Настройване на Auto-Отговор извън офиса в Outlook

Настройте отговорите за почивка извън офиса в Outlook и програмата ще отговори на всички нови имейл съобщения, които получавате, докато сте далеч.

Приемането на Вашия имейл с вас е лесно; Това, което е трудно, е да го оставим зад гърба си

Където и да отидете, приемането на всички ваши имейли с вас в малък, удобен пакет е лесно. Оставянето му на голям, обемист компютър е трудно и често е нормално да се прави нещо.

Ако имате нужда от здрав разум, Outlook е тук, за да ви помогне: докато правите ваканция от ежедневния потоп на имейлите, Outlook автоматично ще реагира на входящите съобщения - като вземе това бреме от раменете ви, дори и след като се върнете.

Разбира се, Outlook не би могъл да реагира толкова съгласувано, кохерентно и изчерпателно, колкото може лично, но ще реагира усърдно, като дава възможност на подателя да знае, че сте извън офиса, може би когато се върнете и дали трябва да го последвате - (ако все още има значение) или да ги насочите към друг контакт за въпроси, които изискват по-бърз отговор.

Настройване на отдалечен ваканционен автоматичен отговор в Outlook за POP и IMAP акаунт

За да настроите автоматичен отговор в Outlook за имейл акаунт за IMAP или POP (за Exchange вижте по-долу), първо задайте съобщението, използвано за отговора:

1. Създайте ново съобщение (щракнете върху нов имейл ) в Outlook.

2. Въведете желаното Предмет и съобщение за автоматичния отговор на вашия Outlook извън офиса.

   • Ако е възможно и подходящо, включете, когато хората изпращат пощата, можете да очаквате личен отговор или да очаквате отговор. Това може да е известно време, след като се върнете.
   • Можете също така да добавите Копие: и Ск: получателите да получат копие от всеки автоматичен отговор.
   • Ако сте настроили автоматичния отговор на Outlook извън офиса да бъде изпратен в отговор на цялата входяща поща (вместо само съобщения от избрани контакти), вземете под внимание, че разкриването на твърде много информация свободно представлява риск.

3. Кликнете досие (или ФАЙЛ ).

4. Избирам Запази като на листа, който се показва.

5. Уверете се Шаблон за Outlook се избира под Запишете като тип: .

6. По желание въведете име на шаблон под Име на файл: (Outlook е избрал предмета на шаблона по подразбиране).

7. Кликнете Запази .

Отидете, за да създадете правилото за автоматичен отговор в офиса в Outlook:

1. Кликнете досие (или ФАЙЛ ) в изгледа по пощата на Outlook.

2. Уверете се, че Информация категорията е отворена.

3. Кликнете Управление на правила и сигнали при Информация за профила .

4. Уверете се, че сте на Правила за електронна поща в раздела Правила и сигнали прозорец.

5. Сега се уверете, че профилът, за който искате да създадете отговора за почивка, е избран под Прилагане на промени в тази папка :.

   Можете лесно да приложите правилото за всичките си профили; виж по-долу, стъпка 21.

6. Кликнете Ново правило …

7. Уверете се Прилагане на правилото за получените от мен съобщения се избира под Започнете от празно правило .

8. Кликнете Следваща> .

9. Уверете се Където името ми е в квадратчето То се контролира под Стъпка 1: Изберете състояние (и) .

   Можете да оставяте всички полета без отметка и да отговорите на отговорите на отговорите на автоматичните отговори на Outlook на всички входящи пощи или да проверите Където името ми е в квадратчето До или в кутията за да включите имейли, от които сте само получател на КК: получател.

10. Кликнете Следваща> .

11. Уверете се отговор с помощта на конкретен шаблон се контролира под Стъпка 1: Изберете действие (и) .

12. Кликнете върху конкретен шаблон при Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилата (кликнете върху подчертана стойност) .

13. Уверете се Шаблони на потребителите в файловата система се избира под Погледни вътре: .

