Дори когато вашите имейли не изискват незабавен отговор, някои хора смятат, че го правят.
Така че, когато сме извън мрежата за няколко часа - може би поради назначаване на лекар или среща без лаптоп - хората започват да се питат дали сме живи и здрави (и по-важното е в техните глави, защо не сме връщане към тях).
Ето защо съобщение на OOO идва удобно! Сериозно - не е само за това, когато сте на почивка. Те могат да помогнат за намаляване на удара, когато имаш нуждаещ се клиент или заяждащ служител, и те гарантират, че ще се върнеш бързо при хората, дори ако е просто да им кажеш, че ще отговориш по-късно.
Ето шест изненадващи случая, които трябва да използвате един (и шаблони, за да изработите това перфектно професионално съобщение):
1. Когато пътувате (за работа)
Така че вие сте на повикване, но не можете да вземете телефона си, защото, добре, стюардесите ви казаха да не го правите. Използването на съобщение на OOO може да уведоми хората, че сте получили имейла им, да разбере, че е важно, и ще се свърже с тях веднага щом кацнете.
Здравейте,
3. Когато сте в лош обхват на Wi-Fi
Няма нищо по-досадно от получаването на въртящото колело, докато натискате изпращане на решаващ имейл. Слагайки OOO, вие показвате, че се опитвате да реагирате, но буквално не можете.
Здравейте,
4. Когато имате (дълго) назначение
Само в случай, че назначението ви при зъболекар изтича през обяд, облечете се с OOO, така че хората да знаят, че сте без комисиона.
Здравейте,
5. Когато правите работа с главата надолу
Всички знаем, че имейлът може да бъде сериозен убиец на производителността, така че ако ви се струва подходящ във вашия офис, не се колебайте да използвате OOO, за да кажете на другите, че се опитвате да се съсредоточите и по този начин да не проверявате съобщенията си в продължение на няколко часа.
(Преди да направите това обаче, консултирайте се с шефа си, за да се уверите, че няма да повлияе на работните процеси.)
Здравейте,
6. Когато е извън работно време
И ако установите, че клиентите не спазват вечерите или уикендите ви (и в описанието на работата ви е ясно, че няма нужда да сте на разположение тогава), опитайте да използвате този, за да ги обучите да се свързват с вас само в работно време. Отново бих се обърнал към шефа ви, за да се уверите, че това е позволено.
Здравейте,
Използването на съобщение на OOO за светски (но отнемащи време) ситуации не само ще улесни всички притеснения на вашия контакт, но ще гарантира, че поддържате своята звездна онлайн репутация. Плюс това ще ви помогне да създадете по-здравословни навици за електронна поща - тъй като разбирате, че повечето имейли не са наистина спешни, няма да ви е необходим OOO, за да знаете, че е добре да не реагирате веднага.
