По каквато и да е причина, вие изоставате в работата си. Списъкът ви със задачи е извън контрол, липсват ви срокове, а входящата ви поща е пълна с имейли от колеги, които следят за неща, които сте им обещали преди седмици.
Когато нещата са наистина ужасни, бързото поправяне или ново приложение със списък със задачи няма да поправи ситуацията. За да вземете отново контрол, време е да направите крачка назад, да прецените ситуацията и да направите няколко по-стратегически хода, за да изчистите вашата табела.
Първо, трябва да направите това, което аз наричам „списък на мивките в кухнята“. Блокирайте време в графика си за среща със себе си (препоръчвам закуска извън офиса). След това на тази среща запишете абсолютно всичко, което се случва в момента. Започнете с идентифициране на основните групи от работа (напр. Комуникации с клиенти, вътрешно отчитане, наемане), като не забравяйте да добавите кофа „Други“ за всички различни елементи, които неизбежно изскачат. След това изпишете на хартия всичко, което трябва да свършите. Нито един елемент не е твърде малък или твърде незначителен, за да направи списъка. Важно е да се сблъскате с реалността какво точно трябва да направите, за да определите сериозността на ситуацията - и колко крайност на стратегията, която ще трябва да въведете.
Обикновено след като направите списък с кухненски мивки, ще се окажете в един от двата лагера. Първият лагер е, ако погледнете всичко и ви се струва много, но с малко перспектива, няколко неща, реорганизирани и няколко седмици режим на звяр, това може да се случи. Просто ще бъде натоварено няколко седмици.
Но ако погледнете списъка си с кухненски мивки и знаете, че е невъзможно всичко да стане, вие сте в лагер два. По някакъв начин сте ухапали много повече, отколкото можете да дъвчете, и сте напълно затрупани и отчаяно изостанали. Е, тук съм, за да ви кажа, че е време да се сблъскате с тази реалност и да направите някои промени.
За да улесните своето безумно себе си, ето седем стратегии, които могат да ви помогнат да върнете работния си живот под контрол:
1. Режете дървото
Погледнете задачите от списъка на вашата кухненска мивка и преценете кои от тях могат да бъдат свалени изцяло. Знам, звучи страшно - дори невъзможно. Но съм готов да се обзаложа, че има няколко неща, които всъщност няма нужда да се свършат в момента (поне не от вас). Всичко, което не е критично, трябва да получи брадвата.
2. Опростете изхода с помощта на правилото 80/20.
Има ли задачи или проекти, при които 20% от усилията биха донесли 80% от въздействието? Например шефът ви иска конкурентен анализ на нов продукт, който мисли да пусне на пазара. Преди да й предаде роман за конкурентния пейзаж, една страница на всеки сериозен конкурент ще бъде ли достатъчна, за да помогне да вземе това решение? Или, ако по-голямата част от приходите, които носите като представител на продажбите, идват от по-големи сделки, но отделяте половината от времето си за малки сделки, които едва преместват иглата, бихте ли могли да преместите своето време и внимание към по-големите сделки вместо това? Да? Отидете с тези задачи или проекти.
3. Автоматизиране или аутсорсинг
Експертът по продуктивност Stever Robbins написа страхотно произведение за правилото 30/3. Обяснява, че нещо, което ви отнема 30 минути на ден, добавя до три седмици в годината. Три цели седмици! Върнете това време, като видите дали има някакви по-малки задачи, които можете да автоматизирате или да възложите на аутсорсинг с помощта на инструменти на трети страни, като Assistant.to, за да ускорите планирането.
4. Попитайте за помощ
Говорете с шефа си, колеги, служители, дори и други отдели, за да видите дали някой може да помогне да поеме част от натовареността. Кой знае - може би вашият стажант умира, за да се намокри краката си в PowerPoint, или може би Дан от продажби има модел на Excel, който лесно бихте могли да адаптирате, за да прогнозирате бюджета си. Потърсете области, в които има известно припокриване с работата на колегите за най-очевидните хвърляния на ръка. (Вижте тези съвети за делегиране, ако се нуждаете от помощ за започване на разговора.)
5. Започнете секвениране
Ако всичко, останало в списъка ви, трябва да се случи и вие няма да получите помощ, тогава ще трябва да се случи - просто не всички наведнъж. Погледнете вашите крайни срокове, за да определите кои артикули са наистина спешни и кои графици могат да бъдат отменени назад. Вашият мениджър може и трябва да ви помогне с приоритизиране и последователност.
6. Преминете мораториум върху Да
Тази стратегия не помага да се справите със съществуващия си проблем, но е от решаващо значение за поддържането му. Докато нещата отново не са под контрол, трябва да сте кралят или кралицата на „Не!“ Не взимайте допълнителни проекти, докато не се измъкнете от тази каша.
7. Предложете наем
Ако сте опитали всичко по-горе и все още се оказвате да плувате в до-дос, може да е време да поискате добавяне на някой към вашия екип. В зависимост от културата и бюджета на вашата компания, помислете за непълно работно време, стажант или временна помощ като по-ниска цена.
И ако всичко друго не успее, обявете фалит на списъка със задачи и се преместете в Бали. Само се шегувам, няма да се провалиш. Просто ще бъдете подложени на малко повече стрес, отколкото обикновено, докато не разберете всичко това - но обещавам, че ще стигнете до там.
