванията
Най-добрият начин за минимизиране на прекъсванията е да се предприемат някои проактивни стъпки, за да се избегнат. Преди да започнете голям проект, опитайте тези подходи, за да сте сигурни, че действително получавате продуктивното време, за което сте планирали.
1. Общувайте със своите колеги
Бутонът "Не безпокойте" на вашия телефон не е само за украса, подобно на съобщението ви извън офиса не е само за почивка. Затова се възползвайте от тази персонализираща се технология и настройте съобщения, за да уведомите колегите си, че няма да имате достъп. Променете отговора си извън офиса, за да кажете, че утре ще отговаряте на имейли. Блокирайте времето си в календара на Outlook като „Недостъпно - Име на проекта“, така че добронамерените колеги няма да изберат това време, за да спрете за чат. И не се страхувайте да DND телефона си. Неотложните съобщения могат да стоят в гласовата поща няколко часа и ако някой има нужда от вас, ще дойде да ви намери. (Забележка: Този подход не работи, когато го правите всеки вторник. Използвайте го само за големи, чувствителни към времето проекти.)
3. Имайте Go-To Fraza
Възможно ли е да се предотврати прекъсване, когато някой буквално се приближи до бюрото ви? Не искате да я игнорирате или да я отрежете, за да обясните колко сте заети, така че ключът тук е да я освободите: Имайте фраза, която винаги използвате, за да започнете (и приключите) разговор, когато сте твърде зает да говори. Когато видите някой да се приближава към вас, кажете: „В момента съм сред нещо - мога ли да се свържа с вас утре?“ Или „В момента съм преплуван, можете ли да ми изпратите молба за среща?“ Това По този начин, тя знае, че последващите действия са във вашия списък със задачи, но сега не е подходящото време.
Префокусиране след прекъсване
Разбира се, въпреки че можете да сведете до минимум прекъсванията, не винаги можете да ги избегнете напълно, особено когато възникне проблем, който е чувствителен към времето. Когато неизбежното се случи, ето как бързо да се върнете на път.
1. Ако сте мозъчна атака
Да речем, че мислите чрез предстояща кампания или начин да се обърнете към потенциална партньорска организация, когато пристигне спешен имейл. Сега какво? Въпреки че първият ви инстинкт може да е да откажете всичко и да реагирате, опитайте се да направите пауза за 20 секунди и да запишете шепа ключови думи, за да не загубите идеите си изобщо. Ако е полезно, включете стрелки за това как се свързват или други символи, за да прехвърлите паметта си. Не е нужно да изглежда красиво или да има смисъл на никой друг - важното е само, че можете да съберете мислите си, когато седнете назад, за да работите.
2. Ако пишете
Едно от най-смущаващите неща, когато се безпокоите, когато пишете, е усещането, че сте имали ритъм и сега сте го изгубили. Вместо да очаквате да вземете мястото, където сте престанали, отделете няколко минути, за да се върнете назад и да прочетете последните няколко абзаца, които сте написали. Използвайте това време, за да си направите ментални бележки за това, което сте мислили или накъде следвате, и оставете те да ви водят обратно.
3. Ако не можете да фокусирате отново
Понякога префокусирането просто не е възможно. Може би сте на ръба за това, че сте обезпокоени (пожарна аларма, днес - наистина?) Или просто се чувствате така, сякаш сте загубили моджо. В този случай не го насилвайте. Оставете си малко време да декомпресирате и да се изправите, да се разхождате или да отидете да вземете чаша кафе. Това е пространство за вас да се облекчите отново да мислите за проекта (или да се оставите да се разсеете напълно, ако е необходимо), така че ще можете да започнете ново, когато се върнете на бюрото си.
За съжаление се случват прекъсвания, така че е важно как се справяте с тях. Бъдете инициативни и имайте няколко интелигентни стратегии, за да се върнете на пътя и ще бъдете по-продуктивни (да не говорим за по-малко плашещи за колегите си).
