Как да сортирате вашите свързани данни в Excel с таблици

Таблица в Excel е блок от клетки, съдържащ свързани данни, които са форматирани като таблица. Форматирането на блок от данни като таблица улеснява извършването на различни задачи по данните от таблицата, без да се засягат други данни в работния лист. Тези задачи включват сортиране на данни, филтриране на данни, бързи изчисления, добавяне на колонни суми и визуално форматиране на таблицата.

Забележка: Информацията в тази статия се отнася за Excel версии 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel за Mac.

Поставете таблица

Преди да създадете таблица, въведете данните в работния лист. Когато въвеждате данни, не оставяйте празни редове, колони или клетки в блока от данни, който ще формира таблицата.

За да създадете таблица в Excel:

1. Изберете една клетка в блока с данни.

2. Изберете Insert.

3. Изберете маса, Excel избира целия блок от съседни данни и отваря диалоговия прозорец Създаване на таблица.

   Ако Excel има проблеми с правилното форматиране на таблицата, маркирайте данните, преди да изберете Insert маса опция.

4. Ако данните ви имат заглавен ред, проверете Моята маса има заглавки опция.

5. Изберете Добре за да създадете таблицата.

Таблица функции

Най-забележителните функции, които Excel добавя към блока от данни, са:

• Падащите менюта в заглавията на графите, които съдържат опции за сортиране, филтриране и търсене.
• Алтернативните сенчести редове, които улесняват четенето на данните.
• Оразмеряващите дръжки, разположени в ъглите на масата.
• Бързият анализ (в Excel 2013 и по-нова), която се показва в долния десен ъгъл на активната клетка, когато са избрани две или повече клетки в таблицата. Това улеснява анализа на данните чрез диаграми, опорни таблици, текущи суми и условно форматиране.

Управление на данните в таблицата в Excel

Опции за сортиране и филтър

Падащите менюта за сортиране и филтри, добавени към заглавния ред, улесняват сортирането на таблици във възходящ или низходящ ред, по шрифт или по фон на клетка. Можете също така да определите персонализирана поръчка за сортиране. Освен това опциите за филтриране в менютата ви позволяват да:

• Показване само на данните, които отговарят на посочените критерии.
• Филтрирайте по шрифта или по цвета на фона на клетката.
• Потърсете конкретни записи, като съответствате на отделните полета с данни.

Добавяне и премахване на полета и записи

Дръжката за оразмеряване улеснява добавянето или премахването на цели редове (записи) или колони (полета) на данните от таблицата. За да промените размера на таблицата, плъзнете ръкохватката за оразмеряване нагоре, надолу, наляво или надясно.

Данните, които се премахват от таблицата, не се изтриват от работния лист, но вече не се включват в операции в таблицата, като например сортиране и филтриране.

Изчислени колони

Изчислена колона ви позволява да въведете една формула в една клетка в колона и тази формула да се приложи автоматично към всички клетки в колоната. Ако не искате изчислението да включва всички клетки, изтрийте формулата от тези клетки.

Ако искате само формулата в началната клетка, използвайте функцията за отмяна, за да я премахнете от всички останали клетки.

Обща характеристика на ред

Броят на записите в таблицата може да бъде натрупан чрез добавяне на общ ред в долната част на таблицата. Общият ред използва функцията SUBTOTAL, за да преброи броя на записите.

Също така могат да се добавят и други Excel изчисления като SUM, AVERAGE, MAX и MIN, като се използва падащо меню с опции. Тези допълнителни изчисления също използват функцията SUBTOTAL.

1. Изберете клетка в таблицата.

2. Изберете Дизайн на таблицата раздел.

3. В групата "Стил на таблицата" поставете чек в Общ ред отметка.

Общият ред се показва като последния ред в таблицата и показва думата Общо в най-лявата клетка и общия брой записи в най-дясната клетка.

Добавяне на други изчисления към общия ред:

1. В общия ред изберете клетка където трябва да се появи изчислението. На дясната страна на клетката се показва стрелка с падащо меню.

2. Изберете стрелка за падащо меню за да отворите менюто с опции.

3. Избери желаното изчисление в менюто, за да добавите клетката.

Формулите, които могат да се добавят към общия ред, не се ограничават до изчисленията в менюто. Формулите могат да се добавят ръчно към всяка клетка в общия ред.

Изтриване на таблица, но запазване на данните

Ако решите, че нямате нужда от таблицата за данните си, можете да я изтриете, без да повредите нейното съдържание, като изпълните следните стъпки:

1. Изберете клетка в таблицата.

2. Изберете Дизайн на таблицата раздел.

3. В групата "Инструменти" изберете Преобразуване в обхват за да отворите кутия за потвърждение за премахване на таблицата.

4. Изберете да за да потвърдите.

   

Функциите на таблицата, като например падащите менюта и дръжката за оразмеряване, се премахват, но се запазват данните, оцветяването на редовете и други функции за форматиране.