Функцията за междинна сума на Excel работи чрез вмъкване на SUBTOTAL функция в база данни или списък с свързани данни. Използването на функцията за междинна сума прави бързото и лесно намиране и извличане на конкретна информация от голяма таблица с данни.
Въпреки че се нарича "междинна сума", не се ограничавате с намирането на сумата или сумата за избраните редове от данни. В допълнение към общата сума можете също така да намерите средни стойности за всяка колона или поле на данни във вашата база данни.
Въвеждане на данни в Excel
Първата стъпка към използването на SUBTOTAL в Excel е да въведете данните си в работен лист. Когато правите това, имайте предвид следните неща:
- Важно е данните да се въвеждат правилно. Грешките, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни.
- Не оставяйте празни редове или колони, когато въвеждате данни. Това включва не оставяне на празен ред между заглавията на колоните и първия ред данни.
За да следвате този урок, въведете данните, показани в изображението по-горе, в клетки А1 да се D12, Не забравяйте да въведете правилно всяка стойност на данните, за да ги следвате точно.
Сортиране на данните в Excel
Преди да можете да приложите междинните суми, данните трябва да бъдат групирани по колоната с данни, която искате да извлечете; това групиране се извършва, като се използва функцията за сортиране на Excel.
В този урок искаме да намерим средния брой поръчки на регион продажби, така че данните трябва да бъдат сортирани по област заглавието на колоната.
Сортиране на данните по регион на продажби
- Плъзнете изберете клетки А2 до D12 за да ги подчертаете.
- Кликнете върху Раздел Данни на лентата.
- Кликнете върху Вид , разположен в центъра на лентата за данни, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране.
- Избирам Сортиране по регион от падащия списък под Колона позиция в диалоговия прозорец.
- Уверете се, че това Моят списък има заглавки е отметнато в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
- Кликнете Добре.
- Данните в клетките A3 до D12 трябва да бъде подреден по азбучен ред от втората колона област, Данните за трите търговски представители от Източния регион трябва първо да бъдат изброени, следвани от Север, след това от Юг и след това от Запад.
Намиране на средни стойности за региона
След като данните ви бъдат правилно сортирани, можете да продължите да намирате средните продажби за всеки регион, като използвате SUBTOTAL функция. Синтаксисът и неговите аргументи за функцията са отбелязани по-долу:
= SUBTOTAL (Function_num, Ref1)
- Function_num: The SUBTOTAL функцията може да изпълнява различни функции с цифрови данни; това поле обозначава каква функция искаме да изпълним. За използване на СРЕДНО АРИТМЕТИЧНО функция, ние ще използваме номера 1.
- Ref1: Този аргумент отбелязва диапазона от номера, които ще се използват в SUBTOTAL изчисления на функцията.
Използвайки функцията AVERAGE на SUBTOTAL
- Започнете с създаване на група от клетки в който ще се показват данните за регионалните продажби. Можете да видите как вървим за тази задача клетки В14 - В17 в примерното изображение по-горе.
- Да започнем с осредняване на данните за Източните продажби. Кликнете върху клетка С14 за да го подчертаем като клетката, в която искаме да поставим резултатите си вътре.
- В рамките на Раздел формули, изберете Math & Trig опция.
- От падащото меню изберете SUBTOTAL функция - това ще отвори Formula Builder.
- Кликнете върху Function_num линия и въведете номера 1.
- Кликнете върху Ref1 линия, след което подчертайте клетки D3 до D5 - това са клетките, които ще комбинираме, за да изчислим средната стойност, тъй като те съдържат общите суми за продажбите в Източния регион.
- Кликнете Свършен и средните данни за продажбите вече ще се показват в клетка С14.
- повторение горепосочените стъпки за North Sales, South Sales и West Sales, като изберете съответния Ref1 обхват за всеки сценарий.
