Чувствате ли се някога, че викате в черна дупка, когато изпращате имейл или оставяте гласова поща на някого? Вие изпращате молбата си във Вселената и след това сядате на бюрото си с кръстосани пръсти, надявайки се на навременна реакция.
Благодарение на работата си в PR света, видях всичко това, когато става дума за съобщения без отговор. Управлявал съм кореспонденция с клиенти на изпълнителния директор (известен още като постоянно заетите), с ръководителите и юридическите екипи на клиентите на моите клиенти (известни като тези, които мислят, че не съм важен), и с медиите (известни като тези, които не искат да се занимават с PR хора). И по пътя научих много за това как да получавам отговори, когато имате нужда от тях.
Независимо от причината за забавянето, ето няколко съвета за натоварване (и да, досадни) бавни отговори, които да обърнат внимание.
Направете връзката
На първо място, когато се свържете с друг човек, трябва да му дадете основание да иска да ви помогне.
Започнете с избягване на грешки, които незабавно изключват приемника. Правописът на името му е неправилен пример: знам, че това е основно, но не мога да ви кажа колко имейли получавам за Ashely или Ashleigh - и когато го направя, се чувствам моментално раздразнен и има по-малка вероятност да реагирам бързо. Освен това, опитайте се да не звучите като терена на продажбите (например „Бих искал да говоря с вас за…“) - никой не иска да се занимава с това.
Вместо това, привлечете вниманието на контакта си, като направите всичко, свързано с него или нея. Обичам да казвам всичко възможно с „ти“ - например, вместо да казвам: „Имам нужда да погледнете тези формуляри“, да кажете „Клиентът ви се нуждае от одобрение на тези формуляри.“ Това е прост, но ефективен трик.
Можете също така да се харесате на хората, като играете на тяхната личност или горещи бутони. Например, някой, който има малко его, най-вероятно ще отговори най-добре на потвърждение колко важен е той или тя (напр. „Осъзнавам важността на вашето време, затова предлагам да се обадим на 10-минутно обаждане, за да обсъдим казусът. “).
Улеснявайте бързия отговор
Дори ако вашият контакт се интересува да помогне, някой, който е зает, няма да има време да копае чрез изкривен имейл или да слуша дълъг, бърз глас. Така че, уверете се, че можете да опростите съобщението си и да улесните бързото му реагиране, като използвате следните тактики.
Имайте информативен сюжет
Използвайте темата си, за да посочите нуждите си веднага и да помогнете на получателя да даде приоритет на вашата заявка. Започвайки с нещо от рода на „За преглед“, „Изисква обратна връзка“ или „Моля, отговорете до вторник“, е бърз начин да направите вашите очаквания кристално ясни от началото.
Стигате право до точката
Не прекарвайте много време в съобщението си с неподходяща информация или вкусотии. Бъдете учтиви с бърз „Надявам се тази сутрин да се държи добре”, след което се потопете в увода и причината за съдържанието на приемника. Запазете и това просто (напр. „Вашият клиент X и аз работим заедно с Y и бях информиран, че вие сте най-добрият контакт за Z“).
Дайте срокове за задания
За да предотвратите въвеждането на имейла или гласовото ви съобщение в купчината „винаги, когато стигна до него“, задавайте конкретни въпроси или дайте елементи за действие и посочете график за това кога предпочитате отговор. С някои проекти и клиенти постигнах успех, като заявих: „Моля, предоставете обратна връзка до петък. По това време аз ще актуализирам и ще изпратя този документ на останалата част от екипа за преглед. "Това е хубав начин да подсказвате:" Ако не успеете да стигнете до него навреме, сте загубили думата си по въпроса " . "
Дайте препоръка
Ако търсите отговор на въпрос или решение на даден въпрос, винаги предоставяйте няколко различни опции и препоръка. Правейки това, човекът, с когото се свързвате, трябва да мисли по-малко и може да отговори с бързо „Да, препоръката ви е наред“ или „Да продължим с опция №1.“
Следвайте интелигентно
Така че сте улеснили реакцията на вашия получател и все още не получавате отговор. Сега какво? Време е за последващи действия. На този етап може да е трудно да балансирате да бъдете полезни и да сте досадни, но е възможно, като следвате правилната линия на комуникация.
След първоначалния си имейл определете бързо проследяване, което има смисъл според вашия срок. Този имейл трябва да включва оригиналния ви имейл с кратко изречение в горната част, напомнящ на вашия контакт за първоначалната заявка и крайния срок. Също така, не забравяйте да прикачите отново всички необходими материали.
Втори имейл и все още не получавате отговор? Време за телефонен разговор. (Изчакайте най-малко 24 часа след изпращане на последващия имейл, освен ако не се нуждаете от нещо по-рано.) Независимо дали получите човека по телефона или оставите гласова поща, бъдете кратки. Припомнете му оригиналния имейл, кой сте и от какво се нуждаете.
Независимо от начина, по който продължавате, винаги оставяйте със следващата стъпка да бъде в ръцете ви - „Ще продължа отново утре“ или „Ако не се чуя от вас до края на деня, ще бъда включване на останалата част от отзивите на екипа и изпращане до клиента. “
И не забравяйте да следите всички опити да се свържете с човека - споменаването им може да помогне да се посочи вашата спешност и може да се окаже полезно, ако сте принудени да въведете резервни копия, за да ви помогне.
Извадете големите пистолети
В тази бележка, ако сте се опитвали да се свържете с някого няколко пъти, без да имате резултат, опитайте да копирате други страни по вашите заявки. Отговорете на първоначалния си имейл (отново), добавете „Просто исках да се регистрирате в по-долу имейла. Имали ли сте шанс да…? ”И копирате своя шеф, клиента или който и да е друг, който мислите, че ще го стимулира. Не е любимото ми нещо да правя и може малко да раздразните приемника, но определено ще получите отговор накратко.
Последната ви опция е да намерите друг контакт, който може да отговори на въпроса ви или да натисне оригиналния приемник, за да отговори. Това може да е вътрешен контакт, с когото имате добри отношения или някой с повече власт. Caveat: Когато посегнете в тази ситуация, никога не искате да обвинявате оригиналния контакт. Вместо това, просто го оформете като: „Трябва да се сдобия с това подвижно ASAP - можете ли да ми помогнете?“
Кой знаеше, че имейл или гласова поща могат да бъдат толкова сложни? Без значение в коя индустрия се намирате, кореспонденцията с другите почти винаги е необходимост и за съжаление, бавни шутове винаги ще има. Но с тези съвети би трябвало да можете да получите необходимите отговори своевременно (или поне в някакъв момент). А сега излезте и получете някои отговори!
