Като член на Gen Y, вие (да се надяваме), вече знаете най-важните правила на етикетния етикет: дръжте го кратко и сладко и не поставяйте нищо в имейл, което не бихте искали да препратите на баба си, шефа си, или вашите значими други.
Но понякога най-леката част за писането на имейл изобщо не е съдържанието - това е как да започнете и завършите. Особено на работното място не винаги е толкова просто, колкото да започнете с „Скъпи Джо“ и да се откажете от „Благодаря, Кели“.
Така че, когато изработвате съобщение до мениджър по наемането, изпълнителен директор или дори шефа си, ето как да се уверите, че поставяте най-добрия си кибер-крак напред - от началото до края.
1. Имейл от кого?
Първи неща първо: Време е да се оттеглиш от имейл акаунта си „[email protected]“. Наистина ли. Не е сладко или креативно, а е непрофесионално. Ако използвате имейл акаунт по друга причина освен да разговаряте с приятели от колежа, използвайте адрес, който включва вашите първи и последни инициали или име и го оставете при това. Също така, бъдете внимателни, когато използвате числата 0 или 1 в своя имейл адрес; може да е трудно да ги разберем освен главна буква O или малка буква L.
2. Избягвайте поздрави гафове
Изборът на първата дума на имейл е лесен - „скъпи“ или „здравей“ и двете работят в почти всяка ситуация. Но това може да се окаже сложно след това. При редовни комуникации на работното място обръщението към човека от неговото или нейното име обикновено е добре и използването на заглавия може да ви накара да изглеждате прекалено официални, задушни или непълнолетни.
Но има и изключения: някои изпълнители от по-високо ниво предпочитат „г-н“ или „г-жа“, така че си струва да чуете как други хора обикновено се обръщат към него или нея. И това е сигурен залог, когато се срещате с лекар или професор за първи път, че те биха предпочели да бъдат адресирани като „Dr.“
Когато изпращате имейли за търсене на работа, най-добре е да използвате заглавия. Но ако не знаете пола на човека, с когото контактувате, не се досещайте - отидете само с първото име. Да, Кристина „Крис“ Браун може да ви прости, че сте я нарекли господин, но последното нещо, което искате да направите, е да се смутите, преди да влезете в сърцето на имейла.
И накрая, ако нямате конкретно име за получателя (напр. Изпращате запитване за работа на централен HR адрес), простото „здравей“ е напълно достатъчно.
3. Затворете с любезното съдействие
Може да имате любимата си линия за затваряне на имейл, но винаги трябва да вземете предвид връзката си с кореспондента и причината за имейла, когато излезете. Ето бърз поглед към някои често използвани тагове и съобщението, което те предават:
Искрено: Това е универсално затварящо настроение и 100% подходящо в повечето ситуации, но може да се разглежда като малко задушно или отклоняващо за кореспонденция с някой, когото познавате добре.
Поздрави: Тази фраза е професионална, но с малко топлина. Това е обичайно за бизнес по-малко официални имейли, като например между колеги, които работят малко по-често заедно. Това може да бъде съкратено допълнително до „С уважение“, когато изпращате имейл до някой познат.
Най-доброто: Този подпис е широко обсъждан и се разглежда като всичко от искрено до банално, в зависимост от филтъра на получателя. Това е просто съкратена версия на „Най-добри пожелания“ и може да конотира положителни чувства. Но може също така да бъде разбрано погрешно, ако не сте имали предишни отношения на човек с човека, на когото изпращате имейл.
С уважение: Това е официално изпращане, което е подходящо при изпращане по имейл на изпълнителния директор, председателя на съвета или на изпълнителен директор на високо ниво.
Откровено: Това определено е социално затваряне, а не професионално. Той изпраща посланието за дружелюбност и истински интерес, но с ниво на познаване, което най-добре се пази от професионалната кореспонденция.
Поздрави: Това е по-официална версия на "приветливо", но все пак е най-подходяща за социални имейли.
С уважение: Често се счита за малко задушен за имейл, това затваряне може да се използва най-добре за по-официална кореспонденция, като печатно писмо.
4. Направете подписа си полезен
Уверете се, че линията ви за подпис съдържа основните положения: вашето пълно име, заглавие, име на компанията и информация за контакт, включително телефонни номера и имейл. Фирменото лого също може да бъде естетически приятно допълнение.
Когато изпращате имейли, свързани с търсенето на работа, използвайте своето име и информация за контакт. Въпреки това, бъдете внимателни каква информация за контакт давате, ако не искате потенциални работодатели да се обадят на линията, която вашият рецепционист понякога взима, тогава не издавайте този номер. И ако използвате Facebook, Twitter и LinkedIn професионално, е добре да включите и тази информация.
Понякога ще видите имейли, включително цитати или остроумни страни като част от подписа, но продължете с повишено внимание, преди да мислите, че вашите се нуждаят от подобен вид надграждане. Бизнес имейлите трябва да съдържат точно това: бизнес. Вашият подпис не е мястото, на което да огласявате личните си убеждения или интереси.
Когато отидете да изработите имейл, не забравяйте да обърнете толкова внимание на отварящата и затварящата линия, колкото и останалото съдържание. Не позволявайте на опаковката, която може да се избегне, да дразни или разсейва получателя, преди той или тя да стигне до най-важната част от вашия имейл - съобщението.
