В света на имейлите дори и най-малката промяна може да превърне вашето добро съобщение във фантастично. Да настроите писането си само на една TAD може да бъде разликата между важна връзка, натискаща иконата на боклук, или всъщност да кликнете върху „Отговор“.
Като човек, който управлява изцяло виртуална организация с повече от 120 служители, видях повече от справедливия си дял от страхотни имейли - и тотално такива - и забелязах, че много пъти професионализмът на съобщението (или липса) от това) е това, което ме кара да реша дали да помогна на изпращача или не.
И така, какви са тези малки промени, които могат да направят вашите имейли по-професионални (и следователно много по-вероятно да ви получат това, което искате)? Ето девет ключови неща, които трябва да имате предвид.
1. Имайте целенасочена тема
Без значение на кого изпращате имейл, никога не оставяйте темата си празна или неясна (гледам ви „Въпрос“ или „Важно съобщение“). Номерът е да бъдете максимално конкретни, но и да поддържате линията си около четири до девет думи. По-малкото е повече, но да има нещо, което да започне с това е от решаващо значение - това ще изкуши читателя да кликне върху имейла ви и ще ви помогне да го намерите по-късно във входящите си кутии.
Темата ви също може да бъде чудесно място, за да е ясно кои са следващите стъпки. Опитайте да добавите (Необходимо до вторник), ако има краен срок, (Неотложен), ако не е чувствителен към времето, или (Не е необходим отговор), ако това е FYI имейл, на който не се нуждаете от отговор.
2. Напишете имейла си назад
Вероятно знаете, че всеки имейл трябва да има призив за действие. Независимо дали става въпрос за изпращане по имейл до определено време или за уговаряне на среща, искате да улесните читателя си да разбере какво трябва да направи след това.
Но много хора залепват това в последното изречение на съобщението. Вместо това, за да улесните усвояването на имейлите си, поставете вашия конкретен въпрос в първото изречение и след това добавете каквато и да е информация, която ви е необходима, за да го направите в следващите параграфи.
3. Дайте контекст
Когато отправяте своя призив за действие, не забравяйте да включите някакво изречение, което задава контекста на имейла („Това е докладът, за който обсъждахме миналата среща“ или „Това ме следва от нашето събитие миналия понеделник“).
4. Използвайте разстоянието
Това определено изглежда като безмозъчен, но всъщност не е рядкост да получавате имейли без прекъсвания между различни параграфи или нови мисли. Нищо не е по-отвратително от получаването на имейл, който прилича на стена от текст, където писателят дори не си направи труда да раздели изреченията на малки, по-управляеми абзаци. Улеснете четеца: Дайте на имейла си начало, (кратка) среда и край.
5. Придържайте се към един шрифт
Използването на неонови Comic Sans в имейл няма да ви направи запомнящи се, просто ще ви направи странни. С други думи, винаги пазете шрифта и цвета по подразбиране по подразбиране. Освен това не използвайте множество шрифтове в имейла си. Това често се случва случайно, когато хората копират и поставят информация от други сайтове, тъй като имейл клиенти като Gmail не премахват форматирането. За да избегнете това, натиснете „shift + команда + v“, а не само „команда + v“, което ще накара текста да съвпада с форматирането в имейла.
6. Смели или подчертани - но само когато са наистина необходими
Ако вашият имейл съдържа повече от една много важна точка или въпрос, използвайте удебелен шрифт или подчертайте, за да изпъкнете тези части от вашето съобщение. Просто се пазете от прекомерно форматиране на шрифтове - в края на краищата не искате имейл, който да е изцяло курсивен, удебелен и подчертан.
7. Коректирайте всичко
Всеки знае да проверява за правописни и граматически грешки в имейлите, но проверили ли сте дали датите, заглавията на събитията, сроковете и имената са написани правилно? В моя случай винаги се чувствам леко раздразнен, когато хората поставят това допълнително „l“ в „Lily“, за да го направят „Lilly“.
8. Поддържайте подписа си прост
Хубаво е да имате подпис, който е повече от вашето име, но не трябва да заема половината от имейла. Оставете дълги цитати, параграфи от историята на живота си, възобновете фрагментите, ще получите идеята. Само вашето име, текущата ви позиция и един или два начина за връзка с вас (като имейл адрес и Twitter се справят с хипервръзки) са много.
Друга странична забележка: Видях изненадващ брой професионалисти да поставят религиозни цитати в края на подписите си по имейл и това определено е нещо, за което трябва да се помисли внимателно. Не забравяйте, че вероятно не познавате системите за убеждения на по-голямата част от хората, на които изпращате имейли, и не искате някой да бъде отложен поради нещо, което е напълно под ваш контрол.
9. Използвайте BCC, когато е необходимо
Вместо да задържате някого, който вече не е част от разговора на тема, преместете този човек в BCC (и не забравяйте да го уведомите, когато го направите!). Просто „Преминаване към BCC“ в началото на имейла трябва да е достатъчно, за да се уверите, че всички са на една и съща страница.
Изпращането на страхотни имейли е свързано с овладяването на малките нюанси, които вашият читател може да не забележи, но подсъзнателно ще оцени. Въоръжени с този списък, вие сте с една стъпка по-близо до майстор на входящата поща.
