Имейл: Той намира своето място във всеки кът от нашия живот. Личен имейл. Работен имейл. Училищен имейл. Втори личен имейл (за спам). Светът на бизнеса е водещият имейл драйвер, генериращ повече от 108 милиарда имейли на ден.
С имейл доминиране на вашите разговори във всички аспекти на живота ви - особено в професионалния ви живот - ще изпращате много молби всеки ден. От това да помолите някой в счетоводството да изготви отчет за вас до молба с някой друг в графичния дизайн, който да ви помогне да форматирате предложение, вероятно изпращате много имейли с молба за услуги.
Но когато вашата заявка не е лично, получателят става прекалено лесен за игнориране на вашето съобщение, докато не изчезне във забраната - или, още по-лошо, да го изтриете напълно.
Така че, когато имате нужда от услуга, как да напишете имейл, който ще получи отговор? Краткият отговор е: внимателно. Ето няколко указателя, които ще ви помогнат да създадете съобщение, което всъщност ще привлече вниманието на вашия читател - и отговорът, от който се нуждаете.
Използвайте субектната линия към вашето предимство
Първи неща първо: Темата е там с причина. Използвайте го, за да уведомите ясно получателя защо току-що добавихте още един имейл към входящата му поща и веднага ще увеличите шансовете той действително да го отвори.
Неясна тема (като „Имайте въпрос“) не е полезна и може да ви дразни - и не искате някой да отваря имейла ви в раздразнено състояние на ума, когато имате нужда от нещо. Вместо това се съобразявайте с времето на получателя си и го уведомете конкретно защо сте изпратили съобщението. Например: „Нуждаете се от вашия преглед: Корекции на програмната брошура.“
Нуждаете се от помощ за писане на страхотна тема тема? Вижте тези съвети.
Поздравете своя читател, преди да отправите искания
Често получавам имейли от студенти, които незабавно стартират в заявка, искане или въпрос, без да си правят труда първо да кажат „Добро утро“ или дори просто „Здрасти.“ Вие (надявам се) не бихте влезли в офиса на някого и започнете да гърмите. искания, така че не правете това и по имейл.
Не е нужно да се впускате в дълъг кръг от приятни вкусове, но не боли да изпаднете в нещо лично, преди да стартирате в заявката си: „Здравей Ранди! Как беше 10K този уикенд? Сетих се за теб в събота и изпратих добри вибрации по пътя си. “Или:„ Добро утро, Якоб. Как беше уикендът ти? Беше страхотно градинско време - надявам се да успеете да се възползвате максимално от него! “
Тези поздрави са кратки и прости, но демонстрират приятно ниво на истински интерес към получателите. Спомняте ли си какво казах по-рано за това, че не искате вашият читател да се дразни, когато отваря имейла си? Трудно е да се почувстваш раздразнен с някой, който направи коментар или зададе въпрос за нещо, което е важно за теб. В крайна сметка вашият получател е човек с чувства и интереси извън офиса. Понякога най-добрият начин да се свържете с човек и да го качите на борда с нещо е да бъдете приятни.
Помнете какво сте научили в час по английски
Ако заявката ви е спешна, може да бъде изкушаващо да задействате имейл набързо с текстови абревиатури, набързо написани изречения и разделителни абзаци, лишени от смислени препинателни знаци. Ако се окажете в това състояние, спрете. Поеми си дълбоко въздух. Когато поискате съдействие, последното нещо, което искате да направите, е да затрудни някой да разбере молбата ви. Ако получателят ви не може да осмисли имейла ви, просто сте навредили на шансовете си да получите нужната помощ.
Например, озадачаващ абзац без подходящи запетаи ще принуди читателя да чете и препрочита раздели, за да се увери, че той или той разбира какво се опитвате да комуникирате. Това отнема допълнително време и може да бъде изключително разочароващо - две неща, които искате да избегнете. Поправката е проста: Напишете пълни изречения. Разбийте дълги абзаци на по-малки абзаци. Използвайте запетаите по подходящ начин.
И един последен препинателен съвет: Ако сте склонни да завършвате изречения с низ от възклицателни знаци, моля спрете. Освен ако не съобщите, че вашият екип току-що е спечелил сделка за милион долара, присъдата ви не изисква редица удивителни знаци.
Не пишете роман
Да, когато изпращате заявка по имейл, трябва да упражните известна финес, като включите поздрав, завършени изречения и подходяща препинателна точка. Но е напълно възможно да изпълните тези неща и да направите заявката си само с няколко изречения, а не с няколко абзаца.
Някои кариерни експерти предполагат, че имейлите трябва да са пет изречения или по-малко. Има дори инструмент, който може да ви помогне да ограничите имейлите си до номера на изречението по ваш избор.
В зависимост от сложността на вашата заявка може да не сте винаги в състояние да се придържате към предложението с пет изречения, но трябва да напишете първата си чернова, след което помислете дали можете да отрежете някой материал, за да улесните четенето. След това разгледайте крайния продукт и се запитайте дали заявката е ясна или дали ще бъде адресирана по-ефективно по телефона или лично.
Например:
Виждаш ли? Излъскан, но до точката. Вместо да пише параграфи за причините, поради които Ранди би била идеалният кандидат, авторът предостави ясно и кратко обяснение на това, което иска, последвано от искане да го обсъдим допълнително.
Не изпращайте имейла
Знам - току-що прочетохте цяла колона за изработването на ефективно „запитване“ по имейл, а сега ви казвам да не натискате изпращането. Каква е сделката?
Въвеждането на този имейл не е загуба. Понякога въвеждането и редактирането на заявка може да ви помогне да обмислите съобщението си, така че да сте наясно какво искате да зададете, как ще подкрепите вашата заявка и как бихте могли да адресирате въпроси или притеснения, които произтичат от заявката. Това може да бъде ценно упражнение, за да ви подготви за запитване лице в лице.
Някои искания са напълно подходящи по имейл. Ако обаче имате важна заявка и директен достъп до човека, който може да ви помогне, попитайте се дали личният разговор би бил по-полезен от електронното искане. Няма контекст, тон на гласа, изражение на лицето или емоция по имейл. Понякога, ако седнете срещу човек и го оставите да види вашата истинност, чувствата, усмивката или тревогата ви - знаете ли, нещата, които ви правят хора - могат да продадат вашето послание далеч по-добре от най-мислено изработеното (но лишено -от човечеството) имейл.
За протокола не съм анти-технология. Пиша много имейли и прекарвам твърде много време в гонене на зайци през Twitter. Но ако наистина се нуждая от вход или помощ от човек, вярвам, че мога и трябва да положа усилия да вдигна телефона или да отида до неговия офис, за да обясня какво искам и защо смятам, че този човек може да ми помогне.
Поддържайте молбата си сбита дотолкова и излъскана - независимо дали е електронна или лице в лице - и ще имате много по-голям шанс да получите нужната помощ.
