Ако в пощенската си кутия има съобщения с повече от един ден, "сделката с всяко съобщение в момента на пристигането ви - уреждането не работи за вас.
Вината не е твоя. Този подход може да работи само за онези, чиято единствена задача е да отговарят на имейлите възможно най-бързо.
За щастие, малко по-различен булевард ви позволява да работите непрекъснато по електронната поща, да отговаряте в разумен срок, да нямате просрочени имейли месеци и да се отървете от неизпълнените имейли.
Останете на върха на вашия имейл, като се занимавате с него утре
За да се докоснете до имейла си:
- Извадете очи от пощенската кутия.
- Уверете се, че автоматичната проверка на пощата и новите съобщения за поща са изключени.
- Справете се с цялата поща, която пристигна вчера, в толкова партиди, колкото сметнете за подходящи.
- Колкото по-малко партиди, толкова по-добре. Ако третирате всички вчера поща в един ход, шансовете са сте прекарали най-малко време и усилия върху него.
- График време за обработка на електронната ви поща.
- Справете се със съобщенията в ред.
- Ако посланието изисква изследване, насрочете това изследване за утре и нека подателят знае, че ще се върнете при тях. Ако се изисква повече работа, насрочете по-дълъг период от време.
- Уверете се, че можете да намерите оригиналното съобщение, когато свършите работата. Подателят и, най-важното, датата, отбелязана заедно със задачата, трябва да бъде достатъчна. В Mac OS X Mail можете също да използвате LinkABoo.
- Можете да използвате интелигентна папка, която показва само съобщенията, пристигнати вчера, да прилагате флагове (например дни на етикети в редуващи се цветове) или да разчитате на сортиране по дата на пристигане.
- Можете да проверявате входящата си поща периодично за всички имейли, които изискват спешни действия.
Ако вашата работа изисква това, обработвайте пощата по-често от ежедневно - три пъти на ден, например. Независимо от периода, който избирате, основният елемент е, че списъкът с имейли е затворен за нови записи, докато работите върху него.
Защо ежедневната обработка на пощенската кутия на имейла?
Освен ако не трябва да се занимавате по-често с пощата, ви каня да опитате ежедневната обработка. Той има допълнителни предимства:
- Не поставяте случайно предшественика на отговора незабавно, ангажимент, който не може да бъде изпълнен.
- Ежедневната програма е лесна за запомняне.
- Можете да изберете идеалното време от деня за всеки тип съобщение.
Най-лесната работа с имейлите първо!
Дори ако това не е вашият стил,
- експериментирайте най-напред с най-лесните съобщения.
След като стигнете до по-предизвикателните имейли, стабилният напредък вече ги е окупирал малко. Ако бързо сте проверили сложното, преди да се осмелите да се справите лесно, сте прекарали известно време и с решения.
Какво да направя, ако ми липсва денят, който оправя входящата ми поща?
Ако пропуснете няколко дни поради пътуване или почивка, това не е голяма работа.
- Справете се с имейлите, сякаш са пристигнали вчера.
Често, преминаването през два дни или дори една седмица на електронната поща не отнема толкова повече време и усилия, отколкото да се справяте един ден.
Ако купчината имейли е толкова висока, че не можете да се справите с нея в един ден, оставете друга стратегия да ви помогне:
Как да изчистите бекъп от имейл
За да се отървете от неизпълнени имейли:
- Създайте нова папка.
- Преместване на всички неизпълнени имейли от входящата ви поща в тази папка.
- Всеки ден и преди всичко друго, направете нещо с поне едно от съобщенията в папката за неизпълнение.
- Не е нужно да отговаряте на него. Не е нужно да го записвате. Но направете нещо. Потърсете например сайт, който може да ви помогне да отговорите. Или потърсете имейл адреса (или номера) на някой, който може да ви помогне.
- В някои дни ще направите това минимум. Страхотен! На много други ще се справите с една купчина съобщения наведнъж. Страхотен!
- Работете с цялата нова поща, както е описано по-горе.
