Докато загубата на данни засяга всеки, който използва компютър, това е особено проблематично за тези, които използват софтуер за обработка на текстове. Загубата на важните документи, които сте похарчили толкова много време, е разочароващо - особено ако сте като повечето потребители, които създават документи директно на компютъра и нямат полза от ръкописно копие. Въпроси и приказки за горкото за възстановяване на изгубени файлове изобилстват в онлайн форуми и бомбардират отделите за техническа поддръжка. Единственият сигурен начин да възстановите изгубените файлове е да ги възстановите от резервно копие. Ето защо една система за предотвратяване на загубата на данни на първо място е толкова важна. Ето пет начина да запазите документите си, обработени с думи, в безопасност.
Никога не съхранявайте документите си на същото устройство като вашата операционна система
Докато повечето текстообработващи програми ще запазят файловете ви в Моите документи папка, това е най-лошото място за тях. Независимо дали става въпрос за вирус или отказ на софтуер, повечето компютърни проблеми засягат операционната система и често единственото решение е да преформатирате устройството и да инсталирате повторно операционната система. В такъв случай всичко на устройството ще бъде загубено.
Инсталирането на втори твърд диск в компютъра ви е сравнително евтин начин да се справите с този проблем. Вторият вътрешен твърд диск няма да бъде засегнат, ако операционната система е повредена и дори може да бъде инсталирана на друг компютър, ако трябва да си купите нов; освен това, ще бъдете изненадани колко лесни са те. Ако сте скептични относно инсталирането на второ вътрешно устройство, външен твърд диск е отлична опция. Едно външно устройство може да бъде прикачено към всеки компютър по всяко време, просто като го включите в USB или Firewire порт. Много външни устройства също имат допълнителна полза от архивиране с едно натискане и / или планирано архивиране; просто посочвате папките и график, а софтуерът се грижи за останалите.
Архивирайте файловете си редовно, без значение къде се съхраняват
Просто съхраняването на файловете ви на друго място, различно от операционната ви система, не е достатъчно; трябва да създадете редовен архивиране на файловете ви. И нека да се изправим пред нея: Дори вашето архивиране е предмет на неуспех: DVD-тата се надраскат и твърдите дискове се счупят. Има смисъл да увеличите шансовете си да можете да изтеглите файл, като имате втори архив на него; ако данните са наистина важни, може дори да помислите за съхранение на архив в огнеупорен свод.
Пазете се от прикачените файлове към електронната поща
Дори ако сте сигурни, че не съдържат вируси, прикачените към имейли файлове могат да причинят загуба на данни. Помислете: Ако получите документ със същото име като вашето устройство и вашият софтуер за електронна поща е настроен да съхранява прикачени файлове на едно и също място, рискувате да презапишете файла, който вече е там. Това често се случва, когато сътрудничите на документ, а колегите ви изпращат актуализации по имейл. Така че, не забравяйте да настроите програмата си за електронна поща, за да запазвате прикачени файлове на уникално място, или, без това, да мислите два пъти, преди да запазите прикачен файл към твърдия диск.
Пазете се от грешка на потребителя
Не обичаме да го признаваме, но често създаваме собствени проблеми. Възползвайте се от предпазните мерки, включени в текстовия ви процесор, като например функциите за версиране и проследяваните промени. Най-често срещаният начин, по който потребителите губят данни, е когато редактират документ и случайно изтриват части. След като документът бъде запазен, променените или изтритите части се губят, освен ако не сте активирали функции, които ще съхраняват промените за вас.
Ако не искате да се забърквате с разширените функции, използвайте F12 преди да започнете да работите, за да запазите файла под друго име. Тя не е толкова организирана, колкото някои от другите методи, но въпреки това е полезен трик.
Отидете в Облака
Съхраняването на файловете и техните резервни копия в облака, което означава отдалечен сървър, става все по-често срещано. Той предлага много предимства, като просторни пространствени разпределения, лекота на използване, достъп от всяко място, където и да сте, и каквото устройство използвате и надеждност. Услугите за съхранение на облаци създават резервно копие на собствените си сървъри, така че има двоен слой защита за съхранените по този начин файлове. Поради тези причини съхранението в облак е все по-добрата възможност за повечето хора.
Има няколко основни опции за свободен достъп:
- Google Диск предлага 15 ГБ с всеки профил в Google.
- Потребителите на Mac получават 5 GB с iCloud, който е вграден във всяко Apple устройство.
- Microsoft предоставя 5 GB пространство с OneDrive, което се предлага с акаунти на Office 365 и XBox.
Ако имате повече от това да се съхранява, горепосочените услуги предлагат платени опции, както и много други компании за съхранение на облаци
Съхранявайте твърдите копия на вашите документи
Това не е елегантно и няма да ви попречи да налагате отново да форматирате и форматирате документа си, но запазването на отпечатано копие на важен документ най-малкото ще гарантира, че имате съдържанието на файла - и това е по-добре, отколкото да нямате нищо.
