Когато Адрийн Търнър започна нова роля като счетоводител на разходите, една от задачите, която й беше предадена от предшественика й, беше месечният доклад, който отне почти две седмици. Тя прекарваше часове по нея всеки месец през първите си няколко месеца във фирмата, дори когато на бюрото й бяха натрупани други задължения.
Тогава тя осъзна нещо. Никой - дори и нейният шеф - не й беше дал никакви отзиви за доклада. Оказва се, че не са го гледали, камо ли да ровят в данните, които тя предоставя. За да бъда откровена, тя имаше по-добри неща от това да прекара толкова много време и да положи толкова усилия в нещо, от което никой не получи нищо.
„Търсех начини да бъда по-ефективен и ефикасен“, казва Търнър, кариерен треньор на Муза и автор на FIT за успех. Един от тези начини е да се изчисти място в нейния график за неща, които оказват по-голямо влияние.
Всички бихме могли да се възползваме от разглеждане на нещата от нашите списъци със задачи и часовете в нашите дни малко по-отблизо. В духа на пролетно почистване или почистване през всеки сезон, ето седем съвета, които ще ви помогнат да се справите с вашия график.
1. Направете равносметка и проследете времето си
Наистина не можете да изчистите графика си, ако не знаете какво има в него - и това включва всички неща от вашия буквален и официален календар и всички неща, които не са. „Винаги казвам, че ако искате да прекарате времето си по-добре, трябва да разберете как прекарвате времето си сега“, казва Лора Вандеркам, автор на „ Извън часовника: Чувствайте се по-малко заета, докато получавате повече готово“. „Хората имат много истории, които сами разказват за своето време“, добавя тя, но тези истории не винаги са точни.
Затова тя препоръчва да следите часовете си в продължение на седмица или дори няколко дни, като използвате приложение, електронна таблица или лист хартия. След като обективно разгледате къде минава времето ви, можете да започнете да сортирате и да решавате какво трябва да върви.
Вандеркам казва, че можете да канализирате Мари Кондо - този клас по йога в сряда искри ли радост? Какво ще кажете за това предаване, което гледате? - но само донякъде. „Нелепо е да мислиш, че всичко ще предизвика радост. Може да обичате работата си, но пътуването ви няма да предизвика радост. Обичате децата си, но смяната на памперс няма да предизвика радост “, казва тя. Идеята е да попитате: „Какво причинява най-много болка? И за какво всъщност мога да направя нещо? "
Търнър прави подобно упражнение с клиенти, които искат да направят промяна в кариерата или да преследват това или онова, но смятат, че са толкова заети, че нямат време да се посветят на целите си. Тя ги кара да водят дневник на времето до половин час в продължение на две седмици. Те често осъзнават, че времето, което са прекарали в превъртане през социални медии или в чат за любимото им телевизионно предаване на Slack, отнема няколко часа, които биха могли да прекарат, правейки нещо по-продуктивно или дори просто нещо, на което наистина се радват.
2. Почистване на повтарящи се срещи и задачи
След като знаете какво има в календара ви, можете и трябва да попитате защо , казва Хедър Юровски, кариерен треньор на Muse и основател на Shatter & Shine. „Каква е целта на всяко нещо тук? Ние постигаме това или нещо трябва да се промени? “, Обяснява тя. „Ключът е да не се плашите да разпитате какво има в календара ви.“
Започнете с повтарящи се срещи, които могат много лесно да съставят и поемат вашия календар, тъй като както Вандеркам подчертава, „всяка от тях не трябва да се оправдава“.
