Адресът в Гетисбърг беше дълъг 271 думи.
Вчера получих имейл за промяна в политиката на фирмата по отношение на избора на кафе и чай, който беше 350.
Знам - кафето е важно. Но ако Линкълн е успял красноречиво да каже на разделена нация за важността на човечеството и равенството с 271 думи, мисля, че трябва да можем да изпращаме имейли, свързани с работата, които са малко по-кратки.
Много пъти се страхуваме да не бъдем кратки в имейлите, защото не искаме да звучи зло, или защото смятаме, че трябва да дадем много информация или указания, за да разберем нашата точка. И това е справедливо. Но мисля, че всички бихме се съгласили, че по-малко имейл ще улесни работния ни живот много повече. И това започва с правенето на всеки един малко по-къс.
Ето едно бързо и лесно ръководство за поддържане на имейлите ви кратки и сладки (без да звучат като шут).
Нарежете пух
Получавам много имейли, които започват с пух. И макар, разбира се, че е приятно, това може да е и загуба на време, особено ако наистина не ви познавам или ако ще ви видя на среща в 16:00.
С други думи, не е нужно да стартирате всеки имейл, за да казвате на хората, че се надявате, че имат добър уикенд. Освен ако наистина не посегнете към някой, който да ви настигне, нека да предположим, че всички се надяваме, че всички са имали добър уикенд, очаква с нетърпение предстоящия и като цяло се справя добре. И след това се захващайте за бизнеса.
Изрежете излишни думи
Всички добавяме допълнителни думи към нашето писане от време на време по различни причини. Това прави преходите по-плавни. Омекотява трудния език. Понякога ни прави да звучим по-умни.
В имейла обаче вашата работа не е да изработите най-съвършеното писмо в света, а да общувате бързо и лесно. Всъщност аз ви предизвиквам да премахнете всякакви думи или фрази, които не са абсолютно необходими.
Вземете следното изречение от съобщение, което получих наскоро:
В този момент мисля, че би имало много смисъл всички ние да се прегрупираме по въпроса и да излезем с няколко ключови точки за обсъждане на нашата среща след две седмици, които ще ни помогнат да се доближим до намирането на решение, което работи за всички страни.
Какъв е основният момент тук? Трудно е да се каже с толкова много допълнителни думи. Фраза като „в този момент от време“ не добавя нищо и следователно не е необходимо да се включва. Защо да не го препишете така?
„Нека всички излезе с 2-3 дискусионни точки по въпроса преди следващата ни среща.“
Всички в темата знаят за какво говорите, има ясен смисъл на изречението и току-що сте намалили броя на думите си с около 70%.
Бъдете кратки, не объркващи
Веднъж имах шеф, който да ми изпраща кратки, криптирани имейли, които нямаха смисъл. Ще получа имейл в 8:00, казвайки само следното:
„Справете се с първото нещо във Facebook днес. -MJ "
Какво искаше да каже с дръжка? Какво става с Facebook, за да се работи? Имейлът му ме накара да задам няколко въпроса обратно, на които той трябваше да отговори. Въпреки че първоначалният му имейл беше кратък, в крайна сметка щяхме да обменяме повече имейли и да губим повече време, отколкото ако просто беше включил малко повече информация за първи път. Ако беше добавил само още няколко думи, да кажем: „Първо се справяйте с потребителските отговори на Facebook днес, защото имахме много оплаквания за една нощ“, бихме могли да избегнем ненужното напред и назад.
Това, че сте умни с думите си и кратки в изпълнението си, не означава просто да сте кратки. Уверете се, че все още сте наясно със съобщението си.
За резюме
Преди да задействате имейл, отделете допълнителни 30 секунди и го прочетете. Задайте си следните въпроси:
- Има ли ясна, лесна за разбиране точка на този имейл?
- Има ли нещо, което мога да извадя, което да не добави към основната точка?
- Може ли нещо да се опрости?
Колкото повече се обучите да преглеждате писането си, толкова повече ще видите, че има области, които трябва да подобрите. И още по-важното е, че толкова повече ще започнете автоматично да правите тези промени в бъдещи имейли.
Последен съвет: Поставете имейлите си в брояч на думи, за да видите колко думи в момента сте средно на имейл - това може да ви шокира. Следете напредъка си и вижте колко ниско може да стигнете.
