Ако сте собственик на магазин или мениджър, вече знаете колко важно е да имате точната база данни. От инвентара и корабоплаването до служителите и клиентите, вие знаете, че дори бавен ден включва много поддръжка на данни. Истинският въпрос е какъв вид база данни имате нужда? Надяваме се, че не сте се опитали да поддържате тази информация в Microsoft Excel. Ако имате, можете да започнете с основна база данни, като Microsoft Access, за да можете лесно да прехвърляте данните към базата данни.
Видът и размерът на магазина, който пускате, правят голяма разлика в какъв вид база данни има най-голямо значение. Ако магазинът Ви е създаден периодично на пазарите на фермерите, тогава имате много различни нужди от магазина за тухли и хоросан. Ако продавате храна, ще трябва да проследите датите на изтичане като част от инвентара. Ако вашият магазин за търговия на дребно е онлайн, тогава ще трябва да проследявате такси, доставка и преглед на информация. Съществуват обаче редица неща, които имат общи магазини, като инвентар и паричен поток. За да ви помогнем да определите най-добрата база данни за вашите специфични нужди, ето няколко неща, които трябва да имате предвид.
Информация за проследяване в базата данни
Стартирането на магазин за търговия на дребно предполага проследяване на много различни аспекти. Не само трябва да държите под око инвентара, трябва да сте сигурни, че имате достатъчно начини за показване на стоките (като кошове, закачалки, стойки и каси), консумативи за показване на цената на стоките, сметки, информация за продажбите и информация за клиента. Има много за проследяване, а базите данни правят управлението на вашия магазин много по-лесно.
Онлайн магазините могат да бъдат трудни за управление, защото има много повече, които трябва да проследявате, като например корабоплаването. Базата данни прави значително по-лесно да се справяте с всички тези различни аспекти, без да се налага постоянно да се отнасяте към клиента или историята на продажбите. Можете дори да експортирате информация, като например отчети, и да ги качите в базата данни, така че да не се налага да се справяте с проблемите с ръчното въвеждане.
Решава дали да купува или изгражда
Независимо дали трябва да купите или да създадете база данни, това е големият въпрос и зависи изцяло от размера на вашия бизнес и къде искате да го вземете. Ако току-що сте започнали и имате време в ръцете си (но много ограничено количество пари), изграждането на собствена база данни е чудесен начин да го направите специфичен за вашите уникални нужди. Това е особено вярно, ако току-що стартирате онлайн магазин. Ако стартирате базата данни точно преди да отворите онлайн магазина за търговия на дребно, ще имате много по-добро разбиране за вашия инвентар и начална точка. Това е фантастични данни, за да имате леснодостъпен данъчен сезон и ви помага да останете начело на инвентара си, както и на клиентските данни.
Ако имате по-голям бизнес, особено нещо като франчайз, закупуването на база данни ще работи по-добре за вас. Това ще ви помогне да преодолеете всички неща, които иначе бихте забравили. Коефициентите са, няма да имате време да създадете и управлявате базата данни, така че е най-добре да имате всички покрити бази. Винаги можете да правите свои собствени модификации, докато вървите.
Намиране на правилната програма за бази данни
Ако решите да закупите програма за бази данни, ще трябва да прекарате много време, като проучите различните опции. Има широк спектър от видове магазини на дребно, а пазарът на база данни се приспособява към уникалните нужди на тези различни видове. Ако работите с продукти и храни, очевидно имате нужда от нещо, което ви помага да проследявате нетрайни предмети. Ако имате магазин за бижута, ще трябва да можете да проследявате застраховката върху ценните парчета. За магазини, които имат онлайн присъствие и съоръжение за тухли и хоросан, определено се нуждаете от нещо, което покрива много различни ъгли за инвентара, таксите, данъците и административните аспекти на бизнеса. Ако продавате от определена стока, ще трябва да знаете рано, за да можете незабавно да я маркирате, продаден за онлайн част от магазина.
Преди да започнете, помислете за всичко, което ще трябва да проследите, след което се уверете, че базите данни, които смятате, са минимални. Има много бази данни на пазара, така че трябва да можете да получите всичко, от което се нуждаете, на много разумна цена.
Създаване на собствена база данни
Ако планирате да създадете своя собствена база данни, ще трябва да определите каква програма искате да използвате. Microsoft Access е склонна да бъде програмата Go-to, защото е мощна и относително евтина. Можете да импортирате и експортирате данни от другия софтуер на Microsoft (което е изключително полезно, ако сте проследявали информация в Excel). Можете също така да заредите вашите имейли, писма за продажби и друга документация (от Word и Outlook) в базата данни и да ги направите шаблони. Достъпът има допълнителното предимство на наличието на значителен брой безплатни шаблони и файлове, така че да не се налага да започнете изцяло от нулата. Можете да вземете безплатен шаблон и след това да направите необходимите модификации, така че базата данни да включва всичко, от което се нуждаете.
Значението на поддръжката
Без значение как придобивате базата данни, ще трябва да я поддържате, за да продължи да бъде полезна за вас. Ако не следите неща като инвентаризация, адреси, промени в таксуването или суми за продажби, базата данни завършва само като друго устройство, което няма никаква цел. Помислете за данните си по същия начин, по който мислите за счетоводството си. Ако не следите всички транзакции и промени, ще ви навлекат в беда.Не е нужно да имате ИТ човек, който да го управлява в началото, въпреки че може да бъде изключително полезен. Въпреки това, колкото по-голям е магазинът ви, толкова повече време ще трябва да посветите на поддържането и управлението на вашите данни.
