Имайки предвид, че електронната поща е основната форма на комуникация в повечето офиси, ние не винаги избираме писмените си думи толкова разумно, колкото трябва. Особено когато се опитваме да преминем бързо през опакована входяща кутия или да отговаряме на съобщения между срещи на нашите телефони, лесно е да бъдем досадни, абразивни или просто обикновени груби, без да осъзнаваме това. Само с няколко думи, въведени (или пропуснати), бърз имейл може да премине от приятелско съобщение до тотална катастрофа.
Е, време е за интервенция по имейл. Ето няколко от най-често срещаните грешки на работното място, които несъзнателно правим - и няколко стратегии за бързо коригиране, за да ги избегнем в бъдеще.
1.
Получили ли сте някога имейл съобщение само с тема? Видяхте, че сте по телефона - обадете ми се, когато имате възможност или Къде е вашият отчет за края на месеца? Да - и вероятно сте открили, че това е отменено, досадно или и двете. Запомнете, независимо дали сте сътрудник или мениджър, имейлите и изпращането на съобщения не са едно и също нещо - и никога няма да бъдат. И имейл с тема, написана като текст, винаги ще изпраща едно и също съобщение: Не си струваш времето ми.
Бързо поправяне: Всички имаме луди дни в офиса, когато просто трябва да се докоснете до база с колега или директен доклад, без да пишете роман. Така че недей. Използвайте тема или среща с две думи като среща или кратък месец с бърза линия или две в съобщението си:
Този подход винаги и завинаги ще си струва допълнителните 15 секунди от вашето време.
2.
Когато имате важен проект или доклад, който обсъждате по имейл, изписвате пълни думи във всички главни букви ( ТРЯБВАМ ви отписването до края на деня ) и подчертаването, удебеляването или подчертаването на пълните изречения може да се натъкнете на разговор. на вашите колеги.
Веднъж работих с някой, който ще ми изпраща имейли с ОДОБРЕНИЕ НА НЕОБХОДИ в червено и всички тапи в рамките на нейните съобщения или с пълни абзаци, подчертани в жълто. Тя се опитваше да бъде информативна и да извиква важни подробности, но подходът й се оказа прекалено абразивен.
Бързо поправяне: Използвайте удебелени или курсивни заглавия или точки на куршуми, за да извикате важните проекти или точки, които правите - и поддържайте форматирането до няколко думи, а не цели абзаци. Ако се притеснявате, че вашият читател може да сканира чрез имейл и да пропусне спешни елементи, уверете се, че използвате информативна тема на имейла, като Проектите, които трябва да бъдат одобрени в края на деня. И накрая, уверете се, че поддържате имейлите си бързо и сбито, което ще направи по-вероятно получателят да получи цялата необходима информация.
3.
Когато изпращате имейл до колега с полезен намек или подробност, която е пренебрегната в предишно съобщение, натиснете „отговори на всички“ може да направи приятелски принос или съвети да се считат за снизходителни или конкурентни, особено когато мениджърът на лицето е cc'ed. (Копирането на нечий шеф по имейл с корекция е в основата на същото нещо като да й се даде конструктивна критика, докато шефът й стои точно там - оценява се точно от никого.)
Бързо поправяне: Ако имате предложение за подателя, изпратете му имейл директно, в идеалния случай на различна тема, за да няма риск случайно да натиснете „отговори на всички“. Още по-добре, вземете телефона! Бързото телефонно обаждане улеснява изчистването на детайлите - без риск да обидите някого.
4.
Знам, че когато се втурнеш за време и се захранваш през входящата си поща, може да изглежда ненужна стъпка да въведеш Благодаря, Вашето име , особено когато имейл подписът ви е там. Е, направете го така или иначе. Прекратяването на имейл без вашето име е сходно с отдалечаването от разговор, без да се сбогувате. Кара те да изглеждаш прибързан и помия, и е груб.
Бързо поправяне: Добавете благодарности и вашето име към марковия си подпис и го настройте да автоматично попълва имейла ви, когато натиснете изпращане. Отписването по приятелски, професионален начин ще става всеки път - без да се налага да правите нещо.
5.
Изпращането на имейли, които не бихте искали да вижда вашия мениджър, може да ви свърже професионално, ако имейлът бъде препратен. И да, това трябва да се разбира, но все пак се случва непрекъснато. Мой приятел работеше с жена, която се оплакваше от нея в имейл верига, и познайте какво? Този имейл в крайна сметка се озова във входящата й поща.
Също така не забравяйте, че фирменият имейл е собственост на компанията и се счита за честна игра, ако Human Resources реши, че се нуждаят от достъп до вашия акаунт. Откровен съвет към колега, оплаквания за вашите колеги или подробности относно вашите планове за уикенд никога не трябва да напускате вашата кутия.
Бързо поправяне : Бъдете перфектният професионалист и се преструвайте, че шефът ви е скрит на всеки имейл, който изпратите. Край на историята.
