Формуляр за въвеждане на формуляри за Excel

За да добавите останалите записи в базата данни за начинаещи, използвайте формуляра, за да въведете останалите данни в изображението по-горе в клетки А4 до Е11.

Добавяне на данни с формуляра (con't)

За да добавите останалите записи в базата данни за начинаещи, използвайте формуляра, за да въведете останалите данни в изображението тук в клетки А4 до Е11.

Използване на инструментите за данни на формуляра

Основен проблем с базата данни е запазването на целостта на данните, тъй като файлът нараства по размер. Това изисква:

• определяне на грешки в данните или актуализиране на отделни записи.
• изтриване на остарели или дублирани записи.

Формулярът за въвеждане на данни съдържа няколко инструмента от дясната страна, които улесняват намирането и коригирането или изтриването на записи от базата данни.

Тези инструменти са:

• Най- Намерете предишна и Намери следващото бутони - те ви позволяват да превъртате напред и назад в базата данни един запис в даден момент.
• Най- Изтрий бутон - това се използва за изтриване на записи от базата данни.
• Най- Възстанови бутон - Този бутон може да се използва за отмяна на промените в запис, който се редактира. Понякога правим грешни промени в запис или дори редактираме грешен запис съвсем общо. Ако е така, бутонът за възстановяване може да бъде използван за отмяна на тези промени.
• Забележка: бутонът "Възстановяване" работи само, докато във формата има запис. Веднага след като влезете в друг запис или затворите формуляра, бутонът за възстановяване ще бъде неактивен.
• Най- Критерии бутон ви позволява да търсите в базата данни за записи въз основа на конкретни критерии, като име, възраст или програма. Пример за използване на бутона "Критерии" е включен в следващата стъпка на урока.

Търсене на записи, използващи едно име на поле

Най- Критерии бутон ви позволява да търсите в базата данни за записи, като използвате едно или повече имена на полета, като име, възраст или програма.

Търсене на записи, използващи едно име на поле

1. Кликнете върху Критерии бутон във формата.
2. Кликнете върху Критерии бутон изчиства всички полета на формуляра, но не премахва никакви данни от базата данни.
3. Кликнете върху програма областта и вида изкуства, тъй като ние искаме да търсим всички студенти, записани в програмата за изкуства в колежа.
4. Кликнете върху Намери следващото бутон. Записът за Х. Томпсън трябва да се появи под формата, тъй като е включена в програмата "Изкуства".
5. Кликнете върху Намери следващото бутон за втори и трети път и записите за Дж. Греъм и У. Хендерсън трябва да се появят един след друг, тъй като те също са записани в програмата за изкуства.

Следващата стъпка в този урок включва пример за търсене на записи, които отговарят на няколко критерия.

Търсене на записи, използващи няколко имена на полета

В този пример ще търсим всички ученици, навършили 18 години и записан в програмата за изкуства в колежа. Само тези записи, които отговарят на двата критерия, трябва да се показват във формуляра.

1. Кликнете върху Критерии бутон във формата.
2. Кликнете върху възраст поле и тип 18.
3. Кликнете върху програма областта и вида изкуства.
4. Кликнете върху Намери следващото бутон. Записът за Х. Томпсън трябва да се появи във формата, тъй като тя е на 18 години и е включена в програмата "Изкуства".
5. Кликнете върху Намери следващото за втори път и записът за Дж. Греъм трябва да се появи, тъй като той също е на 18 години и е записан в програмата за изкуства.
6. Кликнете върху Намери следващото за трети път и записът за Дж. Греъм все още трябва да се вижда, тъй като няма други записи, които да отговарят на двата критерия.

Записът за У. Хендерсън трябва не да бъде показан в този пример, защото въпреки че е записан в програмата "Изкуства", той не е на 18 години, затова не отговаря на двата критерия за търсене.