Критериите са насочени към определени данни в заявки за бази данни от Microsoft Access. Чрез добавяне на критерии към дадена заявка потребителят може да се фокусира върху информация, която съдържа ключов текст, дати, регион или заместващи символи, за да обхване широк спектър от данни. Критериите дават определение за данните, изтеглени по време на заявка. Когато се изпълни заявка, всички данни, които не включват определените критерии, се изключват от резултатите. Това улеснява изготвянето на отчети за клиенти в определени региони, държави, пощенски кодове или държави.
Видове критерии
Видовете критерии улесняват определянето на какъв тип заявка да се изпълнява. Те включват:
- Цифрова- Заявки въз основа на номер, като дата, сума в долари или код на областта
- Текст- Заявки въз основа на текст, като например държава, фамилия или информация от коментарно поле.
- Нула-Заявки, които търсят записи, които имат конкретно поле, остават празни, което е полезно, за да се гарантира, че цялата полезна информация е предоставена в база данни, като например за инвентар или за поддържане на информация за клиента.
- Wildcard-Това може да бъде всеки от предишните видове заявки. Заместващата марка привлича по-широк кръг от данни и най-добре се използва, когато потребителят не е сигурен за конкретната дата или трябва да извлече редица данни за всички клиенти, които са поръчали определен вид услуга.
- условенИзползван е за извличане на данни въз основа на различни видове критерии. Условните критерии са напреднали и потребителите трябва да свикнат с основни критерии, преди да се опитат да използват условни критерии.
Как да добавите критерии в достъпа
Преди да започнете да добавяте критерии, уверете се, че разбирате как да създавате заявки и как да модифицирате заявка. След като разберете тези основни неща, следното ви препраща чрез добавяне на критерии към нова заявка.
- Създайте нова заявка.
- Кликнете върху Критерии за реда в дизайнерската решетка, където искате да добавите критериите. Засега просто добавете критерии за едно поле.
- Кликнете Въведете когато приключите с добавянето на критериите.
- Изпълнете заявката.
Изследвайте резултатите и се уверете, че заявката върна данните, както очаквахте. За прости заявки, дори стесняването на данните въз основа на критерии може да не премахне много ненужни данни. Запознаването с добавянето на различни видове критерии прави по-лесно да се разбере как критериите влияят върху резултатите.
Примери за критерии
Числените и текстовите критерии вероятно са най-често срещаните, така че двата примера се съсредоточават върху критериите за дата и местоположение.
За да търсите всички покупки, направени на 1 януари 2015 г., въведете следната информация в Изглед на дизайнера на заявките:
- поле - въведете Дата
- маса - въведете Покупка
- Критерии - въведете 1/1/15
За да търсите покупки в Хавай, въведете следната информация в Изглед на дизайнера на заявки.
- поле - въведете държава / регион
- маса - въведете Клиенти
- Критерии - влезте в Хавай
Как да използвате заместващи символи
Wildcards дават на потребителите възможността да търсят повече от една дата или местоположение. В Microsoft Access, звездичката (*) е заместващият символ. За да търсите всички покупки, направени през 2014 г., въведете следното.
- поле - въведете Дата
- маса - въведете Покупка
- Критерии - въведете като "* 14"
За да търсите клиенти в държави, които започват с "W", въведете следното.
- поле - въведете държава / регион
- маса - въведете Клиенти
- Критерии - въведете като "W *"
Търсене на нулеви и нулеви стойности
Търсенето на всички записи за дадено поле, което е празно, е относително проста и важи както за цифрови, така и за текстови заявки.
За да търсите всички клиенти, които нямат адресна информация, въведете следното.
- поле - въведете Адрес
- маса - въведете Клиенти
- Критерии - въведете ""
Може да отнеме известно време, за да свикнете с всички възможности, но с малко експерименти е лесно да видите как критериите могат да се насочват към конкретни данни. Генерирането на отчети и текущите анализи е значително по-опростено с добавянето на правилните критерии.
Съображения за добавяне на критерии към заявките за достъп
За най-добри резултати потребителите трябва да помислят за това, което трябва да бъде включено в данните. Например:
- Какви резултати са необходими? Заявките могат да се изпълняват върху цифрови стойности, дати, текстови и нулеви стойности.
- Какъв е най-лесният начин да извлечете най-подробните данни? Потребителите, които се интересуват само от доставки, направени в течение на една година и кои са най-добрите си клиенти за същото време, се нуждаят само от заявка, която събира данни и включва имената на клиентите и сумите в долари за поръчките. Потребителите, които искат да извлекат данни за нови договори въз основа на най-новите маркетингови кампании, се нуждаят от нещо по-сложно; запитването трябва да разгледа няколко различни полета.
- Кое е най-малкото количество необходими данни? Това определя колко трябва да бъде включено в заявката, което ограничава необходимите критерии.
- Има ли съществуваща заявка, която може да бъде променена? Когато започнете първо с "Достъп", отговорът е "не", но най-добре е да започнете, като разгледате съществуващите заявки, тъй като базата данни става по-стабилна.
- Възможно ли е тази заявка да бъде изтеглена отново? Това помага да се определи дали заявката да бъде запазена и запазена за всички потребители, които може да се нуждаят от нея.Дори ако дадена фирма извлича данни само за 2015 г., в запазената версия може да се използват заместващи символи, така че заявката да може да се рециклира.
