Ако в момента сте наети на работа и сте човек, тогава знаете за страхотния имейл. Получавате повече от него, отколкото можете да отговорите всеки ден, а често това ви пречи да вършите „действителната си работа“. Но в този съвременен свят да бъдеш на върха на входящата си поща е задължително, ако ще впечатлиш шефа си и да постигнеш напред.
Сега много хора преценяват колко добре се справят с електронната поща по броя на имейлите, през които са навити. „Прекарах три часа днес следобед и отговорих на 120 имейла“ е повод за празненство и самохвалство в повечето офиси. Но в повечето случаи това е огромна грешка.
Истината е, че има три типа имейли:
Когато се сблъскат с ограничен период от време, за да атакуват пощенските си кутии, повечето хора започват с бързите съобщения. Удовлетворяващо е да ги измъкнете, общият брой имейли във вашата пощенска кутия намалява с много повече и те не изискват твърде много мозъчна сила.
Но всъщност трябва да предприемете обратния подход. Старата метална скала, камъче, пясък: Представете си, че ви е даден стъклен буркан, представляващ вашето време, както и скали, камъчета и пясък. Единственият начин да постигнете всичко е да започнете с най-големите неща: вашите скали. Ако първо напълните бурканчето си с пясък, никога няма да паснете на всичко.
По отношение на имейла, уверете се, че не пълните бурканчето си с пясък, като отговорите първо на бързи и лесни имейли - никога няма да стигнете до големите, важни. Вместо това, когато се сблъскате с двучасов период от време, винаги трябва да започнете с имейли, които изискват 30 минути или повече, и да получите поне един или два от тези, преди да направите по-бързи. От друга страна, ако имате само 15 минути преди следващата си среща, това е идеалният момент да извадите бързи имейли.
Най-лесният начин за безпроблемно прилагане на тази стратегия в ежедневието ви е да добавите два маркера (или филтри в Gmail): „бърз отговор“ и „изисква фокусирано време“. Всякакви имейли, които не са маркирани, следователно биха попаднали в средната категория, които изискват пет до 30 минути.
Когато знаете, че имате солиден блок от непрекъснато време, започнете, като отворите фокусираната си папка за време и решите кои най-много трябва да се справите. Признаването колко редки са тези големи периоди от време е ключът към успеха: Когато имате такъв, се възползвайте напълно от него! И следващия път, когато имате няколко минути да отделите, докато чакате автобуса или на линия за кафе, отворете папката си „бърз отговор“, вместо да проверявате Instagram.
