Независимо дали се опитвате да впечатлите новия си шеф или да стреляте за повишение, може да е трудно да се каже не за повече работа. В края на краищата, вие искате всички да видят вашето трудолюбиво, приемащо предизвикателство отношение към всичко. За съжаление всеки нов проект, който се съгласите да предприемете, идва с настъпващ срок - и преди да го знаете, едва можете да държите главата си над водата.
Когато почувствате, че проектите започват да се изплъзват през пукнатините или просто не можете да дадете най-доброто от себе си, защото сте се разделили твърде тънко, отделете време, за да разрешите ситуацията, преди списъкът ви със задачи да се справи най-добре от вас. Ето няколко начина да се справите с огромното натоварване и да се върнете на път.
1. Създайте график
Съхранявайте главен график на всичките си крайни срокове, като настроите календар в iCal или Google Calendar или използвате приятен планиращ (обожавам настройването на седмичните тетрадки на Moleskine). Виждането на всичко на едно място може да ви помогне да дадете приоритет на времето си, защото ще знаете точно какво предстои, дни и седмици предварително.
Но не спирайте до това - трикът да организирате времето си е да разчупите проектите си в мини-цели, които ще бъдат по-лесни за постигане. Малките, постижими цели ще ви помогнат да преодолеете трудни проекти и да останете на път.
Например, планирането на голямо работно събитие изисква да координирате редица групи, както вътре, така и извън офиса. Вместо да определяте един голям срок за датата на събитието, планирайте го на по-малки задачи през седмиците, водещи до събитието, като например да се уверите, че вашият заведения за хранене има менюто си, финализиране на правилния брой на присъстващите и проверка и разпечатване на разпечатки. Изпълняването на тези мини цели по пътя ще гарантира, че нищо не е останало до последната минута.
2. Останете предупреждение
Настройването на основния ви график е само половината от битката - другата половина всъщност го използва. Ако нямате навика да проверявате календара си всеки ден, може да се наложи малко натискане в правилната посока, така че след като сте задали крайни срокове за себе си, задайте и някои сигнали. Изскачащ прозорец на вашия компютър или телефон може да бъде бързо напомняне за това, което се появява (вижте приложения като 2Do, Wunderlist и Todoist) или, ако използвате планиращ хартия, да настроите визуални сигнали с Post-It да ви напомня от случващото се през седмицата напред.
Тези сигнали могат да включват контролно-пропускателни пунктове за големи крайни срокове (напр. По средата на датата на падежа на вашия проект, можете да зададете аларма, за да се уверите, че помолите вашия ръководител да прегледа проекта на вашия доклад) или просто общи ежедневни напомняния (например задаване на сигнали за понеделник и сряда, така че можете да сте сигурни, че сте на път, преди да сте изтекли от времето в края на работната седмица).
3. Организирайте го
Когато работите по няколко проекта едновременно, вашата пощенска кутия може бързо да избухне в огромна бъркотия от информация. И макар да не можете да спрете потока от имейли, които влизат, можете поне да поддържате задачите си организирани и разделени.
Опитайте да добавите папки и цветно кодиране във входящата си поща, за да ви помогне да намерите важна информация, когато имате нужда от нея. Например, създайте отделна папка за всяка конкретна задача, над която работите, което ще ви позволи лесно да сканирате за разговори или файлове, които са ви необходими.
За да отидете стъпка по-нататък, можете дори да настроите правило в Outlook да изпраща имейл от определени адреси или с определени фрази в реда на темата до посочените папки, които сте създали. Gmail прави същото, ако настроите филтър. Всеки метод ви позволява предварително да сортирате входящата си поща, така че не е нужно да прекарвате ценно време, пресявайки през кашата!
4. Махнете малко неща от пътя
Отговаряте ли за повтарящи се доклади или електронни таблици, които трябва да излизат седмично или месечно? За да си спестите време и енергия (и да освободите ценно пространство във вашия вече препълнен списък със задачи), създайте шаблон за всеки отчет, вместо да започвате от нулата всеки път.
Получавате ли постоянно имейли с подобни въпроси? Създайте консервирани отговори в Gmail или запазете Word документ на вашия работен плот с отговори на често срещани проблеми (например как да използвате вашия FTP сайт, кого да се свържете за обслужване на клиенти или датите за предстоящи търговски изложения). Наличието на нещо, от което лесно можете да изрежете и поставите, ще направи рутинното отговаряне на имейл по-малко време.
Ако правите малките неща рано и го направите възможно най-рационално, ви дава повече пространство за работа върху сложни проекти.
5. Поддържайте актуална информация
Отделете няколко минути, преди да тръгнете вечер, за да погледнете отново графика си и да го актуализирате с ежедневния си прогрес (дори само да правите тази седмица е голяма помощ!). Не завършихте съвсем точно една задача? Преместете го на следващия ден или на следващия период от време, който сте насрочили за конкретния проект. Освен това помага да се планира свободно време за всеки ден (или дори само веднъж седмично), което ще ви позволи да бъдете по-гъвкави, ако не постигнете мини-цел и трябва да пренаредите графика си.
Наблюдаването на това, което правите всеки ден, може не само да ви помогне да се почувствате претоварени, но също така може да ви помогне да прецените колко време наистина ви е необходимо за даден проект или задача. И знаейки това, вие ще определите точно колко можете да поемете в бъдеще!
6. Говорете за споделяне
Ако започнете да осъзнавате, че някои от вашите мини цели не се изпълняват, защото няма достатъчно време, защото други проекти имат приоритет или защото новите отговорности продължават да кацат на бюрото ви, може да е време да поговорите с вашия ръководител относно преразпределянето на част от вашата работа.
Това е още една причина да имате подробен график на проектите си, планирани по дни и седмици, е решаващо: Ако имате ясна представа какво трябва да се направи и в какви срокове, шефът ви може лесно да види какво има в чинията ви. След това заедно можете да определите кое е най-важно да останете в списъка си с незабавни задачи и какво може да бъде избутано назад или делегирано на някой друг.
Да, може да е трудно да го пуснете, но винаги е по-важно да споделите натоварването с останалата част от екипа си и да си направите сроковете, отколкото да се опитвате да докажете, че можете да се справите с всичко и не съвсем да стигнете до там.
Накрая, когато започнете да чувствате, че го губите, поемете голям дъх. Не забравяйте, че контролът се състои в това да се организирате и да бъдете честни в това, с което можете да се справите.
