Опциите за потвърждаване на данни на Excel могат да се използват за контрол на типа и стойността на данните, въведени в конкретни клетки в работен лист. Различните нива на контрол, които могат да се прилагат към клетките, включват:
- Показване на бързо съобщение, когато клетка, съдържаща ограничения за валидиране на данни, е натиснат, но без ограничения за данните за самата клетка.
- Ограничаване на типа и обхвата на данните, които могат да бъдат въведени в клетка.
- Използване на формула, разположена в различно местоположение, за да се определи дали въведените в клетката данни са валидни.
Този урок обхваща втората възможност за ограничаване на вида и обхвата на данните, които могат да бъдат въведени в клетка в работен лист на Excel.
01 от 03Валидиране на данни в Excel
В допълнение към поставянето на ограничения върху данните, които могат да бъдат въведени в клетка, може да се изведе съобщение за предупреждение за грешка, обясняващо ограниченията при въвеждане на невалидни данни.
Има три вида сигнали за грешка, които могат да бъдат показани, и избраният тип влияе върху строгостта на налагането на ограниченията:
- Спри се - предотвратява въвеждането на невалидни данни
- Внимание - предупреждава, че невалидни данни са въведени в клетка с опция за заличаване на ограниченията
- Информация - информира потребителите, че невалидни данни са въведени в клетка, но не пречат на влизането им
Изключения за предупреждения за грешки
Грешките за сигнали се показват само когато данните са въведени в клетка; те не се показват, ако се използва един от следните методи за въвеждане на данни:
- Въвеждане на данни чрез дръжката за попълване, която добавя невалидни данни
- Въвеждане на данни чрез формула, която изчислява невалиден резултат
- Въвеждане на данни чрез макрос, който въвежда невалидни данни в клетка
Предотвратяване на невалиден запис на данни
Четири от този урок ще създадем пример за потвърждаване на данни, който отговаря на следните критерии:
- Задава опции за потвърждаване на данни, които позволяват само цели числа със стойност по-малко от 5 да бъдат вписани клетка D1.
- Ако в клетката се въведат невалидни данни, a Спри се ще се появи съобщение за грешка.
Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
Всички опции за потвърждаване на данни в Excel се задават чрез диалоговия прозорец за проверка на данни.
- Кликнете върху клетка D1 - мястото, където ще бъде приложено валидирането на данните.
- Кликнете върху Данни раздел.
- Избирам Потвърждаване на данниот панделка за да отворите диалоговия прозорец.
- Кликнете върху Настройки раздел.
- ПодПозволява: изберете опцияЦяло число от списъка.
- ПодДанни: изберете опцияпо-малко от от списъка.
- ВНай-много: line въведете номера 5.
Разделът за предупреждения за грешки
Тези стъпки определят този вид предупреждение за грешка, който трябва да се показва, и съобщението, което съдържа, когато потребителят се опита да добави невалидни данни към клетката.
- Кликнете върхуГрешка за предупреждение раздел.
- Уверете се, че Показване на сигнала за грешка след въвеждане на невалидни данни полето е проверено.
- Подстил : изберете опцияСпри се от списъка.
- ВЗаглавие: тип на линияНевалидна стойност на данните.
- ВСъобщение за грешка: тип на линияВ тази клетка се допускат само числа с стойност по-малка от 5.
- Кликнете Добре за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
Тестване на проверката на данните
Изпълнете следните стъпки, за да гарантирате валидността на данните за клетка D1 функционира така, както трябва - да ограничи въвеждането на номера с стойност по-голяма от 5:
- Кликнете върху клетка D1.
- Въведете номера9 в клетка D1.
- Натисни Въведете на клавиатурата.
- Най-Спри се съобщение за грешка трябва да се появи на екрана, тъй като това число е по-голямо от максималната стойност, зададена в диалоговия прозорец.
- Кликнете върхуПовторен опит в полето за съобщение за грешка.
- Въведете номера2 в клетка D1.
- Натисни Въведете на клавиатурата.
- Данните трябва да се приемат в клетката, тъй като тя е по-малка от максималната стойност, зададена в диалоговия прозорец.
