Имате ли някога това потъващо чувство, когато се върнете към имейла си след няколко дни (или дори часове), прекарани далеч, и виждате, че обемът на съобщенията без отговор вече е достигнал неуправляеми размери?
Неподправената входяща кутия може да се чувства като непосилна дупка, от която никога няма да се изкопаете. Но не трябва да е така! С няколко прости стъпки можете да организирате входящата си поща, да поемете контрола върху входящата си поща и сериозно да намалите безпокойството си по електронната поща.
Изчисти го
Знам, че това ще изглежда обезсърчително за мнозина, но горещо препоръчвам да използвате входящата си поща само за това, което е предназначено за: нова поща. Мислете за охлювна поща като аналогия. Ако поставите всеки пакет или писмо, което сте получили на вашата кухненска маса, без да я заредите или изхвърлите, кухнята ви скоро ще се превърне в неуправляема купчина документи. Входящата ви поща работи по същия начин - най-ефективна е, когато я изчистите.
Започнете, като изтриете всички имейли, които получавате, до които никога няма да искате да имате достъп отново (като обявяването за продажбата на тази седмица за полети до Мауи - за съжаление, не тази година). Въпреки това, бъдете внимателни и не изтривайте артикулите, които може да искате да запишете надолу по реда (като разписка от покупката си от Amazon).
След това опитайте да запишете имейлите, които искате да запазите, в съответните папки или (за потребителите на Gmail) да ги архивирате. Целта ми е винаги да мога да виждам всички имейли във входящата ми поща, без да се налага да превъртате надолу или да кликнете върху „страница 2.“ Намирам, че съм по-малко стресирана, когато мога да хвърля бърз поглед върху всичко, с което се нуждая, за да се справя, всичко на една страница. И, нека бъдем честни: ако имейл е на страница 2, най-вероятно няма да бъде разгледан.
Отписване
Най-голямото запушване на пощенска кутия са нещата, които получавате периодично. И не са виновни само електронните бюлетини - Facebook, Twitter и деветте сайтове за ежедневни сделки, за които сега се абонирате, също да попълват входящата ви поща с актуализации.
Затова следващия път, когато изхвърляте половин дузина имейли, без дори да ги отваряте, обърнете внимание на това, което изтривате. Ако три пъти изхвърляте имейли от един и същи източник, без да ги отваряте, време е да се отпишете. Входящата ви поща ще ви благодари.
Консолидиране, консолидиране, консолидиране
Все по-често хората трябва да се справят с множество входящи съобщения. Вашият работен адрес, вашият .edu адрес, вашето професионално звучане [email protected], може би дори този стар акаунт в Hotmail, който вашите приятели от гимназията, не могат да премахнат от техните адресни книги.
В повечето случаи ще трябва да държите личните си и служебни имейли разделени, но ако разполагате с гъвкавостта, консолидирането на множество имейл адреси ще ви даде по-малко места за влизане и управление. Една от възможностите е да преустановите по-старите си адреси, но можете също да изберете да препратите един имейл адрес към друг - така че ще бъдете покрити, независимо къде хората ви изпращат поща, но все пак ще можете да съхранявате всичко, подадено на едно и също място.
Направете вашата пощенска кутия да свърши работата
Една от любимите ми функции на Gmail е автоматично филтриране: Вие обучавате входящата си поща, за да знаете къде да изпратите имейл и как да го маркирате. Всичко от майка ми получава подадено като „Семейство“ и нещата, изпратени в колежния списък с приятели от колежа, получават съответно етикет. По този начин, когато търся нещо по-късно, винаги е лесно да се намери.
Можете също да използвате Gmail, за да накарате някои имейли да пропускат вашата пощенска кутия автоматично. Например, ако автоматично платите сметката си за кабел, както аз, можете да я архивирате автоматично и да добавите етикета „Финансов“. Никога не трябва да я виждате, но ако имате нужда, знаете къде да намерите то.
План за „По-късно“
Знаете онези имейли, за които знаете, че няма да стигнете до по-късно, но се страхувате, че ще забравите? Сега има плъгин, наречен Boomerang (понастоящем наличен за Gmail и Outlook), който е идеален за справяне с тях. Можете да планирате имейл да изчезне и да се върнете по-късно, когато сте готови да се справите с него, оставяйки пощенската си кутия по-ясна дотогава.
Boomerang също има някои други (доста променящи живота) бонуси. Той ви позволява да планирате имейл, който да бъде изпратен по-късно, а също така ви позволява да настроите повтарящи се имейли. Можете също така да накарате Boomerang да ви напомня, ако някой не се върне при вас. Например, когато изпратя имейл до Джули в понеделник относно доклад, който ми трябва за петък, мога да помоля Бумеранг да накара тази имейл верига да се върне в горната част на входящата ми поща в 10:30 ч. В четвъртък, ако тя все още не е отговорила. И ако тя отговори, Бумеранг знае, че няма да върне имейла в четвъртък. Блестящо, нали?
Готови ли сте да започнете? Отделете известно време тази седмица, за да ремонтирате входящата си поща. Това може да ви отнеме няколко часа, но обещавам, че времето (и стресът), който спестите в дългосрочен план, ще направи всичките ви усилия заслужаващи.