14. Маркирайте шаблона, създаден преди.

15. Кликнете отворено .

16. Сега кликнете Следваща> .

17. Уверете се освен ако е автоматичен отговор се контролира под Стъпка 1: Изберете изключение (ако е необходимо) .

18. Кликнете Следваща> .

19. Въведете желаното име за филтъра, който отговаря автоматично Стъпка 1: Посочете име за това правило .

20. Уверете се Включете това правило се проверява, за да се даде възможност на почиващия отговор веднага; можете да премахнете отметката Включете това правило , разбира се, и ангажирайте автоматичния отговор само когато е необходимо.

    За да активирате филтъра по всяко време, отворете Правила и сигнали както е показано по-горе, и се уверете, че правилото за отсъствие на почивка е проверка на Правила за електронна поща раздел.

21. По желание, разрешете Създайте това правило за всички профили .

    Имайте предвид, обаче, че филтрите може да не работят с определени типове акаунти (за които Outlook няма да ги създават, дори ако това поле е отметнато).

22. Кликнете завършек .

23. Кликнете Добре .

Изключете правилото за отсъствие на резервация за Outlook

За да деактивирате автоматичен отговор извън офиса, който сте настроили (и активирали) в Outlook:

1. Изберете досие (или ФАЙЛ ) в изгледа по пощата на Outlook.

2. Отидете на Информация категория.

3. Кликнете Управление на правила и сигнали (до Правила и сигнали ).

4. Уверете се, че Правила за електронна поща е избран.

5. Изберете профила, за който искате да деактивирате функцията за автоматично отговаряне Прилагане на промени в тази папка: ( Ще трябва да деактивирате реакцията за почивка за всеки отделен профил.)

6. Уверете се, че правилото за автоматично отговаряне, което сте създали, за да разрешите отговора, не е отметнато в списъка с правила.

7. Кликнете Добре .

Една алтернатива: Добавки за Outlook Vacation Responder

Вместо ръчно да настроите правило в Outlook, можете да използвате инструмент като Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager.Тези инструменти обикновено са също умни за изпращане само на необходимите извън офиса отговори.

Имайте предвид, че самата Outlook ще изпрати автоматично само един отговор на всеки адрес веднъж на сесия; втори автоматичен отговор може да бъде изпратен само след като Outlook е затворен и отворен отново. Също така, Outlook няма автоматично да отговаря на изпращача с две различни съобщения.

Настройване на отдалечен ваканционен автоматичен отговор в Outlook за сметка в Exchange

Ако използвате Outlook с Exchange акаунт, можете да настроите автоматичен отговор извън офиса директно на сървъра:

1. Кликнете ФАЙЛ в главния прозорец на Outlook.

2. Отвори Информация категория.

3. Кликнете Автоматични отговори .

4. Уверете се Изпратете автоматични отговори е избрано.

5. За да стартирате автоматичния отговор и да спрете автоматично:

   • Уверете се Изпратете само през този период от време: е проверена.
   • Изберете желаната дата и час за стартиране на функцията за автоматично отговаряне Начален час: .
   • Изберете желаната крайна дата и час под Крайно време: .

6. Въведете съобщението на автоматичния отговор извън офиса под Вътре в моята организация .

   Този имейл ще бъде изпратен на хора във вашата фирма.

7. За да изпращате автоматични отговори и на хора извън вашата фирма:

   • Отвори Извън моята организация раздел.
   • Уверете се Автоматичен отговор на хора извън организацията ми се проверява, ако сте добре с рисковете, свързани със сигурността.
   • Въведете съобщението, изпратено до хора извън вашата фирма.

8. Кликнете Добре .

За да поддържате отговорите извън офиса по-централно на Exchange сървър (включително шаблони с полета, обединени с Active Directory), можете да опитате Symprex Out-of-Office Manager.

(Тестван с Outlook 2013 и Outlook 2016)