Извършете обединяване на поща от Microsoft Word отвътре в Excel

Използване на MicrosoftСъвпадение по пощата можете да изпратите един и същ документ с леки промени на голям брой получатели. Терминът "сливане" идва от факта, че един документ (например писмо) се обединява с документ с източник на данни, например електронна таблица.

Данните за този урок могат да се компилират с повечето версии на Microsoft Excel, включително 2007, 2010, 2013, 2016 и Office 365.

Функцията за обединяване на поща на Microsoft Word е съвместима с Word 2010, 2013, 2016 и Office 365.

Думи Съвпадение по пощата функцията работи безпроблемно с данни от Excel. Докато Word също ви позволява да създадете източник на данни, опциите за използване на тези данни са ограничени. Ако вече разполагате с данните си в електронна таблица, няма смисъл да въвеждате отново цялата информация в източника на данни на Word.

Подготовка на данните за събиране на поща

Теоретично можете да използвате всеки работен лист в Excel в функция за сливане на Word пощата без специална подготовка. Трябва обаче да отделите известно време, за да подготвите работния лист, за да оптимизирате процеса на обединяване на пощата.

Организирайте данните за електронни таблици

Вашите данни в Excel трябва да бъдат организирани с лекота редове и колони, Помислете за всеки ред като единичен запис и за всяка колона като поле, което ще вмъкнете във вашия документ. Ако имате нужда от опреснител, проверете урок за въвеждане на данни в Excel.

Създайте заглавна редица

Създайте заглавен ред за листа, който възнамерявате да използвате за обединяването на пощата. Азаглавния ред е ред, съдържащ етикети, които идентифицират данните в клетките под него. Excel може понякога да бъде финиширано за разграничаване между данните и етикетите, затова ги правете ясни, като използвате удебелен текст, клетъчни граници и клеймо засенчване, които са уникални за заглавния ред - това гарантира, че Excel го различава от останалите ваши данни.

По-късно, когато обединявате данните с главния документ, етикетите се показват като имената на полетата за сливане, така че няма объркване относно това, какви данни вмъквате в документа си.

Добра практика е етикетирането на колоните във вашата електронна таблица в Excel, тъй като това помага да се предотврати грешката на потребителите в бъдеще.

Поставете всички данни на един лист

Данните, които възнамерявате да използвате за обединяване на пощата, трябва да са на един лист; ако се разпространява в няколко листа, трябва да комбинирате листовете или да извършите няколко сливания на поща. Също така се уверете, че листите са ясно наименувани, тъй като трябва да изберете листа, който възнамерявате да използвате, без да го виждате.

Асоцииране на източник на данни в обединяване на поща

За да свържете вашата подготвена електронна таблица с вашия Word документ:

1. Кликнете върху Mailings раздел от панделка.

2. Изберете Стартирайте обединяване на поща за достъп до падащия.

   Тъй като ще напишем нашите данни в писмо за този пример, ще изберем писмо опция от падащия.

3. Изберете Изберете Получатели за достъп до падащия.

   Искаме да импортираме данните си от запазен работен лист на Excel, затова изберете Използване на съществуващ списък … опция.

4. От диалоговия прозорец, намерете и изберете вашия Excel файл.

   Кликнете Добре за да продължите.

5. От Изберете Таблица диалогов прозорец, изберете листа с вашата маса и кликнете върху Добре бутон.

   Ако вашият Excel има заглавки на колони, уверете се Първият ред от данни съдържа заглавки на колони опцията е проверена.

6. КликнетеДобре.

Сега, когато източникът на данни е свързан с основния документ, можете да започнете да въвеждате текст или да редактирате документа си в Word. Не можете обаче да правите промени в източника на данни в Excel. Ако трябва да направите промени в данните, трябва да затворите документа в Word, преди да можете да отворите източника на данни в Excel.

Вмъкване на полета за сливане в документа

1. Кликнете върхуПоставете поле за сливане на лентата с инструменти за обмен на поща, за да отворитеПоставете поле за сливане падащия.

2. Маркирайте името на полето, което искате да вмъкнете от списъка, и кликнете върху негоInsert.

Преглед на документи за сливане по пощата

Когато вмъквате полета за сливане в документ, Word не пренася форматирането на данните от източника на данни. Ако искате да приложите форматиране, като курсив, удебелен шрифт или подчертаване, трябва да направите това в Word.

Ако преглеждате документа с полета, изберете двойните стрелки от двете страни на полето, към които искате да приложите форматирането. Ако преглеждате обединените данни в документа, маркирайте текста, който искате да промените.

Всички промени във форматирането се извършват във всички обединени документи, а не само в индивидуалните.

Преглед на сливането на документи

За да визуализирате обединените документи, щракнете върхуПреглед на обединените данни в лентата с инструменти за обмен на поща. Този бутон работи като превключвател, така че ако искате да се върнете обратно към изгледа само на полетата, а не на данните, които съдържат, кликнете върху него отново.

Придвижете се чрез обединените документи, като използвате навигационни бутони на Съвпадение по пощата панделка. Те са от ляво на дясно:Първо записване, Предишен запис, Отидете в записа, Следващо записване, и Последно записване.

Преди да обедините документите, прегледайте ги всички или колкото можете, за да се уверите, че всичко е обединено правилно. Обърнете специално внимание на пунктуацията и интервалите около обединените данни.

Финализирайте документа за обединяване на пощата

Когато сте готови да обедините документите, имате два избора.

• Обединяване на принтера: Първата е да ги слеете с принтера.Ако изберете тази опция, документите се изпращат на принтера без промяна. Можете да се слеете с принтера, като кликнете върхуОбединяване на принтера лента бутон.
• Обединяване в нов документ: Ако трябва да персонализирате някои или всички документи (въпреки че би било разумно да добавите поле за бележки в източника на данни за персонализирани бележки) или да направите други промени, преди да отпечатате, можете да ги обедините в нов документ. Когато се слеете с нов документ, основният документ и източникът на данни остават непокътнати, но имате втори файл, съдържащ обединените документи. За целта кликнете върхуОбединяване на нов документ бутон на лентата с инструменти.

Независимо от метода, който избирате, ще получите диалогов прозорец, в който можете да кажете на Word да обедини всички записи, текущия запис или набор от записи. Кликнете върху бутона за избор до Вашия избор, след което щракнете върхуДобре.

Ако искате да обедините диапазон, поставете в началото и последния номер на записите, които искате да включите в обединението, преди да кликнетеДобре.

Ако изберете да отпечатате документите, след като се появи диалоговият прозорец, ще бъдете представени с печат диалогов прозорец. Можете да взаимодействате с него по същия начин, както и за всеки друг документ.