За съжаление, списъците ви със задачи няма да се сведат до нула до деня, в който умрете. Така че, ако сте мислили, че ще постигнете нирвана на производителност само когато вашите списъци са празни и календарът ви е отворено платно, е, това няма вероятност да се случи - поне докато имате работа, семейство, приятели и живот за управление.
Ако сте като повечето хора, имате доста тромави списъци с неща, които трябва да направите, заедно с почти постоянен потоп от нови до-доси и преобладаващо усещане, че всичко това трябва да се направи сега .
Много хора се опитват да се справят с планината от лични задачи, като ги сортират по приоритет и започват от върха. Изглежда логично - но всъщност са го върнали назад. В действителност, преди да мислите за приоритетите, има три фактора, които трябва да вземете предвид, защото всеки от тях всъщност ограничава избора ви за това, което трябва да направите (и дори можете да направите) след това.
Така че, ако се чувствате претоварени и не сте сигурни откъде да започнете - оставете настрана списъците си с „първостепенен приоритет“, помислете за тези три фактора и ги използвайте, за да ви помогне да сортирате излишъка от опции в по-управляем набор от възможности за избор.
Ограничение №1: Контекст
Ако не сте на правилното място, не разполагате с подходящия инструмент или не сте пред правилния човек, необходим за предприемане на действие, не можете да предприемете това действие. Помислете за това - някога сте били на работа, на среща и изведнъж си спомняте, че трябва да си купите шампоан? Освен ако не напуснете тази среща, „купете шампоан“ не се случва в този момент. Той принадлежи към списък, наречен „Errands“, когато сте навън и около. (Освен ако не сте като моя съпруг, който смята, че животът на шампоана може да бъде удължен вечно, като изстреляте вода в него и го разреждате, когато е близо до празно.)
Контекстът винаги ще бъде вашето първо ограничение. Със сигурност можете да промените своя контекст, да стигнете до правилното място, инструмент или човек, за да предприемете действието, което току-що ви дойде на ум. Но ако не го направите, вашият избор е ограничен първо от този фактор.
Методът на David Allen „Getting Things Gone“ предлага първо да сортирате списъка си със задачи по контекст, като @Computer, @Home, @Errands. Това спестява време, като ви предпазва от лозунг чрез избор, който дори не можете да направите - защото не сте в правилния контекст.
Ограничение № 2: Времето е на разположение
Вторият фактор, който влиза в игра, е колко време разполагате. Ако имате голям проект, върху който да работите, но трябва да отскочите до следващата си среща или да вземете децата си след 10 минути, вероятно не е добре да използвате усилията си, за да започнете. Може да ви отнеме толкова време, само и само да влезете в ритъма, преди да се наложи да се откачите.
Затова, когато времето е фактор, потърсете избор, който съответства на вашето налично време. Може би за тези 10 минути най-доброто нещо не е да отидете да проверите входящата си поща и да прочетете половина имейли, които все пак ще трябва да препрочетете. Може би вместо това ще се възползвате повече от излизането навън и вдишването на чист въздух или осъществяването на това бързо повикване, където знаете, че ще получите нечия гласова поща.
Ограничение № 3: Ресурси
Третият фактор, който трябва да вземете предвид, е каква е вашата енергия. Не знам за вас, но петък следобед след дълга, натоварена работна седмица не е време да се гмурнете в нещо, което ще отнеме много умствена пропусквателна способност. Вместо това, аз правя избор, който съответства на моята психическа и физическа енергия. Да не кажа, че няма моменти, в които все пак трябва просто да се „прибирам“ и да вляза там, но обичам да съм наясно с това, което избирам и да отговарям на това, когато мисля, че ще донеса най-доброто си аз, винаги, когато Аз мога.
Издърпване на приоритети
Ние казахме в началото да оставим „приоритет“ - но сега, ето къде се връща. Докато контекстът, наличността във времето и ресурсите ще ограничат избора ви за задачи, които следва да решите следва, те все още обикновено не са достатъчни, за да ви помогнат да решите кой ще ви донесе най-голяма стойност. Това е мястото, където приоритетът свети - това се превръща във ваша стратегия.
Ако мислите, че да решите въз основа на приоритет означава, че трябва да имате живота и работата си „всичко измислено“, ще ви улесня. Просто трябва да знаете за какво сте се ангажирали - напълно. Първо, включете в списъци всичко, за което сте сключили споразумение, бихте могли, бихте могли или би трябвало да направите, лично и професионално, така че да се доверите, че вземате решение срещу пълния списък на това, което сте се ангажирали.
След това задайте тези два прости приоритетни въпроса:
Често ще осъзнаете, че половината от проектите и задачите, които сте поели, не могат да бъдат реализирани реално във времето, което имате, нито има стойност да ги вземете сега, или има малък риск да ги паркирате в бъдеще. Тези неща отиват в списък „Може би някой ден“ за мен. Не съм се отказал от идеята - просто казвам „не сега“.
Опитайте да зададете тези два въпроса на следващия имейл, който получавате, който ви моли да направите нещо. Или следващата книга, за която си казвате, че трябва да прочетете. Или следващата среща, на която сте помолени да присъствате. Това може просто да ви помогне да преодолеете избора си с по-леко мислене, като знаете, че можете да направите само толкова много и че правите най-добрия избор, който можете.