Ако сте подбудител на повтаряща се среща, Юровски ви насърчава да направите пауза веднъж месечно и да попитате: „Това все още има ли смисъл? Изпълняваме ли това, което сме си поставили за цел? Хората участват ли и дават своя принос? (Признак, че среща не трябва да се случва е, че никой друг не говори.) ”Ако отговорите на тези въпроси са не, помислете за отмяна на срещата, за по-кратка или по-малка честота или за съобщаване на съответната информация по имейл,
Дори и да не отговаряте, все пак можете да предприемете действия, както направи Търнър с този месечен отчет. И ако го направите, като предлагате решения, а не просто задавате въпроси или представяте проблеми, казва Търнър, „това ви кара да изглеждате като инвестирани в това, което правите.“ Ако става въпрос за среща на някой друг, поискайте програма и ако има нещо, което трябва да прочетете или да сте готови да обсъдите. Може просто да напомните на организатора да постави под въпрос онези срещи, които винаги са били там.
3. Сортирайте нещата по важност и спешност
Ако сте проследили времето си, но имате проблеми с опаковането на главата около това, което трябва да остане и какво трябва да върви, Търнър предлага да използвате матрицата за управление на времето, включена в класическата бизнес книга на Стивън Коуви „ 7 навика на високоефективни хора: мощни уроци в личната промяна“ , Идеята е да се сортират дейности по важност и спешност и да се поставят в един от четирите квадранта:
- Квадрант I: Важно, Спешното включва неща като кризи, срещи в последната минута за важни срокове
- Квадрант II: Важно, а не спешно включва неща като стратегическо планиране, поставяне на дългосрочни цели
- Квадрант III: Не е важно, Спешното включва неща като определени имейли, телефонни обаждания, срещи и събития
- Квадрант IV: Не е важно, не е спешно включва неща като превъртане безсмислено през социалните медии, гуляй гледане на телевизия, за което всъщност не ви интересува
„Тогава всъщност трябва да определите какво трябва да направите повече и какво трябва да направите по-малко, за да гарантирате, че сте възможно най-продуктивни“, казва тя. Например, може да се изненадате, когато установите, че по-голямата част от ежедневните ви дейности попадат в квадрати III и IV, така че целта ви може да бъде да намалите тези, за да направите място за дейности в квадрати I и II.
4. Минимизиране или възлагане на ресурси
В някои случаи можете просто да кажете „не“ (хубаво) за добавяне на определено събитие към вашия календар или задача към вашия списък. Други неща просто трябва да се свършат. Но това не означава, че не можете да ги накарате да отнемат по-малко време или че трябва да сте този, който да ги прави.
Има ли задача по време на работа, която бихте могли да делегирате или да възложите? Като мениджър е по-незабавно възможно да предадете задача на някой от вашите директни отчети. Но дори и да не сте на надзорна позиция, помислете за малки начини, по които бихте могли да направите същото. Прекарвате ли часове ръчно за актуализиране на база данни или система? Възможно ли е да си партнирате с инженер, за да намерите по-автоматизиран процес? Или можете да търгувате с това досадно делово дело в къщи, така че никой да не се затормозява да го прави всеки път?
Ако не можете да предадете някои задачи на други на едро, опитайте се да намалите времето и усилията, които изискват. За да се върнем към примера на Търнър, тя работи със своя шеф за обновяване на процеса на отчитане, така че тя изпраща бързи месечни снимки и само да изготвя по-задълбочен отчет на тримесечие. Това изясни времето за нея, докато все още получава шефа и колегите си прозрения, от които се нуждаят. Каквато и да е усещането, че ви навлиза в графика ви, вижте дали има начин да направите по-малко от него.
5. Създайте блокове
Лесно е да отмените поглед и да се върнете, за да откриете, че календарът ви е изпъстрен от различни срещи и задължения. Независимо дали сте вие или колегите, които хвърлят всеки отделен артикул там, той ви оставя само части от времето на главата надолу и малко надежда за изпълнение на някои от най-големите задачи в чинията ви. Част от почистването на вашия график е намирането на стратегии за предотвратяване на повторното му затрупване - точно както бихте организирали физическо пространство.
