Как да оптимизирате разговорите в Outlook

Outlook ви позволява автоматично да премахвате или изтривате излишни съобщения, които са напълно цитирани за почистване на нишка за електронна поща. Опциите за почистване на разговорите в Outlook поддържат всичко рационално и лесно да се следват.

Не всички съкращения са добри

На практика всички имейл програми цитират автоматично пълното оригинално съобщение в отговорите. Така че на практика всички имейл разговори съдържат практически всички съобщения два, три или повече пъти: веднъж в оригиналния имейл и след това цитирани отново и отново.

Необходимо ли е това? Ако мислите, че не е така, Outlook може да направи нещо за това разточително разпространение. Това няма да попречи на цитирането на съобщенията. Вместо това тя ще премахне цитираните съобщения, за да ви помогне да поддържате по-чисти имейл съобщенията си.

Опростете разговорите в Outlook

За да почистите кореспонденциите в Outlook и да премахнете излишните съобщения:

1. Отидете на У дома в основната лента на Outlook.
2. Кликнете Почисти в Изтрий ■ площ.
3. Изберете колко да почистите от менюто:
   1. Почистване на разговор - премахване на съобщенията, които са напълно цитирани в други от текущия разговор.
   2. Почистване на папката - премахване на всички излишни имейли от текущата папка.
   3. Почистване на папки и подпапки - премахване на напълно цитираните съобщения от текущите папки и всички папки под него в йерархията на папките.
4. Кликнете Почисти ако бъдете помолени да потвърдите действието си.

По подразбиране имейлите, които Outlook идентифицира като излишни, ще отидат наИзтрити елементи папка, но можете да конфигурирате Outlook, за да ги преместите например в архивираща папка. Виж отдолу.

Бързо ускоряване на разговор в Outlook чрез клавишна комбинация

За да рационализирате текущия разговор бързо в Outlook:

1. Натиснете Alt-Del.
2. Ако бъдете подканени, изберете Почисти.

Конфигуриране на опциите за почистване на разговорите в Outlook

За да изберете папката, към която Outlook премества излишните съобщения при почистване и настройва други опции за почистване:

1. Кликнетедосие в Outlook.
2. Сега изберетеНастроики.
3. Отидете напоща категория.
4. Кликнете Browse … приИзчистените елементи ще отидат в тази папка в ​ Разговор за почистване секция.
5. Намерете и маркирайте желаната папка за електронна поща.
6. КликнетеДобре.
7. За да зададете други опции за почистване:
   1. С целева папка за почистване, различна отИзтрити елементи, проверетеКогато почиствате подпапки, пресъздайте йерархията на папките в целевата папка за архивиране на елементи, запазващи структурата на папките.
   2. ПроверкаНе преместете непрочетените съобщения да пазят винаги непрочетените имейли (дори когато са напълно цитирани и излишни).
   3. ПроверкаНе движете категоризираните съобщения за да запазите имейлите, които сте означили, за да сте сигурни, че те все още се показват в папките за търсене, например.
   4. Проверка Не прехвърляйте сигнали с флаг за да не докосвате имейлите, които сте маркирали за последващи действия.
   5. ПроверкаНе премествайте цифрово подписани съобщения да поддържат имейли, подписани от изпращачите, за да потвърдят самоличността си.
   6. ПроверкаКогато отговорът променя съобщение, не премествайте оригинала за да сте сигурни, че винаги имате пълен и немодифициран текст за всяко съобщение; имейлите, цитирани изцяло без изменения, се преместват по време на почистването.
8. КликнетеДобре.