Челси Уилямс, кариер и треньор за таланти в Муза, препоръчва да блокирате парчета време в календара си, когато няма да сте на разположение да отговаряте на имейли или телефонни обаждания или да присъствате на срещи. Можете да го използвате за стратегизиране на по-високо ниво или съсредоточено време на проекти (помислете за дейности в квадрант II). Тъй като вече е запазен и видим в календара ви, той не позволява на други неща да се натрупват и да въздействат върху времето, от което се нуждаете. "Вие създавате пространство", казва тя. И ако направите тези блокове повтарящи се, добавя тя, те стават естествена част от седмичния ви ритъм.
„Аз съм голям почитател на блокирането на времето“, казва Юровски, който също предлага да предвиди и да отговори на други нужди с тази стратегия. Ако откриете, че напускате офиса затруднена и тревожна, например, тя препоръчва да блокирате последните 30 или 45 минути от деня. Можете да избегнете изтичането на вратата веднага след среща и да си дадете шанс да се навиете и да преминете по-плавно. „Където и да е времевия блок, започвате да се чувствате освежени.“
6. Не забравяйте престоя
Управлението на времето не се състои само в това да се впишете в възможно най-много работа в графика си или да го изчистите напълно, за да не можете да правите абсолютно нищо. Става дума и за освобождаване от неработни неща, които обичате и такива, които ви позволяват да се презаредите.
„Искате да сте избрали съзнателно време за престой“, казва Вандеркам. „Помислете какво наистина ме подмладява?“ Може да се наслаждавате на природа, упражнения, приятели, изкуство, печене или нещо друго, което да ви запълни метафоричните батерии. За Вандеркам четенето е едно от онези неща. „Постигнах се много по-добре, като се уверя, че имам добри книги за четене, “ казва тя, защото „когато имам добра книга, чета, това правя като моят избор за престой по подразбиране“. Когато тя не, тя (както много от нас) става плячка на безмисленото превъртане в социалните медии.
Не е задължително да се налага да прекъсвате молив в календара си (или, erm, щракнете и го въведете там) - но ако това е, което предпочитате, продължете! Само не забравяйте, че тя трябва да бъде умишлена част от уравнението. „Имаме тенденция да запълваме открито пространство, защото сравняваме нещото, за което сме помолени или мислим да правим с нищо“, казва Вандеркам. „Това не е правилното сравнение. Сравнението е с всички други неща, които можете да правите. "
7. Преструвайте се на бъдещето, което ви представя
Когато говорите за четвъртък от три седмици, лесно е да си помислите: „О, сигурен съм, че тогава съм свободен, звучи чудесно!“ И го пуснете в календара си, без да се замисляте дали ще се почувствате по същия начин в сряда три седмици минус на ден от сега.
Но „когато мислите за нещо в бъдеще, запитайте се дали бихте го направили утре“, казва Вандеркам. „Знаете колко енергия имате сега и предполагате, че утре ще е доста подобно. Това ви позволява да бъдете малко по-разумни. "Накратко, ако не бихте се вълнували да го направите днес или утре, вероятно няма да се вълнувате да го направите след три месеца, така че взимайте решенията си съответно. Защото "в крайна сметка бъдещето ще бъде утре."
Като каза това, Вандеркам предупреждава да не използва навика да отменя дългосрочни планове в последния момент. „Ако сте се ангажирали да направите нещо и ако това е с хора, които цените, вероятно трябва просто да се отнасяте към това като към опит“, казва тя. „Напомнете си, че това не е добро чувство и как мога да избегна това в бъдеще?“
С други думи, почистването на графика ви не винаги означава премахване на неща, които вече са там - вероятно с риск от увреждане на професионални или лични отношения. Става въпрос за това да се справите с времето си и да го поддържате подредено напред.
Мислете за почистването на графика си като дългосрочна цел. „Насърчавам хората да бъдат смели“, казва Вандеркам. Ако сте малко смел и много умишлено, ще можете да правите по-малко от това, което не ви харесва, и повече от това, което правите.
